開會就是浪費時間？高效會議秘訣，拿走不謝（開會是最大的浪費）
企業(yè)集團(tuán)營銷總部召開的“年底營銷業(yè)績沖刺會”變成了“集體訴苦會”；地產(chǎn)公司組織的“項目推進(jìn)會”變成了“問題追責(zé)會”……會議效率低下一直是職場人的普遍痛點。冗長的節(jié)奏，即興的跑題，敵對的氛圍，模糊的結(jié)論……我們一邊埋怨著會議的無休無止、毫無產(chǎn)出，一邊似乎也無計可施。高效的會議到底該如何打造？本文作者認(rèn)為，點燃激情、激活智慧、催化創(chuàng)新和共識行動的會議才是好會議，而想要達(dá)到這樣的要求，一個非常值得參考的方案就是——共創(chuàng)工作坊。以下，Enjoy：常識君|有話說
作者：林小楨
來源：管理的常識（ID:Guanlidechangshi）
01
會議
企業(yè)內(nèi)外溝通交流最常見的
高頻場景
如果對各級管理者每周、每月花在各種會議上的時間進(jìn)行統(tǒng)計，我們會發(fā)現(xiàn)，大部分人至少有1/4-1/3的工作時間是在會議中度過的。尤其是遠(yuǎn)程會議越來越普及的今天，很多管理者因為分身乏術(shù)，經(jīng)常是人在某個會議現(xiàn)場，但手機卻同時連線著另外一個電話會議。
那么，在傳統(tǒng)的會議場景中，各種會議的投資回報率到底有多高呢？
走進(jìn)一家公司，訪談下公司的管理者們對會議效能的感受，聽聽大家對會議的吐槽就知道了。
不少人將會議視為打擾自己正常工作的一個干擾項，停下手頭真正的工作去參加他們認(rèn)為“無聊又無效”的各類會議，對他們而言實在是個迫不得已的“無奈之舉”。
如果會議只是無聊、效率低些尚可接受，但更可怕的是在企業(yè)中出現(xiàn)“不開會比開會更好”的情形。
看看下面這幾個似曾相識的會議場景，大家就明白了：
某企業(yè)集團(tuán)營銷總部召開的“年底營銷業(yè)績沖刺會”變成了“集體訴苦會”；
某地產(chǎn)公司組織的“項目推進(jìn)會”變成了“問題追責(zé)會”；
某集團(tuán)公司開展的“高管面對面溝通會”變成了“高管訓(xùn)導(dǎo)會”；
某互聯(lián)網(wǎng)平臺人力資源部發(fā)起“高精尖員工穩(wěn)定性的討論會”變成了“加薪留人可行性分析會”……
如果一個會議只是低效率但是產(chǎn)出尚可，或許我們可以選擇忽視；但對于會直接影響企業(yè)的行動方向、戰(zhàn)術(shù)打法、資源分配等的一些關(guān)鍵會議，如果會議產(chǎn)出出現(xiàn)問題，往往會直接影響企業(yè)發(fā)展的時機、發(fā)展的速度和發(fā)展的質(zhì)量，給企業(yè)帶來的機會損失更是無法估算的。
讓人不解的是，占用管理者這么多時間的會議效能，卻很少引起管理者足夠的重視。在我們看來，背后的原因大致有幾下幾個方面：
1.默認(rèn)開會是個天然技能
開會和講話一樣，是一項人不需要學(xué)習(xí)的天然本能，平時怎么說，會上大家就如何講，原生態(tài)呈現(xiàn)。殊不知這背后是有章法的。
高品質(zhì)的會議通常會有一名關(guān)鍵的會議推進(jìn)者，發(fā)揮“理清和聚焦討論方向”“調(diào)動大家的狀態(tài)”“鼓勵和支持某些關(guān)鍵觀點被聽見”“幫助大家打開思路”“推進(jìn)討論的進(jìn)程”和“支持決策”等作用。
然而，在企業(yè)中，善于發(fā)揮這些作用的人較少見，大多數(shù)人沒有章法去支持一場對話，所以大部分企業(yè)的會議品質(zhì)和效率需要進(jìn)一步升級。
2.低估了低效能會議的危害
現(xiàn)實中企業(yè)的會議場景非常多，對企業(yè)的影響度也不同。
企業(yè)里的一些關(guān)鍵會議場景，如戰(zhàn)略探索研討會、目標(biāo)共識與拆解會、經(jīng)營分析會、大項目分析會、產(chǎn)品規(guī)劃會、市場分析會、復(fù)盤會，其重要性和因會議效果不佳給企業(yè)帶來的負(fù)面影響，是被明顯低估了的。
3.不知道如何可以更好
雖然不滿意，但也沒有看到更好的方式，久而久之就習(xí)以為常，認(rèn)為會議只能開成這樣。
組織存在的目的是創(chuàng)造價值。高效組織圍繞這一目的展開的各種經(jīng)營和管理活動，也需要充分考慮其效率和效能的。此外，如同體溫計之于人體，會議文化之于組織，也是檢驗組織運作效能的、最容易被觀測到的明顯體征。
因此，拋開一般會議不說，我們建議企業(yè)高層至少要關(guān)注企業(yè)關(guān)鍵會議的品質(zhì)，將這些會議進(jìn)行升級，想辦法提高這些會議的ROI，輸出更高品質(zhì)的決策和行動。
