在協(xié)同辦公場景越來越豐富的背景下，協(xié)同辦公產(chǎn)品起到了關(guān)鍵性的作用。那么，協(xié)同辦公產(chǎn)品發(fā)展至今，在設(shè)計上還有什么需要注意的嗎？協(xié)同辦公存在著共性，也兼具差異性，本文針對協(xié)同辦公產(chǎn)品設(shè)計的共性展開探討，一起來看下。

在「協(xié)同」辦公場景越來越豐富，功能越來越強大的今天，只要有網(wǎng)絡(luò)，人們就能夠?qū)崿F(xiàn)多?、跨地域、多終端實時溝通協(xié)作。這其中，協(xié)同辦公產(chǎn)品起到了關(guān)鍵性的作用。

除了易學(xué)性、效率、實用性、容錯性等通用的設(shè)計原則之外，協(xié)同辦公產(chǎn)品在設(shè)計上還有什么特別要關(guān)注的嗎？

我們從多個協(xié)同辦公產(chǎn)品的實戰(zhàn)經(jīng)驗出發(fā)，發(fā)現(xiàn)并總結(jié)出兩類典型協(xié)同辦公產(chǎn)品的系列特性，并通過實際案例闡述了針對這些特性的設(shè)計思考。他們分別是: 以在線協(xié)同文檔（美事文檔）為代表的實時協(xié)同工具，和以項目協(xié)同（58云效）和任務(wù)協(xié)同EHR為代表的流程類協(xié)同工具。

由于他們既存在協(xié)同辦公產(chǎn)品特有的共性，又在各自的場景中體現(xiàn)出明顯的差異性，為了能講述地更加詳盡，我們的文章會分成上中下三篇。今天要分享的是第一篇——協(xié)同辦公產(chǎn)品的共性。

一、協(xié)同辦公產(chǎn)品的共性

協(xié)同辦公產(chǎn)品包括很多類型，像我們平時用的通訊（即時通訊、視頻會議等）、協(xié)同文檔（文本、圖像等）、項目管理、云盤等工具都屬于協(xié)同產(chǎn)品的范疇。雖然他們在使用場景和功能形態(tài)上存在很大差異，但都脫離不了「協(xié)同」這一主旨。

本文為大家總結(jié)了五個協(xié)同辦公產(chǎn)品都具備的共性，供大家參考。

1. 異步協(xié)同性

在異步協(xié)同中，每個人可以在一段時間內(nèi)可以自由支配協(xié)同時間，不強制每人同時在線。保證每人能集中精力先處理重要事宜，不被瑣事隨意打斷。無論是流程類的云效、H ，還是非流程類的美事文檔、表格，都屬于異步協(xié)同的范疇。

因為成員參與的順序和產(chǎn)出的內(nèi)容具有差異性，因此需要在項目建立初期，在全員內(nèi)部形成一致明確的項目目標(biāo)、責(zé)任分工、產(chǎn)出內(nèi)容、時間計劃，以保證最后的產(chǎn)出內(nèi)容統(tǒng)一優(yōu)質(zhì)，協(xié)同過程和諧高效。

2. 可追溯性

可追溯是線上化辦公的一大特點，為的是能夠在需要查找相關(guān)信息或出現(xiàn)問題時，實現(xiàn)快速定位。

在線協(xié)作文檔的追溯，主要是修訂記錄，系統(tǒng)在文檔更新過程中隔一段時間自動保存一個版本，文檔的參與者可以查看每個版本的變化，并可以還原到之前的任一版本。

流程類協(xié)同中，通常會有明確的任務(wù)流程，每個任務(wù)節(jié)點都有預(yù)設(shè)的任務(wù)，以及相應(yīng)的產(chǎn)出物，并以產(chǎn)出物的產(chǎn)生來推動流程向下流轉(zhuǎn)。其追溯主要聚焦于流程進(jìn)度的把控、產(chǎn)出物、責(zé)任的歸屬。

