廣西農科院——解決多院所科研經費管理難題

廣西農業(yè)科學院創(chuàng)建于1935年，是自治區(qū)人民政府直屬正廳級事業(yè)單位，擔負著全區(qū)農業(yè)重大應用研究和高新技術研究的任務。

全院共有職工近2000人，年到位科研經費超億元。設有18個直屬研究所100個創(chuàng)新團隊，共建有11個分院、35個試驗站。 建院以來，共獲得省部級以上科技成果獎420項，育成推廣農作物新品種598個，成果轉化推廣有力地支撐了廣西農業(yè)和農村經濟的發(fā)展。

在新的歷史時期，廣西農業(yè)科學院大力實施科技創(chuàng)新工程，加快推進現(xiàn)代科研院所建設，在全面提升學術水平和影響力的同時，積極引進現(xiàn)代化管理手段，提升管理水平，致力于把農科院建設成為具有熱帶、南亞熱帶現(xiàn)代農業(yè)學科特色、引領全區(qū)乃至東盟現(xiàn)代農業(yè)科技發(fā)展的農業(yè)科技創(chuàng)新中心。

廣西農科院在科研管理上面臨的問題主要是兩方面。

一方面是項目預算及經費管理制度落地難的問題。作為國家事業(yè)單位，科研項目的經費來源主要是財政資金，這也就是說對項目資金的管理要求相當嚴格，為此院里也制定了一系列的科研經費管理制度，但這些制度要想真正落實卻并不容易。

例如，雖然有明確的科研經費報銷審批流程，但由于每天需要報銷的費用較多，依靠人工，財務審核人員只能審核一下票據本身的真假，無暇與項目預算一一核對。最后把關的院領導，更難以全面審核所有的單據，審批變成了一種形式，無法起到管控作用。

另一方面是眾多下屬院所的管理問題。農科院下屬18個直屬研究所，每個所既要保證核算上的獨立性，而對外，又有數(shù)據匯總和報表合并的需求。這就是說普通的僅支持一個會計單位的管理軟件完全不能滿足。同時，農科院各下屬研究所之間在一些大項目上又有協(xié)作關系，有時是一個大型項目承擔下來，幾個單位分別承擔一部分，這就要求一個項目既要能對上統(tǒng)一口徑，統(tǒng)一核算，對內又能拆分管理。可拆可合，對軟件的靈活性要求相當高。

南京宇凡企業(yè)管理技術有限公司開發(fā)的科研經費管理軟件系統(tǒng)成功地解決了我們的難題。

對于我們院來說，宇凡軟件不但有針對科研院所的自動化辦公系統(tǒng)和人力資源系統(tǒng)，可以實現(xiàn)我們管理的系統(tǒng)要求，它最強大的功能還是科研經費管理。宇凡的科研經費管理從項目預算、項目執(zhí)行到項目結題驗收，實現(xiàn)了項目全生命周期管理。其特色包括：

　　一、 可以根據管理需要，設置靈活的預算控制策略。

系統(tǒng)提供了五種不同控制策略供選擇，從嚴格的絕對控制，到按比例控制，以及特定條件下的觸發(fā)控制。用戶可以分別按項目類型或對具體項目進行控制策略的設定，非常靈活。

支持項目收入的分拆操作，可以分別按一定比例或按特定金額進行分拆，從而使得不同的下級單位共同承擔一個課題時，費用的控制依然可以完美對接。

　　二、 數(shù)據的邏輯關系嚴謹，智能化程度高。

不同于一般的辦公軟件，宇凡的費用管控不僅是走流程審批而已，更重要的是建立了各項業(yè)務和各個數(shù)據之間的關系，從而實現(xiàn)系統(tǒng)自動控制。

諸如：首先，費用預算科目與報銷和借支等科目數(shù)據相關聯(lián)，對于每一個科研項目，能自動按預算科目列出累計預算，累計已發(fā)生費用，可支出金額，本次發(fā)生的金額等信息。以往的報銷與借支，無法控制，現(xiàn)在預算沒錢，不能報銷也不能借支，徹底控制了超出預算開支的問題。

其次報銷單與借款單打通，費用報銷時可自動對接沖銷借款單，系統(tǒng)自動進行多退少補， 減輕了研究人員或財務人員人工查找與匹配的負擔。一張報銷單還可對應多個借款單。

系統(tǒng)還支持現(xiàn)金、信用卡、公務卡等多種資金結算方式，借款與費用可以直接劃轉到公務卡，操作便捷。

　　三、 適用于集團型用戶，可支持多單位核算和多種管控策略。

對于集團型用戶，支持設置對子公司進行強管控、弱管控、不控制等三種不同的管控模式。在強管控模式下，預算的分類標準完全由上級統(tǒng)一制定，下級只能引用，有利于全集團統(tǒng)一核算標準，統(tǒng)計分析。弱管控模式下，下級單位可以引用上級單位的分類標準，同時可對標準進行細化或追加科目，具備一定靈活度。不管控的模式下，下級單位則擁有完全的自主權。

　　四、 注重細節(jié)，使用方便。

軟件在設計時就嵌入了很多貼心功能，使用起來得心應手。

例如：表單的每一行、每一列甚至于每一個單元格，都可以根據不同的條件設定不同的顯示顏色，從而使數(shù)據的狀態(tài)一目了然，實現(xiàn)可視化管理。比如，預算使用50%以下可以設定為綠色，為安全區(qū)域，預算使用在50%~80%之間為黃色，提醒注意，而預算使用超過80%時，則為紅色，意味著需要嚴格控制，謹防超支了。至于超過預算?那是不可能發(fā)生的，系統(tǒng)自動控制，鐵面無私，任何超過預算的開支都被直接攔截。

又如：在任何表單狀態(tài)下，點擊項目名稱，都可以進入項目的詳情頁，對項目的全過程進行查詢。在報表中，點擊相應開支項目，也可以直接獲取到費用的原始憑證，方便對費用進行審核。