案例 – 記錄和管理知識產(chǎn)權(quán)臺賬，用 SeaTable 表格很方便
臺賬是為企業(yè)為了加強(qiáng)某方面的管理，更加詳細(xì)地了解信息而設(shè)置的一種賬簿。知識產(chǎn)權(quán)臺賬也同樣如此，知識產(chǎn)權(quán)專員可把企業(yè)的商標(biāo)、專利、著作權(quán)等重要的知識產(chǎn)權(quán)，記錄到一個電子表格中，全面集中管理。而用 SeaTable 表格來管理則更加方便，它作為新型的協(xié)同表格和信息管理工具，功能豐富，用它就可以快捷地搭建知識產(chǎn)權(quán)管理臺賬，比專門的軟件系統(tǒng)更簡單靈活，誰都可以上手使用。輕松實(shí)現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)管理工作信息化，申請流程線上化，臺賬數(shù)據(jù)可視化，讓臺賬記錄可預(yù)警，可追溯，有跡可循，讓工作更規(guī)范和高效。
知識產(chǎn)權(quán)臺賬表
下面就以一個知識產(chǎn)權(quán)臺賬管理表為例，來分享我是怎么使用的。當(dāng)然，案例僅是作為思路和技巧分享，在實(shí)際工作中，大家可以靈活使用。主要包括以下內(nèi)容：
- 用表格的不同子表分類集中管理知識產(chǎn)權(quán)臺賬
- 通過設(shè)置“提醒規(guī)則”、“自動化規(guī)則”實(shí)現(xiàn)臺賬自動預(yù)警通知
- 用“數(shù)據(jù)收集表”輕松實(shí)現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)線上申請和自動匯總
- 通過統(tǒng)計(jì)功能對臺賬數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)可視化分析
分別來看。
用不同子表分類集中管理知識產(chǎn)權(quán)臺賬
商標(biāo)、專利、著作權(quán)等都屬于企業(yè)的重要知識產(chǎn)權(quán)，但又屬不同分類，所記錄的字段信息不一致，所以在 SeaTable 中創(chuàng)建一個「知識產(chǎn)權(quán)臺賬管理表」后，增加了不同子表來分別記錄。從左至右，前四個子表記錄各分類臺賬，最后一個子表用于實(shí)現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)的線上申請和自動匯總。這樣，用一個表格就把企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)都集中記錄到一起了。
用子表來記錄相關(guān)信息，這里分享幾點(diǎn)：
一是如果需要導(dǎo)入數(shù)據(jù)，這個表格支持靈活的導(dǎo)入場景，如添加表格時(shí)選擇直接導(dǎo)入、創(chuàng)建子表時(shí)直接導(dǎo)入、在已有子表中導(dǎo)入新數(shù)據(jù)等。但直接在 SeaTable 表格中來記錄數(shù)據(jù)會更加方便。它也有完善的 Python API 可實(shí)現(xiàn)自定義數(shù)據(jù)處理流程；
二是在 SeaTable 表格中直接記錄數(shù)據(jù)時(shí)，可以利用它豐富的列類型，把零散的信息資料都組織到一起，比如在「專利臺賬」中，就用到了單選、文件、日期（多格式）等列類型，非常方便。比如創(chuàng)建單選標(biāo)簽后，雙擊單元格就可以選擇一個單選項(xiàng)；雙擊單元格就可以選擇日期；文件列可上傳多種類型電子文件并支持下載全部時(shí)自動命名。如下圖：
列類型
三是當(dāng)創(chuàng)建好一個子表后，再創(chuàng)建其他子表時(shí)，可通過復(fù)制子表并選擇不復(fù)制記錄，來為另一個子表快速創(chuàng)建列，后續(xù)再調(diào)整即可。如下圖：
復(fù)制子表
通過“提醒規(guī)則”、“自動化規(guī)則”自動預(yù)警臺賬
當(dāng)管理的臺賬記錄越來越多，完全靠人工盯著知識產(chǎn)權(quán)有效期、重要記錄變動等事項(xiàng)，很難保證及時(shí)性和高效化辦公。這時(shí)用表格的自動化提醒功能，就能輕松對臺賬進(jìn)行預(yù)警管理。比如：
通過設(shè)置“提醒規(guī)則”，對「商標(biāo)臺賬」中每個商標(biāo)的“有效期”進(jìn)行監(jiān)控，提前90天自動發(fā)送提醒通知給經(jīng)辦人，通知的消息還可以自定義 引用列的內(nèi)容。演示如下：
提醒規(guī)則
通過設(shè)置“自動化規(guī)則”，對「知識產(chǎn)權(quán)申請表」中自動匯總的“加急”申請，在實(shí)時(shí)自動發(fā)送提醒的同時(shí)，還發(fā)送該申請的“申請編號”、“申請人”、“產(chǎn)權(quán)名稱”到企業(yè)微信群。當(dāng)然，它也有發(fā)送郵件、修改記錄、鎖定記錄等自動操作。演示如下：
