實務(wù)總結(jié)：合同風(fēng)險管理應(yīng)當(dāng)遵守的六大原則（在合同風(fēng)險管理中應(yīng)該做到哪三點-）

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合同管理是幫助企業(yè)在風(fēng)險可控的情況下，實現(xiàn)商業(yè)利益的最大化的重要環(huán)節(jié)。本文基于實務(wù)經(jīng)驗，總結(jié)了合同風(fēng)險管理中應(yīng)當(dāng)堅持的六大原則，以期幫助各位實務(wù)工作者更好提高合同管理效率，有效降低合同風(fēng)險

文｜曾靳

本文由作者向新則供稿

關(guān)于合同管理，公司領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門可能各有各的看法，估計法務(wù)人員之間也有不同的看法。合同管理的本質(zhì)，是法務(wù)部門為了嚴(yán)格防控風(fēng)險，還是業(yè)務(wù)部門為了盡可能追求利潤？筆者認(rèn)為，合同管理的目的應(yīng)該是在風(fēng)險可控的情況下實現(xiàn)公司商業(yè)利益的最大化。

在考慮合同風(fēng)險管理的原則之前，我們先分析合同的特點，以便更好認(rèn)清合同管理。

一是數(shù)量多。相信對于大多數(shù)法務(wù)部而言，占用很大部分精力的就是合同管理，很多法務(wù)人員每天審查合同審得眼干眼澀。

二是金額大。公司的新簽合同額、營業(yè)收入、利潤，都是通過一筆筆合同記載的，每年涉及的合同總金額都是一個巨大的數(shù)字。

三是種類雜。即使公司主業(yè)突出，主要管理主營業(yè)務(wù)的合同，也往往會涉及日常的一些辦公用品采購、房屋車輛租賃、中介機構(gòu)選聘等各類合同，都需要納入合同管理。

四是人員廣。一份合同，往往包括合同談判、法審、質(zhì)量、用印、變更、支付、檔案等多個環(huán)節(jié)，涉及以上環(huán)節(jié)各個部門，相關(guān)部門的人員都需要參與合同管理，否則合同風(fēng)險可能按下葫蘆浮起瓢。

五是時間長。很多業(yè)務(wù)從合同談判、盡職調(diào)查、合同磋商、合同簽訂、合同履行、質(zhì)量驗收、風(fēng)險暴露、糾紛訴訟，時間跨度往往在兩三年甚至三五年。

六是變化多。正因為一份合同跨度時間長，導(dǎo)致合同存在諸多不確定性。其間，可能監(jiān)管政策、市場行情、行業(yè)技術(shù)等發(fā)生變化，也可能我方生產(chǎn)能力、控股股東、經(jīng)營性現(xiàn)金流等產(chǎn)生變化，還可能導(dǎo)致合同相對方發(fā)生破產(chǎn)、需求變化、戰(zhàn)略調(diào)整等，需要時刻關(guān)注多方面情況的變化。

七是效益性。合同是企業(yè)經(jīng)營管理的重要載體，也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的合法保障。企業(yè)的經(jīng)營活動都需要靠合同進行記載，收入利潤都需要靠合同進行鎖定。合同管理得好，能夠?qū)ζ髽I(yè)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟效益。

八是影響大。一份合同簽訂得不好，就可能造成企業(yè)的重大損失，比如對投資協(xié)議的投資標(biāo)的是母公司還是母子公司產(chǎn)生糾紛。一份重要合同沒簽訂好，可能牽扯企業(yè)管理層大量的精力，比如對債務(wù)人資金鏈問題不了解就提供了連帶責(zé)任保證擔(dān)保。

可見，合同管理對企業(yè)的經(jīng)濟效益、工作重點、正常經(jīng)營都會產(chǎn)生巨大影響。熟悉了合同的特點，更有利于我們研究合同風(fēng)險管理需要遵守的原則。筆者認(rèn)為，合同風(fēng)險管理應(yīng)當(dāng)堅持以下六大原則。

– 1 –
超前性

合同管理的風(fēng)險，不是從合同簽訂那一刻才開始，而是從業(yè)務(wù)接洽就開始了。

在客戶選擇階段，可以進行商業(yè)合作伙伴資信審查。法務(wù)部可以制定《商業(yè)合作伙伴資信審查管理辦法》，明確業(yè)務(wù)部門、商務(wù)部門、法務(wù)部門等在商業(yè)合作伙伴資信管理中的具體責(zé)任。每次開展合作前認(rèn)真審查對方資信情況，防止一些列入失信被執(zhí)行人、受到重大行政處罰、履約資質(zhì)資格缺失等問題的公司成為合作對象，防止在合作初期就埋下巨大合作隱患。

