檔案知識分享 – 《科學技術研究項目檔案管理規(guī)范》解讀（《科學技術研究檔案管理規(guī)定》）
大家好，今天兌觀科技小編又為大家分享檔案管理干貨了，本篇分享主要內容為——《科學技術研究項目檔案管理規(guī)范》解讀。
《科學技術研究項目檔案管理規(guī)范（DA/T 2—2023）（以下簡稱《規(guī)范》）是由國家檔案局經濟科技檔案業(yè)務指導司牽頭制定的檔案行業(yè)推薦標準。該標準于2023年5月29日發(fā)布，2023年12月1日開始實施。《規(guī)范》是在國家的科技政策、科技體制改革深化發(fā)展時代背景下，緊密結合時代特色，配合國家檔案局、科技部15號令宏觀層面的落地實施，具有一定實踐可操作性，對有效引導我國科研項目檔案的規(guī)范化管理，維護科研檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，將起到良好的指引作用。
該標準共13章，兩個附錄。其中第1～3章為范圍、規(guī)范性引用文件、術語與定義，為標準固定內容；第4～5章對科研檔案管理原則和部門職責內容管理原則進行了明確；第6～11章提出了科研文件材料形成、整理與歸檔以及科研檔案保管、利用、鑒定、處置的要求、方式和方法；第12章是科研檔案驗收（審查）或績效評價的形式與內容；第13章重點表述了科研電子文件歸檔與科研電子檔案管理。該標準代替《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T 2—1992），除結構調整和編輯性改動外，主要修訂內容如下。
完善科研檔案定義和相關術語
DA/T 2—1992中規(guī)定了3個術語的定義，即“科研課題”“科研課題文件”和“科研課題檔案”，《規(guī)范》在修訂時體現(xiàn)出與時俱進性，科學性也進一步提高。一是明確了科研課題、科研項目的定義，區(qū)分了科研項目、科研課題的關系，明確提出“科研項目范圍包括縱向科研項目、橫向合作開發(fā)項目和自籌科研項目等。一個科研項目可由若干個科研子項目組成或由一個或幾個科研課題組成”。區(qū)分科研課題和科研項目，便于統(tǒng)一認識，更有助于說明科研文件和檔案的來源特征，以及其他相關的活動特征和概念的外延特征。
二是《規(guī)范》將科研文件材料定義完善為“在科研項目的立項論證、研究實施及過程管理、項目驗收或績效評價、成果管理等過程中形成的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的信息記錄以及標本、樣本等實物”。該定義表述細化了科研檔案形成過程中的關鍵節(jié)點，增加了科研檔案的實物形態(tài)，音頻、視頻載體形態(tài)。三是術語部分增加了科學數據、科研電子文件、科研電子檔案、科研項目管理系統(tǒng)、科研電子檔案管理信息系統(tǒng)的術語和定義，對應和解釋了《規(guī)范》正文中所提到的術語，也適應了科研項目管理時代的特征。
理清科研檔案管理原則和管理責任
DA/T 2—1992各責任主體的權責表述不夠明晰?！兑?guī)范》第4章、5章增加了對科研檔案管理原則的要求和部門職責的要求。第4章規(guī)定了科研檔案管理遵循的工作原則，即“實行集中統(tǒng)一管理”的原則，建立健全管理制度，在人員、設備設施給予條件保障；提出“單位應把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程”，將科研檔案納入科研項目全過程管理，納入流程和人員考核；對一些特殊責任事項進行了專門說明，“取得負結果或因故終止、撤銷的重要科研項目形成的文件材料也應歸檔負結果”；規(guī)定科研電子文件歸檔和電子檔案管理“納入本單位信息化和檔案信息化建設規(guī)劃”，對科研檔案信息化提出總體要求。
分工明確、權責界限清楚且職責落實到部門和人是實現(xiàn)權責明晰的第一步。《規(guī)范》第5章對科研檔案管理工作中涉及的各部門，包括科研管理部門、科研承擔部門、檔案部門、信息技術部門、保密部門，以及科研文件積累歸檔主體，即項目負責人和文件管理人員分別進行了明確的職責規(guī)定，并特別提出了“科研項目承擔單位對所承擔科研項目的檔案工作負總責”要求。明晰的科研檔案管理職責規(guī)定，體現(xiàn)了各司其職、分工協(xié)作、共同配合完成科研檔案管理的思想，有利于提高科研檔案管理的規(guī)范性，保證了科研檔案管理的順暢性與執(zhí)行性。
規(guī)范科研文件收集和整理
《規(guī)范》規(guī)定“科研文件的管理”，按科研文件管理的業(yè)務環(huán)節(jié)，從科研文件的形成收集、整理、歸檔移交提出了建設性要求。