這里我們給大家推薦的方法，是共創(chuàng)工作坊。因為本質(zhì)上來說，我們發(fā)現(xiàn)，決定會議效能高低的關(guān)鍵要素不在于“問題的難易”，而是“對話的品質(zhì)”。
會議是形式，對話才是本質(zhì)。如果我們能有效地提升會議場景中對話的品質(zhì)，會議的效能自然就會提高。
比如阿里巴巴的“戰(zhàn)略共創(chuàng)會”和“三板斧”等，均是融合阿里巴巴的文化、經(jīng)營理念和群體特質(zhì)所形成的獨特的共創(chuàng)工作坊。
02
與傳統(tǒng)會議相比
共創(chuàng)工作坊有著鮮明的不同
表：傳統(tǒng)會議與共創(chuàng)工作坊的區(qū)別
以共創(chuàng)對話為核心的這套方法論，從2008年開始萌芽，歷經(jīng)10年的沉淀，在很多知名企業(yè)已經(jīng)落地生根。比如我們陪跑10年的吉利控股公司。吉利控股資深副總裁張愛群先生說：
“我們曾經(jīng)在一個公司進(jìn)行營銷復(fù)興項目時采用了共創(chuàng)工作坊，用了十六小時進(jìn)行課題梳理，一群人圍繞市場營銷、研發(fā)體系、售后服務(wù)三大主題，一輪一輪地找卡點，定目標(biāo)，定措施，到凌晨依然還興致勃勃，不眠不休。
我們驚奇地發(fā)現(xiàn)，一些以前不敢發(fā)表見解的人敢于堅持己見了，以前總是居高臨下的人放下身段了，以前聽不得不同意見的人學(xué)會傾聽了，以前不愿意出頭露面的人搶著展現(xiàn)自己了，通過共創(chuàng)工作坊形成的作戰(zhàn)計劃能快速實施落地，通過共創(chuàng)工作坊確定的目標(biāo)和指標(biāo)能更好地達(dá)成，這正是共創(chuàng)對話的魅力所在。”
“一次成功的共創(chuàng)對話，能夠激發(fā)內(nèi)在的正能量，享受當(dāng)下，也能激發(fā)未來的共識、創(chuàng)新及行動，催化新的成長。共創(chuàng)對話是實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)在運作機制連結(jié)效用最大化的關(guān)鍵途徑?！?/span>
03
哪些議題
特別適合共創(chuàng)對話？
那么，組織中的哪些議題，特別適合用共創(chuàng)對話的方式來進(jìn)行升級呢？
通常這類關(guān)鍵議題一般有幾種類型：變革創(chuàng)新、目標(biāo)推進(jìn)、問題解決及學(xué)習(xí)發(fā)展等。
1.變革創(chuàng)新類議題：
基于商業(yè)環(huán)境變化，組織在戰(zhàn)略方向、商業(yè)模式、產(chǎn)品研發(fā)、運營方式等方面進(jìn)行探索，變革創(chuàng)新類議題是共創(chuàng)對話一個應(yīng)用領(lǐng)域。
這類議題，往往由企業(yè)高層發(fā)起，由戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營促進(jìn)部或OD團(tuán)隊等承接。
2.問題解決類議題：
基于一個實際的生產(chǎn)問題、質(zhì)量問題、營銷問題、流程協(xié)作問題尋求最佳的解決方案，問題解決類議題是日常管理中重要的對話主題。
這類型的議題，經(jīng)常出現(xiàn)在業(yè)務(wù)落地的過程中，會由業(yè)務(wù)管理者發(fā)起，在周、月的經(jīng)營分析會或?qū)ｍ棔h中啟動。
3.目標(biāo)推進(jìn)類議題：
目標(biāo)推進(jìn)是推進(jìn)項目實施的關(guān)鍵對話主題，對于目標(biāo)明確的項目來說，解決項目推進(jìn)過程中的新情況、溝通協(xié)作障礙和獲取資源等，快速高效的按計劃推進(jìn)項目實施，達(dá)成階段性目標(biāo)。
這類型的議題，經(jīng)常出現(xiàn)在新一年開始時的戰(zhàn)略目標(biāo)拆解、季度績效或中期復(fù)盤中。
4.學(xué)習(xí)發(fā)展類議題：
學(xué)習(xí)與發(fā)展類的議題能夠從根本上驅(qū)動業(yè)務(wù)及人才成長，而在學(xué)習(xí)與發(fā)展項目中引導(dǎo)參與者探索、反思，建構(gòu)新的思維模式及行為模式的過程，本質(zhì)就是一次次的共創(chuàng)對話。
這類型的議題更關(guān)注學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)化運用，將業(yè)務(wù)難題結(jié)合所學(xué)知識實現(xiàn)融合，實現(xiàn)知行合一。