在盡職調(diào)查階段，應(yīng)當(dāng)考慮假如合作該如何簽訂合同、履行合同。把簽訂履行合同可能存在的風(fēng)險，作為盡職調(diào)查的重點。把盡職調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的問題，在合同簽訂環(huán)節(jié)要求對方承諾陳述或約定違約責(zé)任等，并向公司相關(guān)部門做好合同交底，防范合同履行風(fēng)險。

在合同談判階段，需要考慮公司風(fēng)險管理的底線和風(fēng)險提示。法務(wù)部可以制定一些風(fēng)險防控手冊或清單，明確告知業(yè)務(wù)部門風(fēng)險底線在哪里，針對哪些風(fēng)險可以采取什么防范措施。對于觸碰風(fēng)險底線的，可以及時結(jié)束合同談判或調(diào)整談判思路。

關(guān)于合同文本，可以提前制定合同示范文本，建立合同條款庫，出臺合同文本及條款使用說明書，將合同示范文本嵌入合同管理系統(tǒng)，等等。不要等到臨時要簽訂合同再到處搜集合同范本，或寄希望于對方提供合同文本。

– 2 –
全員性

合同各個環(huán)節(jié)涉及的部門之多、人員之廣，決定了合同管理的全員性原則。即公司全體員工都應(yīng)當(dāng)積極參與合同管理，沒有局外之人。

其一，全員遵守合同規(guī)定。不論是法務(wù)部出臺的《合同管理辦法》，還是綜合辦公室印發(fā)的《合同用印管理辦法》等，只要是關(guān)于合同管理的規(guī)定，全體員工都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守。各公司根據(jù)實際需要制定《合同履約檢查辦法》《合同交底實施細(xì)則》等規(guī)章制度，為全體員工提供合同管理的工作指引、操作方案。

其二，全員各司管理責(zé)任。既然合同管理沒有局外人，那么各個部門、全體員工就應(yīng)當(dāng)明確分工、各司其職。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)履行第一道防線責(zé)任，結(jié)合合同談判磋商等情況把好第一道關(guān)，內(nèi)部履行事前審批和決策程序。合同承辦部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對標(biāo)的名稱、質(zhì)量、價格、數(shù)量、履行期限等具體業(yè)務(wù)技術(shù)要求進行審核。財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對合同價款、資金收支等履行合同管理責(zé)任。法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同主體適格、內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)對等、文字表述規(guī)范等進行審查。

其三，全員協(xié)同配合工作。既然合同管理具有全員性，那么各個部門、全體員工不應(yīng)當(dāng)割裂開來進行合同管理。在合同簽訂階段，可以組織相關(guān)部門一起討論，優(yōu)化擬簽約內(nèi)容。在合同履行初期，可以組織開展合同交底工作，進一步明確合同履約的重點內(nèi)容、環(huán)節(jié)等。在履約過程出現(xiàn)問題時，也應(yīng)當(dāng)組織商務(wù)、技術(shù)、財務(wù)、法務(wù)等部門一起商量解決問題。

其四，全員防范合同風(fēng)險。合同管理風(fēng)險，不是單獨一個風(fēng)險管理部或法務(wù)部能夠防范控制的。既然合同涉及全體員工，那么合同風(fēng)險管理必然需要全體員工在各個環(huán)節(jié)共同防范風(fēng)險。各部門可以結(jié)合職責(zé)制定一些合同風(fēng)險防范清單，法務(wù)部也可以制定合同法律風(fēng)險防控手冊。形成全員共同關(guān)注合同風(fēng)險的良好氛圍，在每個工作崗位上積極識別合同風(fēng)險，大家一起評估合同風(fēng)險，共同商量風(fēng)險應(yīng)對策略。法務(wù)部可以針對合同風(fēng)險，結(jié)合法律專長提供化解方案，必要時做好訴訟應(yīng)對準(zhǔn)備。

– 3 –
全過程

合同風(fēng)險管理，不是管理某個單點，而是一個閉環(huán)。合同風(fēng)險管理，涉及客戶選擇、合同談判、盡職調(diào)查、合同簽訂、合同履行、風(fēng)險處置、售后服務(wù)等各個環(huán)節(jié)。任何一個環(huán)節(jié)的管理不當(dāng)，就可能引發(fā)合同風(fēng)險，造成合同風(fēng)險管理工作前功盡棄、功虧一簣。

