廣東多個高校與易臣簽約OA辦公系統(tǒng)，提效辦公管理水平（廣東易臣協(xié)同辦公）

近日，廣東多個高校與易臣簽約OA辦公系統(tǒng)，積極利用互聯(lián)網(wǎng)技術，持續(xù)推陳出新助力信息化改革，打造智能化、服務化、協(xié)同化的協(xié)同辦公生態(tài)體系。

廣東多個高校通過2022年一期項目智慧校園建設工程，已建成校園管理系統(tǒng)OA辦公系統(tǒng)項目基礎平臺。此次與易臣合作，易臣采用多種調(diào)研方式，包括現(xiàn)場座談調(diào)研、電話調(diào)研、線上調(diào)研等，通過詳細深入的了解，確定了本次合作項目的拓展建設方向：

在繼承的基礎上，充分考慮用戶使用習慣，不因為新系統(tǒng)功能的升級而加大用戶的使用難度。

新系統(tǒng)做到操作簡單，查詢方便，界面簡潔，提醒及時，擴展性佳、維護性好、安全性強、流程和報表可自由定制、辦理節(jié)點清晰透明、功能模塊強大易用、文件分類清晰、權限分配靈活、工作流程規(guī)范化、智能化、定制可視化、內(nèi)外信息交流一體化，真正實現(xiàn)全流程無紙化辦公。

高校OA辦公系統(tǒng)亮點功能

易臣為廣東多個高校搭建辦公OA系統(tǒng)，包括：首頁、個人工作臺、公文管理、行政事務、外出管理、公共信息、會議管理、知識管理、等功能模塊，支持移動客戶端采用企業(yè)微信或手機掃碼下載APP端后登錄使用，實現(xiàn)隨時隨地完成各項單位業(yè)務審批辦理。

一、辦公首頁

集成統(tǒng)一入口、統(tǒng)一待辦、統(tǒng)一消息、統(tǒng)一搜索、統(tǒng)一用戶管理的一站式工作平臺，包含待辦工作、已辦工作、通知公告、消息中心、工作提醒、通訊錄、日程安排等模塊呈現(xiàn)。

• 匯集所有已經(jīng)集成的業(yè)務系統(tǒng)的待辦、已辦等事項信息，方便統(tǒng)一管理需要處理的公文、文件、會議通知等工作；
• 展示單位內(nèi)部及其相關的公告信息、新聞；
• 以彈窗的形式向系統(tǒng)用戶推送工作提醒、消息。
• 提供個人日程管理功能，用戶可以起草屬于個人的事項、日程安排或計劃等。

二、個人工作臺

支持處理待辦、待閱、起草文件，將用戶具有起草權限的所有公文、文件、審批單全部列在“起草中心”欄目下，用戶可通過本欄目快速的啟動各種業(yè)務處理流程。提供個人日常辦公統(tǒng)計設置、界面設置、外出授權設置功能，每個用戶均可設置一個或多個文種辦理文件時的常用意見詞。

三、辦公審批

1、公文管理

支持學校各級職能部門公文全流程電子化管理，涵蓋組織單位內(nèi)部、跨組織間的公文收發(fā)、交換。具備靈活、便捷、強大、安全等特點，支撐公文高效下達，讓組織協(xié)作高效開展。

• 提供單位內(nèi)部和對外公文的起草、編輯正文、上傳附件、審核、會簽、簽發(fā)、套紅蓋章、打印、發(fā)送文件等功能。
• 提供單位內(nèi)部進行文件傳閱，包括發(fā)起申請、送待閱、查看閱文記錄。
• 提供公文歸檔功能，所有流程結束的文件將被歸檔到檔案庫中，可以建立收文文件、發(fā)文文件、內(nèi)部行文等分類。
• 公文流轉中集成MS OFFICE、WPS、永中office等文本編輯軟件，可通過鍵盤或手寫進行批注、正文在線編輯。

2、督辦管理

督辦工作是學校決策執(zhí)行程序中必不可少的重要環(huán)節(jié),可視化督辦工作能有效確保學校重要工作事項得到堅決貫徹落實,協(xié)助組織提高督辦工作效率、改變督辦工作作風、強化督查工作標準。

• 項目立項，實現(xiàn)督辦單位重要督辦事項的創(chuàng)建，審批管理。包括但不限于會議決議、重點工作、領導直接交辦、公文督辦等類型任務下發(fā)。
• 任務分解：任務承辦人簽收任務后可對任務進行進一步分解，同時制定詳細的督辦計劃，指定相關事項具體負責人、計劃完成時間、計劃目標等。
• 督辦提醒，系統(tǒng)將根據(jù)用戶的響應時間向承辦者、交辦者及分管領導自動發(fā)起督辦提醒，以保障決議執(zhí)行高效。
• 統(tǒng)計分析，提供豐富的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)報表，實現(xiàn)按事項辦理狀態(tài)、按類別、按部門、按周期等方式匯總統(tǒng)計，實現(xiàn)穿透式查詢。

四、會議管理

會議管理貫穿學校各類會議的前、中、后期,貫通線上線下,提供“保姆式”會議組織流程,輕松解決會議室沖突會議進展不詳、資料零散分布等問題,助力學校實現(xiàn)會議全流程智能化，進一步提高辦會效率、降低辦公成本。