項目管理屬于流程類協(xié)同中，有較強的計劃性的一類，它需要在創(chuàng)建時確定各環(huán)節(jié)的截止日期和對應(yīng)的負(fù)責(zé)人。項目管理者和成員可以查看目前的進(jìn)度和過往的節(jié)點中的完成情況、產(chǎn)出物及其版本記錄、特殊情況記錄等，在出現(xiàn)異常時可及時聯(lián)系并追溯負(fù)責(zé)人。

3. 通知多維性

協(xié)同者之間是合作的關(guān)系，互相了解彼此進(jìn)度和階段性產(chǎn)出，對于無縫協(xié)同尤為重要。

文檔的協(xié)同是所見即所得的，通知的方式最為簡單。主要體現(xiàn)在權(quán)限管理和互動通知這兩點。例如：XXX同意了我的文檔編輯權(quán)限申請（XXX是創(chuàng)建者），XXX向我申請了XX文檔編輯權(quán)限（我是創(chuàng)建者）；XXX在XX文檔/評論中@了我，我的XX文檔收到XXX的批注，我的文檔被XXX刪除等。

在流程類協(xié)同場景中，流程的推進(jìn)有賴于任務(wù)節(jié)點的高效流轉(zhuǎn)，這其中通知起著至關(guān)重要的作用。流程類往往在任務(wù)流轉(zhuǎn)、任務(wù)超時時進(jìn)行通知。觸達(dá)方式也很多樣化：除了站內(nèi)通知外，還有郵件、短信、電話或IM通知等，可根據(jù)任務(wù)的緊急程度選擇。

其中的項目管理，每個協(xié)同者作為項目鏈條上的一員，各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，任何一個環(huán)節(jié)的變化都會影響后續(xù)各環(huán)節(jié)甚至整個項目的進(jìn)度，因此需要以多通道的通知方式保證有效觸達(dá)。除了系統(tǒng)內(nèi)自帶的站內(nèi)信，還會和線上辦公生態(tài)中的其他觸點打通，如通過協(xié)作者使用頻率高的即時通訊工具——美事進(jìn)行推送；高優(yōu)先級信息用郵件發(fā)送等。

4. 角色/權(quán)限差異性

協(xié)同辦公的內(nèi)容具有隱私性，對于信息安全有極高的要求，只有相關(guān)人員才有權(quán)限查看/編輯/參與。權(quán)限和成員的角色息息相關(guān)，按照公司的組織架構(gòu)可以分為不同級別（如：上下級）的角色、不同職能（如：設(shè)計、研發(fā)、產(chǎn)品）的角色，按照項目/文檔的歸屬可以分為發(fā)起者/所有者、參與者。

協(xié)同文檔的權(quán)限最為簡單：發(fā)起者擁有配置成員權(quán)限的最高權(quán)限，包括：可編輯、可閱讀、可審批/設(shè)置他人申請編輯/閱讀的權(quán)限。參與者則可以通過申請獲得編輯/閱讀的權(quán)限。

流程類協(xié)同相關(guān)的角色與權(quán)限比較復(fù)雜。

以EHR為例，EHR是用來管理員工入離調(diào)轉(zhuǎn)全生命周期的系統(tǒng)。大體可分為HR、員工、經(jīng)理三種業(yè)務(wù)角色。但在工作流程中，又可以分為申請、審批、執(zhí)行等流程角色。業(yè)務(wù)角色與流程角色時有交叉，呈現(xiàn)出一種非常復(fù)雜的邏輯。這樣，權(quán)限設(shè)置就顯得尤為重要。權(quán)限一般分為功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限，前者控制角色適用什么功能，后者控制角色獲取何種數(shù)據(jù)。同一角色通常擁有相同的功能權(quán)限，但不同人擁有的數(shù)據(jù)權(quán)限可能不同。