一是排查所有環(huán)節(jié)風(fēng)險。可以結(jié)合公司現(xiàn)有法律糾紛案件以及各類巡視巡查、審計檢查暴露的問題，排查公司在合同管理方面存在的風(fēng)險，做到對風(fēng)險心中有數(shù)。比如，有的公司經(jīng)常出現(xiàn)合作方起訴我司、卷入訴訟后將我司拖入第三人、無力支付銷售貨款的情況，就證明商業(yè)合作伙伴資信審查不到位，存在薄弱環(huán)節(jié)。

二是防止風(fēng)險管理脫節(jié)。風(fēng)險往往不是單點獨立存在，需要各個環(huán)節(jié)共同防范。有人認(rèn)為用印環(huán)節(jié)、支付環(huán)節(jié)等風(fēng)險較小，殊不知不蓋騎縫章、未核對委托支付賬號等小細(xì)節(jié)都可能在相應(yīng)環(huán)節(jié)爆發(fā)巨大風(fēng)險。應(yīng)當(dāng)確保各個環(huán)節(jié)風(fēng)險均得到有效管理，防止某個環(huán)節(jié)風(fēng)險管理不當(dāng)，將風(fēng)險蔓延到下一個環(huán)節(jié)，甚至引發(fā)連鎖反應(yīng)導(dǎo)致合同風(fēng)險無法控制。

三是聚焦重點環(huán)節(jié)風(fēng)險。每家公司的合同風(fēng)險，可能都有一定的集中度，往往都是因為某個或某幾個環(huán)節(jié)管理不到位而頻發(fā)風(fēng)險，經(jīng)常產(chǎn)生訴訟糾紛。很多公司往往比較重視合同簽訂階段的風(fēng)險，甚至簽訂合同還要求提供律師意見。但是，將風(fēng)險管理停留在合同簽訂階段，對于合同履行這個風(fēng)險更大的環(huán)節(jié)，往往疏于職守、放任自流。正是因為合同履約的時間長，特別是一些大型工程建設(shè)項目，尤其需要加強合同履約環(huán)節(jié)的風(fēng)險管理，還可以將履約環(huán)節(jié)細(xì)化為更加具體的環(huán)節(jié)加強風(fēng)險管理。

– 4 –
動態(tài)化

合同風(fēng)險不會一直停留在合同簽訂那一時刻，合同風(fēng)險管理從來不是刻舟求劍能達到效果的。動態(tài)化，在合同履約階段體現(xiàn)較為明顯，合同履約時間越長，涉及合同主體越多，合同金額越大，越需要加強動態(tài)化合同管理。

一是收集外部信息。監(jiān)管政策對于合同履行可能產(chǎn)生巨大影響，比如新購房產(chǎn)是否需要房票，疫情防控可能對生產(chǎn)廠房所在地區(qū)采取封控措施，都會對有關(guān)合同簽訂、正常履行產(chǎn)生重大影響。市場行情也可能對合同價款產(chǎn)生重大影響，特別是一些大宗商品價格大幅上漲，對于建設(shè)工程等合同正常履行構(gòu)成威脅。合作客戶的一些情況變化，比如實控人變更、法定代表人被限制高消費、資金鏈斷裂、停產(chǎn)停工等，也會對合同履行產(chǎn)生諸多不確定性。因此，公司需要積極收集監(jiān)管政策、市場行情、客戶輿情等外部信息，必要時可以采購使用一些能夠?qū)崟r收集政府公開信息、媒體信息、社會信息的企業(yè)情報系統(tǒng)。

二是加強內(nèi)部檢查。規(guī)避合同管理“刻舟求劍”問題的最好方法，就是加強內(nèi)部動態(tài)檢查。不能一直停留在合同簽訂時的狀態(tài)，而是應(yīng)當(dāng)加強合同動態(tài)履約檢查?？梢越⒆圆闄C制，由合同履行牽頭部門加強自查，每月或每季度聚焦重點風(fēng)險點填寫自查表或形成自查報告。必要的話，可以聯(lián)合財務(wù)、質(zhì)量、商務(wù)、法務(wù)等部門組成檢查組，定期對合同履行情況開展檢查，或?qū)嵭懈鞴窘徊鏅z查。

