如何強(qiáng)化基層單位文明創(chuàng)建檔案管理（如何強(qiáng)化基層單位文明創(chuàng)建檔案管理工作）
摘要：基層單位文明創(chuàng)建是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，也是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，可以通過(guò)文字、圖片、音視頻等檔案來(lái)表達(dá)和實(shí)現(xiàn)。創(chuàng)建全面化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的基層單位文明創(chuàng)建檔案，對(duì)推動(dòng)各項(xiàng)工作順利有序開(kāi)展具有重要意義。因此，對(duì)于各文明單位和正在積極創(chuàng)建文明單位的基層部門(mén)來(lái)說(shuō)，創(chuàng)建全面規(guī)范的文明單位專(zhuān)項(xiàng)檔案變得十分重要。
一、引言
基層單位文明創(chuàng)建是一個(gè)漫長(zhǎng)、不斷變化的過(guò)程，也是一個(gè)有計(jì)劃、不斷系統(tǒng)化的過(guò)程。因此，收集、篩選和保存好基層單位文明創(chuàng)建檔案資料，成為基層單位文明創(chuàng)建一項(xiàng)必不可少的工作，也是上級(jí)部門(mén)考核基層單位文明創(chuàng)建工作的一項(xiàng)關(guān)鍵依據(jù)，直接影響基層單位文明建設(shè)。
二、檔案管理
基層單位文明創(chuàng)建檔案管理直接反映了基層單位文明創(chuàng)建活動(dòng)的完成情況，在考察時(shí)具有重要參考價(jià)值。文明創(chuàng)建工作是一項(xiàng)耗時(shí)長(zhǎng)、持續(xù)久的工作，材料也不是固定不變的，各基層單位都要建立完善的文明創(chuàng)建檔案管理制度，資料收集人員要在清楚材料收集范圍的基礎(chǔ)上，重視平時(shí)材料的收集、篩選和歸檔工作。
(一)檔案收集
檔案收集工作作為一項(xiàng)比較基礎(chǔ)的工作，主要有隊(duì)伍建設(shè)、班子建設(shè)、活動(dòng)創(chuàng)建、內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)管理、榮譽(yù)表彰等，它包含了文明單位創(chuàng)建活動(dòng)的各個(gè)方面，要求在日常生活中要重視對(duì)原始資料的積累。當(dāng)前來(lái)看，檔案收集包括文字資料、圖片資料和音視頻資料的收集。
1、文字資料。在所有收集的材料中，文字資料占的比例最大。作為最常見(jiàn)的收集對(duì)象和最傳統(tǒng)的展現(xiàn)方式，文字資料是相對(duì)成熟的一項(xiàng)資料。資料收集人員要認(rèn)真依據(jù)考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)單位活動(dòng)的各種文字材料進(jìn)行收集，各個(gè)部門(mén)加強(qiáng)合作，使各方面文字資料都能得到留存?zhèn)浒浮?
2、圖片資料。和文字資料相比，圖片資料更加簡(jiǎn)明、形象，在展現(xiàn)文明單位風(fēng)采方面起關(guān)鍵作用。圖片資料不僅使材料種類(lèi)更加豐富，而且能夠充分展現(xiàn)創(chuàng)建活動(dòng)風(fēng)采，體現(xiàn)單位和員工的精神風(fēng)貌。
3、音視頻資料。在日常工作中，文字、圖片資料在儲(chǔ)存、傳遞信息上具有一定的局限性，這時(shí)候，音視頻資料就發(fā)揮了補(bǔ)充和替代作用。和圖片資料相比，音視頻資料可以更加全面直觀地展示活動(dòng)內(nèi)容，更好地還原創(chuàng)建活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)。
不論哪種資料，都應(yīng)該隨時(shí)收集保存，因此，資料收集工作顯得更加重要[1]。單位組織各項(xiàng)活動(dòng)之前，都應(yīng)該提前做好相應(yīng)資料收集方案，確保活動(dòng)結(jié)束后能得到結(jié)果類(lèi)資料。
(二)檔案整理
考核文明單位有很多精細(xì)化的指標(biāo)，會(huì)有大量且復(fù)雜的整理工作。所以，在資料收集之前，就應(yīng)該按照一定的原則，使收集到的資料既全面又能展現(xiàn)活動(dòng)特色。
