采購(gòu)管理軟件：采購(gòu)部門(mén)的5大合同管理實(shí)踐（采購(gòu)合同管理軟件免費(fèi)）

合同管理在企業(yè)的采購(gòu)周期中發(fā)揮著不可或缺的作用。隨著數(shù)字化熱潮的普及，如果采購(gòu)團(tuán)隊(duì)仍然依賴人工流程、電子表格和孤立的系統(tǒng)，來(lái)管理買方合同授標(biāo)前和授標(biāo)后階段，就會(huì)導(dǎo)致合同的整體管理效率低下、耗時(shí)長(zhǎng)、成本增加，并使企業(yè)面臨風(fēng)險(xiǎn)。

因此，采購(gòu)部門(mén)的合同管理必須是一個(gè)高效且管理完善的流程。以下五大采購(gòu)合同管理實(shí)踐，可以幫助企業(yè)提高采購(gòu)流程的效率和效益：

1、優(yōu)化供應(yīng)商管理和服務(wù)水平協(xié)議

改進(jìn)合同管理的最佳做法之一，是能夠更清楚地了解供應(yīng)商關(guān)系的表現(xiàn)。

實(shí)施采購(gòu)合同管理可以在組織層面構(gòu)建合同數(shù)據(jù)，從而提供端到端的可視性，還有助于監(jiān)控和管理合同條款、日期、重要供應(yīng)商信息、供應(yīng)商類型、合同類型等。有了實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)洞察力，企業(yè)就能知道哪些供應(yīng)商在履行義務(wù)，哪些沒(méi)有履行義務(wù)，并能對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的管理。

2、消除創(chuàng)建訂單的手動(dòng)流程

企業(yè)應(yīng)簡(jiǎn)化對(duì)供應(yīng)商數(shù)據(jù)的收集和監(jiān)控，在收集重要的供應(yīng)商資格信息后，選擇最佳供應(yīng)商，然后使用批準(zhǔn)的供應(yīng)商列表和供應(yīng)商資料數(shù)據(jù)創(chuàng)建采購(gòu)訂單模板。

企業(yè)應(yīng)使用最新的合同信息，通過(guò)采購(gòu)管理軟件創(chuàng)建采購(gòu)訂單，該軟件具有自定義模板、審批工作流程功能，使采購(gòu)人員能夠自信地執(zhí)行合同。

這樣不僅消除了手動(dòng)錯(cuò)誤，有助于降低成本，還能起到檢查合同合規(guī)性的作用。

比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)并進(jìn)行響應(yīng)可能是一項(xiàng)非常耗時(shí)且艱巨的任務(wù)。通過(guò)全面的合同數(shù)據(jù)存儲(chǔ)庫(kù)，采購(gòu)專業(yè)人員可以確定合適的供應(yīng)商，并輕松創(chuàng)建有效的談判文件。

合同數(shù)據(jù)將包括定價(jià)、服務(wù)水平協(xié)議（SLA）以及條款和條件。先進(jìn)的采購(gòu)合同管理解決方案可確保企業(yè)的審批政策得到執(zhí)行，并在每份合同中包含所有必要信息。

3、簡(jiǎn)化采購(gòu)流程

通過(guò)創(chuàng)建一個(gè)中央信息庫(kù)，采購(gòu)部門(mén)可以對(duì)以數(shù)字格式存儲(chǔ)的所有合同信息進(jìn)行分類和搜索。自動(dòng)化可幫助采購(gòu)專業(yè)人員節(jié)省時(shí)間，消除手動(dòng)搜索供應(yīng)商和當(dāng)前合同相關(guān)信息的低效現(xiàn)象。因此，它有助降低與采購(gòu)相關(guān)的成本，提高部門(mén)的效率和生產(chǎn)力。

4、輕松監(jiān)控和管理支出

采購(gòu)功能中的支出透明度有助于發(fā)掘潛在的節(jié)約潛力。使用采購(gòu)合同管理軟件，采購(gòu)專業(yè)人員可以輕松監(jiān)控和跟蹤與銷售商和供應(yīng)商簽訂的合同相關(guān)的所有支出。