三是積極動態(tài)防控。借鑒網(wǎng)絡(luò)安全防護理念，根據(jù)“零信任”理念，把不可信任單元設(shè)到最小，實時加強各部門、各單元動態(tài)風(fēng)險防控。運用“失陷假設(shè)”理念，把風(fēng)險問題想到最壞，往最好的方向努力，不斷地根據(jù)實際情況變化調(diào)整風(fēng)險防控策略。運用持續(xù)迭代思維，持續(xù)優(yōu)化風(fēng)控措施，根據(jù)需要及時簽訂補充協(xié)議，通過發(fā)函、簽證等固定證據(jù)?？傊瑳]有一勞永逸的風(fēng)險管理，必須根據(jù)外界和內(nèi)部情況變化主動加強風(fēng)險動態(tài)防控。

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服務(wù)性

合同風(fēng)險管理，并不是為了做到零風(fēng)險，而是為了公司發(fā)展。那么，就應(yīng)當(dāng)服務(wù)于業(yè)務(wù)項目、服務(wù)于商業(yè)交易，應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同管理目的做好合同風(fēng)險管理工作。

一是提供方案。積極參與合同談判工作，做好盡職調(diào)查，對商業(yè)、財務(wù)、法律盡調(diào)過程中發(fā)現(xiàn)的問題積極提供法律服務(wù)解決方案。參與交易結(jié)構(gòu)設(shè)計，對于遇到的法律障礙、合規(guī)障礙積極尋找合法合規(guī)的路徑。與業(yè)務(wù)部門一道促成合作，而不是持有一副“事不關(guān)己高高掛起”的心態(tài)。

二是提高效率。既然合同管理是為了保證公司發(fā)展，那么在風(fēng)險可控的前提下，就應(yīng)當(dāng)盡可能提高法律服務(wù)效率。對于前期工作，通過建立合同談判風(fēng)控指引、商業(yè)合作伙伴資信審查辦法等，提高業(yè)務(wù)部門的風(fēng)控水平，防止出現(xiàn)“要度蜜月了才發(fā)現(xiàn)無法領(lǐng)證”的問題。對于法審工作，可以通過建立合同示范文本、合同條款庫、合同法審清單等方式，積極提高合同管理的工作效率。

三是提示風(fēng)險。如果發(fā)現(xiàn)合同簽訂、履行過程中存在風(fēng)險，法務(wù)部正確的做法是揭露風(fēng)險、提示風(fēng)險，而不是一味地阻止風(fēng)險。沒有完全無風(fēng)險的商業(yè)活動，法務(wù)部門也不能因為有合同風(fēng)險就給項目“判死刑”。

有些商業(yè)合作，公司管理層基于公司戰(zhàn)略、重要客戶、保持生存等考慮，是愿意承受一定的風(fēng)險的。法務(wù)部是服務(wù)于公司生產(chǎn)經(jīng)營的，并沒有因為風(fēng)險大而直接否決一項商業(yè)行為的權(quán)力。法務(wù)部充分揭示風(fēng)險，而不是阻礙決策審批程序。是否開展該商業(yè)合作，應(yīng)該由公司管理層作出最終決策。

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合法性

合法合規(guī)，既是底線，也是最高要求。法務(wù)部不僅要保證自身合法合規(guī)，也要防止業(yè)務(wù)部門違法違規(guī)，更要為公司及管理層當(dāng)好合法合規(guī)的守門員。

首先，交易合法。通過與業(yè)務(wù)部門交談，了解交易背景、合同目的，在理解合同目的的前提下提供法律服務(wù)，積極避免以合法形式掩蓋非法目的情況發(fā)生。有的業(yè)務(wù)部門為了獲得業(yè)績，也規(guī)避監(jiān)管限制，以名為投資的方式，通過私募基金認(rèn)購股權(quán)，但又不符合投資邏輯，私下簽訂抽屜協(xié)議要求剛兌，這樣的不合規(guī)行為也應(yīng)當(dāng)避免。一些建設(shè)工程項目簽訂陰陽合同也可能受到行政處罰。

其次，相對平衡。合同是指平等的主體設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。那么，合同內(nèi)容盡量在各方主體之間約定相對平衡。不要因為自己是甲方，就一味向自己傾斜，約定很多霸王條款。一是不利于長遠(yuǎn)持續(xù)合作，二是對方可能申請法院撤銷，甚至可能被認(rèn)定為無效合同。

最后，約定明確。合同約定應(yīng)當(dāng)表達準(zhǔn)確、內(nèi)容具體，權(quán)利義務(wù)約定清楚，避免模棱兩可。防止后期因為一些內(nèi)容約定不明而產(chǎn)生爭議，也防止后期合作不順利時，從合同內(nèi)容上找瑕疵放大爭議。盡可能在主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、期限以及違約責(zé)任、爭議解決方面約定得明確、具體。

注：本文選自《成就卓越法務(wù)》一書。