1、資料選擇。每次創(chuàng)建活動(dòng)都會(huì)有大量的材料產(chǎn)生，資料收集人員在進(jìn)行資料收集之前就應(yīng)該嚴(yán)格按照考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行各類(lèi)資料的篩選工作，依據(jù)活動(dòng)創(chuàng)建具體情況逐條逐項(xiàng)收集，在做到全面的同時(shí)，盡力簡(jiǎn)潔、不冗余。
2、資料分類(lèi)?；顒?dòng)創(chuàng)建工作資料在收集中選擇，在選擇中分類(lèi)，環(huán)環(huán)相扣，緊密連接。由選擇到歸類(lèi)是越來(lái)越精細(xì)化的過(guò)程，根據(jù)考核中的具體指標(biāo)層層劃分。一定要注意，如果分類(lèi)時(shí)的類(lèi)別太大，會(huì)導(dǎo)致材料的內(nèi)容過(guò)于籠統(tǒng)，沒(méi)有辨識(shí)度。類(lèi)別太小又會(huì)過(guò)于繁雜，使工作量大大增加。建議根據(jù)基層單位的具體情況來(lái)進(jìn)行分類(lèi)。歸類(lèi)工作主要圍繞“細(xì)”字來(lái)進(jìn)行，按照指標(biāo)要求把篩選出的資料分類(lèi)細(xì)化到每個(gè)小指標(biāo)，為之后的上報(bào)考評(píng)工作打好基礎(chǔ)。
3、資料編序。資料分類(lèi)后要排序，并制定目錄，一個(gè)分類(lèi)一個(gè)目錄，內(nèi)容可以按照時(shí)間順序或者具體指標(biāo)順序來(lái)排列。目錄無(wú)具體格式，可以按照本單位實(shí)際情況編制。編序工作要體現(xiàn)創(chuàng)建活動(dòng)特色，匯編內(nèi)容要詳略得當(dāng)，突出本單位的特色工作、項(xiàng)目、經(jīng)驗(yàn)等，將本單位文明創(chuàng)建特色做大、做強(qiáng)。
(三)檔案保存
文明單位的評(píng)測(cè)時(shí)間一般比較長(zhǎng)，資料的保存就顯得尤為重要。再加上檔案具有不可再生性，因此在存放方面具有較高的要求。
1、文件盒保存。檔案要隨時(shí)采集隨時(shí)分類(lèi)，放到統(tǒng)一的文件盒里，依據(jù)生成時(shí)間或者具體內(nèi)容進(jìn)行編序，滿(mǎn)足一類(lèi)一盒，在文件盒的外面做好注釋?zhuān)奖悴檎液凸芾怼?
2、檔案柜保存。文件盒要放入特定的檔案柜中，如果不能滿(mǎn)足條件，也可以在檔案柜中安排專(zhuān)門(mén)區(qū)域存放創(chuàng)建工作檔案。另外，檔案柜要避免火災(zāi)、潮濕、蟲(chóng)害等帶來(lái)的損壞，確保創(chuàng)建工作檔案的安全干凈。
三、管理模式
檢查單位文明創(chuàng)建工作檔案包含了基層單位文明創(chuàng)建活動(dòng)考核期間的方方面面，體現(xiàn)了文明創(chuàng)建活動(dòng)開(kāi)展的具體情況。很多歷屆文明單位已經(jīng)制定了較為完善的文明創(chuàng)建工作檔案管理制度，在管理模式方面總結(jié)出很多寶貴經(jīng)驗(yàn)。
1、制定規(guī)劃。在歷屆文明單位創(chuàng)建活動(dòng)開(kāi)始之前，按照上級(jí)部門(mén)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以本單位具體情況為基礎(chǔ)制定本次文明創(chuàng)建活動(dòng)規(guī)劃。工作人員要掌握該單位文明創(chuàng)建活動(dòng)規(guī)劃的具體內(nèi)容，做到有備無(wú)患。對(duì)于隨時(shí)提出的文明創(chuàng)建要求，要盡快歸納到資料采集的準(zhǔn)備工作中去。
2、有序進(jìn)行?；鶎訂挝晃拿骺己酥芷陂L(zhǎng)，文明創(chuàng)建活動(dòng)內(nèi)容豐富，而且是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，每次創(chuàng)建活動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生大量的文字、圖片、音視頻等資料?；鶎訂挝辉谄綍r(shí)收集資料時(shí)要認(rèn)真按照隨時(shí)收集隨時(shí)分類(lèi)的要求，避免遺漏。同時(shí)，可以對(duì)資料進(jìn)行簡(jiǎn)單整理，去除多余的材料，留下關(guān)鍵的、重要的資料，避免資料過(guò)多，降低屆滿(mǎn)前檔案資料整理的工作量。
3、增強(qiáng)保障。伴隨傳統(tǒng)紙質(zhì)資料、圖片檔案、音視頻檔案等形式和數(shù)量越來(lái)越多，每個(gè)活動(dòng)文明創(chuàng)建單位要按照每種檔案存放使用的具體標(biāo)準(zhǔn)，使文明創(chuàng)建工作檔案的管理設(shè)備和環(huán)境得到完善，保證文明單位檔案管理工作穩(wěn)定進(jìn)行[2]。另外，還要增加對(duì)應(yīng)的資料采集和管理人員，動(dòng)員更多的人來(lái)進(jìn)行宣傳，提升人們參與的主動(dòng)性，使人們更加積極主動(dòng)地提交資料。