04
關(guān)于共創(chuàng)對話
這兩點需注意
如果您現(xiàn)在已經(jīng)開始計劃著手升級這些關(guān)鍵會議，可能正在思考路徑具體該如何規(guī)劃，我們的建議如下：
1. 看見與感知：創(chuàng)造不同的會議體驗
在共創(chuàng)對話中，往往有人扮演一個角色：共創(chuàng)引導(dǎo)者。
共創(chuàng)引導(dǎo)者的核心意義是理清共創(chuàng)需求，設(shè)計共創(chuàng)流程、運用的思維和工具進(jìn)行現(xiàn)場引導(dǎo)，促使不同的參與者能進(jìn)行高質(zhì)量的研討。
在企業(yè)升級關(guān)鍵會議的初期，我們建議考慮引入外部專業(yè)引導(dǎo)者來幫助企業(yè)設(shè)計和主持，一方面，讓參與者能有和傳統(tǒng)會議不同的成功體驗，打造高效能會議的樣板間，基于看見，相信新的可能性。
同時，這個過程中，也必然會有些敏而好學(xué)的體驗者，拆解學(xué)習(xí)共創(chuàng)對話的方法，并成為先行者，回去之后率先在自己團(tuán)隊進(jìn)行復(fù)制推廣。這樣的例子比比皆是：
9月份上旬，我們團(tuán)隊曾與某大型綜合企業(yè)集團(tuán)企業(yè)大學(xué)合作，帶領(lǐng)該集團(tuán)來自不同產(chǎn)業(yè)板塊的高管群體一起開展了一場戰(zhàn)略共創(chuàng)會。
在現(xiàn)場2天感受了這樣特別的會議形式，并見證了高效的會議產(chǎn)出后，來自該集團(tuán)智能制造板塊的總裁興奮地表示，回去后要立即將這種方法用在下周一的一個內(nèi)部會議上并且在會議結(jié)束后第一時間跟我們分享了現(xiàn)場的研討照片。
而深入了解觸動他去進(jìn)行這些改變的動力，他是這樣描述的，以往開會，自己一個人說的多，大家被動的聽，自己覺得很清楚的問題，大家卻就就是不明白，會議開完了也有計劃但落地卻往往又慢又效果差。
這次共創(chuàng)會的體驗讓他意識到，做為高層，他需要激活團(tuán)隊自己解決問題的動力和能力。
2. 賦能與植入：培養(yǎng)內(nèi)部共創(chuàng)引導(dǎo)者
部分企業(yè)在關(guān)鍵會議中也嘗試過通過頭腦風(fēng)暴等去實現(xiàn)共創(chuàng)，只是他們會慢慢發(fā)現(xiàn)高效會議的核心不僅僅是頭腦風(fēng)暴等一些工具的應(yīng)用，會議的設(shè)計者和主持人還需要具備更多的能力：
如設(shè)計相應(yīng)的流程、建立高能場域，匹配合適的對話工具，在會議中要引導(dǎo)所有的參與者進(jìn)行深度連結(jié)，以推進(jìn)對話的核心目的達(dá)成。
因此，對于經(jīng)常要參與或主持關(guān)鍵會議的管理層、BP、OD來說，掌握支持共創(chuàng)對話的引導(dǎo)技術(shù)，成為戰(zhàn)略落地和組織變革的關(guān)鍵發(fā)起者和助推者，有著非常重要的現(xiàn)實意義。
高效組織只有不斷理清戰(zhàn)術(shù)路徑、判斷變化和機會風(fēng)險，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題、凝聚團(tuán)隊發(fā)現(xiàn)人才，才能在激烈競爭中獲得優(yōu)勢。
因此，如果您是企業(yè)高層，請您務(wù)必關(guān)注影響企業(yè)的關(guān)鍵議題的會議，像關(guān)注企業(yè)業(yè)務(wù)投資ROI一樣，關(guān)注這些關(guān)鍵會議的投資回報，盡快將這些關(guān)鍵會議場景，升級為共創(chuàng)對話。
關(guān)于作者：林小楨，共創(chuàng)對話系統(tǒng)開發(fā)者，共創(chuàng)引導(dǎo)技術(shù)開發(fā)者，共創(chuàng)引導(dǎo)平臺創(chuàng)始人。國內(nèi)率先從事共創(chuàng)引導(dǎo)和行動學(xué)習(xí)的專家，《行動學(xué)習(xí)：理論、實務(wù)與案例》核心作者，開發(fā)《群策群力工作坊》等20個版權(quán)課程，并致力于共創(chuàng)對于在商學(xué)院、K12師資教學(xué)引導(dǎo)和社工引導(dǎo)中的公益推廣與運用。
本文經(jīng)作者授權(quán)“管理的常識”（ID:Guanlidechangshi）原創(chuàng)首發(fā)，轉(zhuǎn)載請與我們聯(lián)系。
【延伸閱讀】
