合同文檔管理的任務（合同文檔管理的任務包括）

合同文檔管理的任務

由于合同文檔系統(tǒng)在工程建設中具有十分重要的作用，因此，在工程建設中必須建立完整的文檔管理系統(tǒng)，以符合現(xiàn)代項目管理的要求。

1、合同文檔的作用

合同管理人員的責任是負責合同文件與資料的收集、整理和保存等管理工作。其工作是以這些文件資料為基礎，同時又依據這些資料來開展工作，提供給經理們決策。其具體作法如下：

① 合同文檔可為合同簽訂、合同分析、合同監(jiān)督、合同跟蹤、合同變更和施工索賠提供所需要的文檔資料。

② 合同文檔可為合同管理人員編制各種工程報表，向項目經理提供意見與建議，落實工程哥任和協(xié)調方案制定等提供依據。

2、合同文檔管理的任務

① 合同文件的收集。在工程施工合同實施的過程中，每天都要產生很多文件與資料，如圖紙、技術變更、指令、報告、信件、記工單、領料單等。首要的任務是做好這些文件資料的收集和整理，并將這些原始資料交給合同管理專職人員保存與管理。

② 合同文件的加工。上述的原始資料，必須經過信息加工處理才可作為決策的依據，才能成為正式的報告文件和工程報表：

③ 合同文件的儲存。凡涉及與施工合同有關的文件資料，必須加以收集與保存，直到合同夏行結束。為了查找和使用方便，必須建立和完善合同文檔儲存制度，并對合同文檔進行科學看存，這也是現(xiàn)代項目管理的客觀要求。

④ 合同文件的提供。合同管理人員根據合同文件反映出的問題，應及時向業(yè)主、項目經理報告工程合同實施情況，同時也可為各職能部門、分包商、工程驗收、索賠與反索賠等提供資料與證據。