軟件工具消除了可能出現(xiàn)手動(dòng)錯(cuò)誤和數(shù)據(jù)不完整的雜亂電子表格，這些專業(yè)人員可以通過(guò)圖形化儀表盤(pán)和可定制報(bào)告中捕獲的合同數(shù)據(jù)，快速得到結(jié)果并報(bào)告與供應(yīng)商協(xié)議相關(guān)的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。

5、提高供應(yīng)商績(jī)效可見(jiàn)性

通過(guò)持續(xù)衡量供應(yīng)商對(duì)合同條款的遵守情況，以及基于動(dòng)態(tài)供應(yīng)商績(jī)效指標(biāo)的采購(gòu)活動(dòng)，自動(dòng)化可幫助采購(gòu)部門(mén)及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。這樣，企業(yè)就能降低多供應(yīng)商的維護(hù)成本，改善與供應(yīng)商的關(guān)系。有了中央信息庫(kù)中的信息，就可以標(biāo)記合同到期日，這樣就不會(huì)錯(cuò)過(guò)最后期限，確保實(shí)現(xiàn)合同里程碑。

采購(gòu)部門(mén)要想了解整個(gè)價(jià)值鏈的合同執(zhí)行情況，就必須具備分析能力、審計(jì)跟蹤和合規(guī)執(zhí)行能力。通過(guò)部署現(xiàn)代合同管理解決方案，企業(yè)可以分析供應(yīng)商績(jī)效，從而與供應(yīng)商確定最有效的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)和服務(wù)水平協(xié)議。

實(shí)現(xiàn)合同管理流程自動(dòng)化

要改進(jìn)采購(gòu)合同流程，最有效的方法是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。使用采購(gòu)管理軟件8Manage SRM可以幫助解決這個(gè)問(wèn)題。

1、適用于不同類型的采購(gòu)活動(dòng)

8Manage 采購(gòu)合同靈活易用，可適用于不同類型的采購(gòu)管理：
● 簡(jiǎn)單的消費(fèi)品采購(gòu)
● 有復(fù)雜合同條款和復(fù)雜交付的大宗采購(gòu)

2、在同一頁(yè)面管理整個(gè)采購(gòu)合同

在8Manage中，所有采購(gòu)員和采購(gòu)管理者可以在同一個(gè)頁(yè)面上查看和管理整個(gè)采購(gòu)合同。每個(gè)采購(gòu)合同都可以用一個(gè)項(xiàng)目來(lái)管控資源、活動(dòng)、采購(gòu)物料以及交付，以確保交付符合合同條款。

3、采購(gòu)合同修改和審批

8Manage的采購(gòu)合同管理提供了靈活的修改機(jī)制。已經(jīng)審批過(guò)的合同可以通過(guò)申請(qǐng)進(jìn)行修改，系統(tǒng)會(huì)追蹤記錄每個(gè)修改版本，并管理最新版本的重新審批流程。

4、采購(gòu)合同續(xù)約管理

8Manage支持采購(gòu)合同的續(xù)約管理。用戶可以設(shè)定續(xù)約周期和價(jià)格調(diào)整，在合同到期前系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送續(xù)約提醒。通過(guò)8Manage SRM采購(gòu)管理系統(tǒng)的續(xù)約概覽，采購(gòu)人員可以輕松查看即將需要續(xù)約的采購(gòu)合同，方便省時(shí)。系統(tǒng)還支持根據(jù)設(shè)定自動(dòng)生成新的采購(gòu)合同，提高效率、準(zhǔn)確性。

作為一站式的端到端采購(gòu)管理解決方案，除了可以全面管理采購(gòu)合同外，8Manage SRM采購(gòu)管理軟件還包括從采購(gòu)申請(qǐng)、詢價(jià)、競(jìng)價(jià)、招標(biāo)、采購(gòu)訂單、采購(gòu)執(zhí)行到供應(yīng)商生命周期的全面管理。系統(tǒng)不僅可以顯著提高企業(yè)的采購(gòu)效率，還確保采購(gòu)過(guò)程的公平、公正、透明。