• 會議室預訂，結合日歷呈現(xiàn)單位會議室預定情況，提供會議室的預定、編輯預定記錄等。
• 報名通知，根據(jù)會議登記的信息發(fā)布會議通知，包括：會議名稱、時間、地點、議題等內(nèi)容，通過多種方式發(fā)放，如：門戶發(fā)布、電子郵件、短信、電話等。
• 會議簽到，提供如掃碼、大屏等多種簽到方式，所有人員參會情況一目了然，自動統(tǒng)計參會人數(shù)。
• 會議記錄，會后，由專人負責記錄會議紀要并下達行動計劃，各自負責人及時記錄完整情況、完成比率并由督辦人確認，保證會議決議的執(zhí)行力度。

五、行政審批

1、用章管理

通過“手機APP 智能終端”，對用印全過程閉環(huán)管理。以“安全”為基礎幫助單位實現(xiàn)印章全生命周期管理，記錄印章的用印記錄，保留用印前、中、后文件以便日后追溯，強化安全與合規(guī)。

• 用章申請，在系統(tǒng)發(fā)起公章申請，審批通過后由公章保管員在系統(tǒng)對公章外借進行登記
• 用章臺賬，包含用章申請形成記錄與系統(tǒng)其它流程形成的電子章用章記錄。

2、出國境

隨著國家對外開放與合作戰(zhàn)略工作的不斷推進，出國出境需求增大。在走出國門前，校園重要領導人都必須完成出國（境）審批手續(xù)的辦理。

• 包含干部出國境申請，系統(tǒng)化管理每一個出境人員的信息，整個流程變得更加簡單高效，便于日后管理人員信息查詢和管理出境人員信息。
• 護照使用申請，動態(tài)追蹤護照的入庫、借出、歸還等情況，智能化監(jiān)管讓護照管理規(guī)范化，降低存管風險，可原件批量借用，移動審批早到手。

3、值班管理

實現(xiàn)全流程無紙化，提升學校教職工值班管理質(zhì)效,用智能化、信息化手段解決管理效率低、質(zhì)量差問題。通過收集值班信息靈活管理值班安排，根據(jù)歷史業(yè)務自動排班，實現(xiàn)多個方案混合排班。

• 值班排班，可根據(jù)需要按周、月進行排班，排班情況將通過短信、待辦等方式發(fā)送給值班人員。
• 提供值班公示功能，在公示牌可以看到本周的排班情況。
• 提供值班登記功能，值班人員可以在系統(tǒng)填寫值班情況，支持值班登記的修改、刪除，支持上傳值班照片等信息資料。

4、合同管理

對合同進行體系化、動態(tài)化、全流程地管理,從合同起草到簽約流程發(fā)起、完成簽署、合同執(zhí)行的全周期管理,打造電子化、流程化的電子合同管理平臺，有規(guī)范合同管理的同時，讓合同管理更安全,更高效。

• 提供合同管理模塊，滿足合同會審、簽訂、合同款項申請、審批、支付等流程管理，提供二次開發(fā)接口，支持與其他系統(tǒng)聯(lián)動。
• 支持上傳合同電子版本或掃描件，合同看板可以實現(xiàn)合同從建立、執(zhí)行和完成全過程的監(jiān)控。支持按權限、按查詢條件檢索合同，可通過報表統(tǒng)計合同的各項統(tǒng)計。

六、財務管理

建立全面融合的費控管理體系,從全流程驅動到全面的集成功能，將多管控方案融合,達到預算與費用一體化的目的;同時，結合財務制度，通過借支管理、條碼管理、信用管理等擴展功能,完善費控管理體系。

• 費用預支申請，提供費用預支功能，發(fā)起的費用預支通過審批后，直接發(fā)送給財務，支持財務付款審批完成資金支付流程即可。
• 費用報銷，系統(tǒng)提供費用報銷流程，申請人在OA上申請費用報銷，在OA系統(tǒng)上上傳相關的報銷材料，上傳發(fā)票，進行費用報銷的申請、審批，最終完成費用的報銷。

七、辦公用品管理

對辦公用品進行動態(tài)、可視化管理,實現(xiàn)從辦公用品入庫、領用、變更、維修、調(diào)撥、到報廢處置的全過程閉環(huán)管理,幫助學校隨時了解資產(chǎn)的狀態(tài)情況。結合管理場景,實現(xiàn)資產(chǎn)領用、調(diào)撥、清理、變更、申請等全部業(yè)務流程審批。

辦公用品購買入庫后，實現(xiàn)動態(tài)管理，實際使用與系統(tǒng)有差異，可通過盤點進行核實實際資產(chǎn)動態(tài)管理。

• 支持手機掃碼直接盤點
• 支持指定部門或指定人員盤點
• 支持全面盤點，也可抽查盤點
• 可按資產(chǎn)不同分類下發(fā)盤點任務

八、移動辦公

可選擇獨立APP【持安卓、IOS操作系統(tǒng)】或者接入企業(yè)微信。

應用價值

得益于科學的思想指導、優(yōu)秀的架構設計、合理的功能規(guī)劃，采用當前主流設計理念及技術，廣東多個學校校園管理OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)功能性能全面提升，易臣從功能、性能、易用性及系統(tǒng)安全等各方面為學校提供一個更高效、更人性化的校園辦公自動化系統(tǒng)。

廣東多個校園辦公平臺的拓展建設，加快學校信息化、數(shù)字化、一體化辦公進程，逐步改善落后辦公條件和工作理念，切實提升各單位、部門之間協(xié)同工作能力，優(yōu)化辦公流程，提高辦公效率，降低行政成本。