4、總結(jié)完善。文明單位創(chuàng)建工作是一個(gè)慢慢發(fā)展的過(guò)程，在此過(guò)程中要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善和規(guī)范。每一次文明單位創(chuàng)建工作完成后，要仔細(xì)研究總結(jié)本屆文明單位創(chuàng)建工作經(jīng)驗(yàn)，查漏補(bǔ)缺。對(duì)檔案收集整理中的優(yōu)秀合理做法進(jìn)行大力宣傳，對(duì)總結(jié)出來(lái)的問(wèn)題逐條改正并給出預(yù)防方案，確保基層單位文明創(chuàng)建檔案管理工作平穩(wěn)進(jìn)行。
四、對(duì)策及建議
(一)活動(dòng)內(nèi)容上更具特色。文明單位考察標(biāo)準(zhǔn)都是制定好的，所有的參評(píng)單位都需要依據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行資料的采集篩選。在此背景下，工作人員在收集考核資料時(shí)很多材料的內(nèi)容都是一致的。想要自己?jiǎn)挝坏目己速Y料在各參評(píng)單位中吸人眼球，讓人印象深刻，展現(xiàn)創(chuàng)建特色相當(dāng)必要。工作人員在資料采集時(shí)要抓住關(guān)鍵點(diǎn)，突出特點(diǎn)，以發(fā)展為基礎(chǔ)，在內(nèi)容基本一致的工作檔案材料中，做到“人無(wú)我有，人有我優(yōu)”。
(二)活動(dòng)形式上更加豐富。文明單位考核工作要做到紙質(zhì)材料、音頻、電子文檔等資料相輔相成。怎樣正確合理地使用新方式來(lái)展現(xiàn)文明單位創(chuàng)建活動(dòng)的特點(diǎn)，使考核資料更加多元化[3]?；鶎訂挝晃拿鲃?chuàng)建應(yīng)該在做好紙質(zhì)檔案收集整理工作的基礎(chǔ)上，逐步完善規(guī)范電子化檔案。大力提倡電子檔案管理模式符合當(dāng)前綠色環(huán)保和可持續(xù)的發(fā)展觀念，管理部門(mén)應(yīng)該不斷完善電子化檔案考核制度，這不但有利于節(jié)省能源和辦公成本，也解決了紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間大的問(wèn)題。同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行考核與探討，可以快速總結(jié)、推廣檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，全面提升文明單位創(chuàng)建能力。
(三)建立健全檔案管理制度?；鶎訂挝粦?yīng)該給專(zhuān)(兼)職文明創(chuàng)建檔案工作人員組織全面的培訓(xùn)探討機(jī)會(huì)，例如文明單位之間可以經(jīng)常舉辦檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，提升基層單位文明創(chuàng)建檔案的管理能力;組織文明單位創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)成員對(duì)檔案管理工作開(kāi)展情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)改正和解決，確保創(chuàng)建檔案管理工作平穩(wěn)進(jìn)行;將文明單位創(chuàng)建檔案管理工作的考核結(jié)果納入年終績(jī)效考核中，對(duì)工作中表現(xiàn)突出的人員給予一定獎(jiǎng)賞，提升檔案管理人員工作的積極主動(dòng)性。
五、結(jié)語(yǔ)
綜上，把精神文明建設(shè)與檔案管理工作融為一體，進(jìn)一步增強(qiáng)基層單位文明創(chuàng)建檔案管理工作，建立系統(tǒng)、完善、規(guī)范的創(chuàng)建文明單位活動(dòng)檔案，對(duì)于回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作，不斷深化創(chuàng)建文明單位活動(dòng)，促進(jìn)文明單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展有著重要的影響。
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作者：汪鍵(湖南省木偶皮影藝術(shù)保護(hù)傳承中心)