自動化規(guī)則
用“數(shù)據(jù)收集表”實(shí)現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)線上申請和自動匯總
在知識產(chǎn)權(quán)申請這個工作流程上，如果知識產(chǎn)權(quán)專員還是完全通過線下、工作群等去一對多的收集、匯總、整理，不僅容易出錯，工作效率也會很低。而在這個臺賬表格中，通過在「知識產(chǎn)權(quán)申請表」上創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)收集表，就可以輕松實(shí)現(xiàn)申請的規(guī)范化收集、自動匯總和整理。
在表格右上角的“表單”中，可以創(chuàng)建傳統(tǒng)的表單和新型的數(shù)據(jù)收集表，它們都可以把收集的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自動匯總到表格。
其中，數(shù)據(jù)收集表是表格界面，填寫人打開共享鏈接或二維碼后，可以按我們設(shè)置好的字段填寫一行或多行數(shù)據(jù)，每個人只能查看、填寫和修改自己的數(shù)據(jù)，所有人填寫的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自動保存和匯總，并進(jìn)入到已設(shè)置好視圖條件的各個表格視圖里，收集人也就是表格管理員可以看到所有數(shù)據(jù)。
來看下操作，創(chuàng)建「知識產(chǎn)權(quán)申請表」，設(shè)置好需要申請人填寫的字段并選擇合適的數(shù)據(jù)類型，就可以進(jìn)入“表單”去創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)收集表了。比如：
- 申請編號：用了“自動序號”類型，可設(shè)置格式，可重置序列號。填寫人增加行時(shí)就會自動顯示出申請編號。
- 加急：用了“勾選”類型，對于要加急的申請，填寫人勾選即可。
- 提交人、提交時(shí)間：分別用了“創(chuàng)建者”、“創(chuàng)建時(shí)間”，它們會自動記錄增加行的用戶昵稱、系統(tǒng)時(shí)間。
- 反饋：用了“長文本”類型，并設(shè)置了只有管理員可編輯。用于輔助知識產(chǎn)權(quán)專員實(shí)時(shí)反饋，申請人可以隨時(shí)查看。
創(chuàng)建數(shù)據(jù)收集表，演示如下：
數(shù)據(jù)收集表
通過“統(tǒng)計(jì)”對臺賬全盤數(shù)據(jù)分析實(shí)時(shí)可視化
對知識產(chǎn)權(quán)臺賬的多維度分析、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等，可以通過表格的“統(tǒng)計(jì)”功能和“高級統(tǒng)計(jì)”插件來快速實(shí)現(xiàn)，圖表類型豐富，設(shè)置非常簡單，初次創(chuàng)建后，自動更新。可以隨時(shí)打開查看。圖表還可以導(dǎo)出。
統(tǒng)計(jì)：可創(chuàng)建統(tǒng)計(jì)表格、基礎(chǔ)的統(tǒng)計(jì)圖表，快速完成數(shù)據(jù)透視
統(tǒng)計(jì)
高級統(tǒng)計(jì)：一鍵添加插件，內(nèi)置BI能力，統(tǒng)計(jì)圖表類型豐富，可增加多個儀表盤，分類清晰，可視化一目了然
高級統(tǒng)計(jì)
總結(jié)
知識產(chǎn)權(quán)部門用一個 SeaTable 表格就輕松建立了臺賬系統(tǒng)，讓企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)管理工作實(shí)現(xiàn)了從線下到線上，從散亂到集中，從無序到規(guī)范，分門別類，清晰可控，永久記錄，可預(yù)警，可多維度統(tǒng)計(jì)分析，大大方便了公司知識產(chǎn)權(quán)的日常管理維護(hù)。
另外，在臺賬表格的權(quán)限管控方面，它也很細(xì)致，比如可設(shè)置子表的查看行、增加行、刪除行、編輯行權(quán)限，可共享單個視圖，可自定義共享；可對全部用戶或共享用戶設(shè)置是否可復(fù)制、導(dǎo)出、打印等權(quán)限，能滿足知識產(chǎn)權(quán)專員、管理層、普通員工或臨時(shí)協(xié)作人員的使用場景。對于不能共享又有查詢需求的場景，它還提供了“數(shù)據(jù)查詢”等外部應(yīng)用。這些，大家都可以靈活去使用。
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