流程類協(xié)同任務(wù)相關(guān)的成員有自動預(yù)設(shè)和手動設(shè)置兩種。自動預(yù)設(shè)會提前設(shè)定好成員和權(quán)限規(guī)則，根據(jù)流程任務(wù)直接執(zhí)行。如報銷審批工作流，不同報銷金額適用不同的任務(wù)流程。

手動設(shè)置適合一些人員較為靈活的項目。如產(chǎn)研工作流，橫向項目產(chǎn)品、設(shè)計、研發(fā)人員非固定，需要手動設(shè)置。

比如項目協(xié)同類項目的成員就是由管理員手動設(shè)置的，但是會根據(jù)場景的不同來選擇不同的交互方式，在設(shè)置過程中也會通過多種方法來顯示告知成員權(quán)限。

在創(chuàng)建項目（工作項）的場景下，需要大批量的選擇操作，會調(diào)用企業(yè)架構(gòu)，讓用戶批量選擇團(tuán)隊從而提升操作效率，同時通過組織層級也能讓用戶知曉角色的上下級關(guān)系；在角色調(diào)整的場景下，會使用下拉框選擇經(jīng)常聯(lián)系人的輕便操作，同時；為了更加快速添加單個角色，也會使用分享鏈接的形式，并告知不同職能的權(quán)限。

需要注意的是，流程各節(jié)點任務(wù)的角色權(quán)限是相對固定的，通常是預(yù)設(shè)的。

5. 輸出規(guī)范性

參與協(xié)同的每個人，都有自己的工作習(xí)慣和產(chǎn)出偏好，如何能保證產(chǎn)出物的標(biāo)準(zhǔn)化和節(jié)奏的一致性呢？這個時候模板/規(guī)范的提供和引導(dǎo)會起到關(guān)鍵性的作用。一方面，它可以通過節(jié)省參與者在字段、格式上花費的時間，來提高員工的辦公效率；另一方面標(biāo)準(zhǔn)化的可視模板可以有效地引導(dǎo)參與者按照一致的、符合業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)的方式產(chǎn)出。

流程類協(xié)同工作，每個任務(wù)節(jié)點有明確的任務(wù)，以及相應(yīng)的交付物。

交付物可以是實物（生產(chǎn)工作流中制造的零件、離職流程中HR為員工開具的紙質(zhì)《離職證明》），也可以是非實物（產(chǎn)研工作流中的需求文檔/設(shè)計文檔/開發(fā)代碼，招聘流程中的應(yīng)聘者簡歷），甚至也可以是一段信息、一個意見（審批工作流中的“同意”“不通過”等）。

為了保證交付物的規(guī)范性和可用性，通常會對流程任務(wù)與交付物做預(yù)先的配置，參與成員只需要按部就班完成即可。

為了保持輸出規(guī)范性，項目管理類產(chǎn)品會在創(chuàng)建項目時，為用戶提供模板，從而保障項目流轉(zhuǎn)方式的規(guī)范性。用戶可以依據(jù)自身需求使用模板創(chuàng)建項目，在項目創(chuàng)建時可以自定義模板的功能。為了培養(yǎng)用戶的使用習(xí)慣，項目管理類產(chǎn)品往往會支持將已有項目保存成模板，方便下次繼續(xù)使用。

二、小結(jié)

綜上所述，在「協(xié)同」這一大主題上，不同形態(tài)和應(yīng)用場景的協(xié)同性產(chǎn)品也存在著極大的共性，包括：

1. 異步協(xié)同性；
2. 可追溯性；
3. 通知多維性；
4. 角色/權(quán)益差異性；
5. 輸出規(guī)范性。

在后面的章節(jié)中，我們會分享不同類型的協(xié)同產(chǎn)品所具備的個性以及在設(shè)計過程中的一些心得，敬請期待。

作者：劉春明、林潔、韓筱婷、李祖威

來源公眾號：58UXD（ID：i58UXD），58UXD，全稱58同城用戶體驗設(shè)計中心。

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