支持國(guó)家檔案局、科技部《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》的科研檔案管理系統(tǒng)

一、概述

宇凡科研檔案管理系統(tǒng)依托于宇凡科研一體化管控平臺(tái),針對(duì)科研單位文件管理存在的現(xiàn)狀與問題,結(jié)合最新國(guó)家檔案局、科技部發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》要求,研發(fā)出了高效的科研檔案管理平臺(tái),系統(tǒng)具備科研檔案資料的綜合管理功能,實(shí)現(xiàn)科研單位文件從收集、入庫(kù)、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等一系列文件過程管理,支持文件在線更新、下載、預(yù)覽、打印、權(quán)限設(shè)置等。另外,通過檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化,實(shí)現(xiàn)了檔案文件全程電子化管理,提升科研檔案資料的再利用效率。

 

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二、特色
1、提供檔案管理模板

 

系統(tǒng)支持依托科研項(xiàng)目類型或日常行政辦公的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理模板設(shè)置,從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理,大大提升科研檔案管理效率。

 

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2、基于國(guó)家科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
科研項(xiàng)目管理過程,應(yīng)當(dāng)充分考慮科研檔案管理需要,設(shè)置科研電子文件歸檔管理功能或接口,確保歸檔電子文件真實(shí)、完整、可用、安全。歸檔的科研電子文件及其存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)等符合國(guó)家相關(guān)規(guī)范要求。
《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》(部分):

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                                                                                               支持國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的科研檔案管理系統(tǒng):

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3、靈活可配置的科研檔案上傳入口

鑒于項(xiàng)目檔案數(shù)量大,涉及業(yè)務(wù)多,系統(tǒng)提供了靈活可配置的檔案上傳入口,支持個(gè)性化目錄等多種功能,輕松解決了科研項(xiàng)目檔案自動(dòng)歸檔和管理的難題。

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4、電子簽名、電子批注

系統(tǒng)支持靈活的在線電子簽名、簽章,支持電子批注等便捷檔案管理功能。

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三、功能
1、集中存儲(chǔ)、分類管理

對(duì)將分散存儲(chǔ)于科技人員電腦中的文檔進(jìn)行集中管控,保障文檔的完整性;實(shí)現(xiàn)科研檔案的云端管理,降低因電子文檔丟失或損毀帶來(lái)的損失。

 

2、歸檔保存電子化

科研文件材料歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期,定期一般分為30年、10年,根據(jù)國(guó)家要求符合條件的單位可以僅用電子化歸檔。

3、全文檢索

支持對(duì)文檔內(nèi)容的全文檢索,用戶只需有模糊記憶即可從海量科研文檔中查詢所需文檔,極大減少了因查找困難浪費(fèi)的工作時(shí)間。

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4、在線預(yù)覽

支持PDF文檔一鍵在線預(yù)覽,無(wú)需下載,可直接在線查看和打印。

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5、檔案借閱機(jī)制

對(duì)于沒有檔案查閱權(quán)限的用戶,系統(tǒng)支持電子檔案借閱功能。系統(tǒng)自動(dòng)將借閱申請(qǐng)?zhí)峤唤o檔案管理員以供批準(zhǔn),還可以自定義文件借用審批流程。

 

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6、嚴(yán)格的權(quán)限控制體系

對(duì)不同類型的科研檔案進(jìn)行單獨(dú)的權(quán)限設(shè)置,包括有創(chuàng)建、刪除、編輯、預(yù)覽、下載、打印、借閱、維護(hù)目錄等權(quán)限內(nèi)容。

7、APP移動(dòng)端支持

支持移動(dòng)端APP在線預(yù)覽、全文檢索、審批管理、借閱、以及文檔查詢統(tǒng)計(jì)等功能。

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四、價(jià)值
1、提高工作效率

宇凡科研檔案管理系統(tǒng)逐步替代了傳統(tǒng)單一的人工檔案管理模式,不必過多地編輯檔案的條目及內(nèi)容,完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行自動(dòng)建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息,可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改,省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié),節(jié)省了時(shí)間和資源;使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù),直接進(jìn)行關(guān)鍵字等搜索,極大地提高了工作效率。

2、能夠更好地利用檔案建設(shè)知識(shí)型組織

科研項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)軟件可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯,這樣就可以輕松地通過檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找,使用者可以更好地對(duì)事件的來(lái)龍去脈進(jìn)行了解,使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí),檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能,方便快捷,此外還具有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等。

3、更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼,極容易造成泄密,而科研項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作,可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等,這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí),系統(tǒng)可自行記錄,形成查詢?nèi)罩?,?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì),以保證檔案的使用安全。

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