《規(guī)范》對“科研文件的形成、收集”的要求，一是對科研文件的制作質量提出明確要求，即“應采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式”。二是對歸檔范圍提出了“科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、項目驗收或績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料（含科學數據）均應納入歸檔范圍”?！兑?guī)范》在歸檔范圍上更為詳細全面，尤其強調研究實施及過程管理階段的科學數據與研制的樣機、樣品、標本等實物，體現(xiàn)了對科學數據、實物檔案和過程性科研文件材料的重視。三是科技項目文件的保管期限以項目保存價值為基礎劃分，對保管期限修訂為永久和定期。
《規(guī)范》對“科研文件的整理”要求，一是調整科研檔案分類。科研文件的分類一直是科研檔案管理爭議較多的問題，DA/T 2—1992是“按學科、專業(yè)進行分類，排列”，目前看來不夠全面?！兑?guī)范》提出按照項目類型、學科專業(yè)、年度進行分類，更為科學、適用。二是DA/T 2—1992對檔案的“編目”要求包括：“編制檔號”“編制案卷總目錄，根據實際需要著錄、標引”“編制各種檢索目錄”等。這些要求不夠明確，顆粒度較粗?！兑?guī)范》修訂時將檔號的編制規(guī)則和具體的編碼要求予以明確，給出參考范式。三是對科研文件的整理包括科研文件材料的分類、組件、組卷、編號、編目、修整、裝訂、裝盒、排架以及不同載體文件整理規(guī)范，進行了詳細的規(guī)定，體現(xiàn)管理流程的持續(xù)優(yōu)化和可操作性。
《規(guī)范》對“科研文件的歸檔”提出詳細要求，如在科研項目（科研課題）結題驗收后3個月內移交、獎勵申報、推廣應用階段產生的文件材料應在相關工作完成后1個月內移交，研究周期長的科研項目可分階段或按科研課題及時歸檔移交。這些規(guī)范性要求的實施，將有助于保證科研項目文件歸檔工作的順利進行。
細化科研項目檔案的管理
《規(guī)范》提出了科研檔案的保管要求，如“八防”措施要求、涉密檔案的管理要求及開展傳統(tǒng)載體科研檔案數字化工作等要求。對多個單位協(xié)作完成的科研項目，提出了檔案保管的歸屬問題，“由牽頭單位保存一套完整檔案，參與單位保存本單位承擔任務中形成科研文件材料的同時，將副本或復制件送交牽頭單位”，對跨學科、跨領域、跨機構開展研究的科研項目的檔案管理提出保管要求，避免這一領域由于權責不清形成的管理“真空”造成科研檔案材料的流失。
鼓勵科研檔案信息的共享利用
《規(guī)范》要求“檔案部門應組織建立科研檔案共享與利用機制，制定科研檔案共享與利用制度”。這一規(guī)定強化了科研檔案信息的高效管理、開放共享和深度開發(fā)利用，是對國家科技政策的促進創(chuàng)新能力的回應?！兑?guī)范》同時具體規(guī)定了科研項目檔案的提供利用的機制要求、利用手續(xù)與歸還，利用效果登記、開發(fā)的方式、方法和知識產權等問題等，對科研檔案資源的開發(fā)利用深度進一步拓展，也體現(xiàn)了堅持科研檔案開放共享利用與保密安全相統(tǒng)一原則。
優(yōu)化科研檔案驗收制度
《規(guī)范》在科研項目現(xiàn)實科研績效評價方式改革的基礎上，對科研檔案驗收（審查）或績效評價開展組織、驗收主要內容、驗收/審查程序提出要求：一是明確了科研項目檔案驗收總體要求，“實行驗收（審查）或績效評價制的科研項目應進行科研檔案驗收（審查）或績效評價”。二是“按照科研項目的大小（投資規(guī)模、項目創(chuàng)新度）、專業(yè)類別等采用不同的驗收方法”分類分級原則進行驗收組織。三是驗收內容“主要包括科研檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性”。四是對驗收審查方式、流程以及驗收專家要求都作了明確的規(guī)定。明確了科研檔案驗收節(jié)點，同時進一步增強驗收審查方式靈活性，減輕了科研活動驗收對檔案驗收強依附性。
增加科研電子文件、電子檔案管理要求
新增科研電子文件與電子檔案相關管理要求，是《規(guī)范》的重要內容，符合當前科研檔案管理信息化趨勢以及電子文件單套制歸檔要求?！兑?guī)范》新增了電子文件、電子檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、處置等方面的相關要求，以注重基礎數據、記錄保存的思想，對科研項目電子文件和電子檔案的管理提供科學有效的指導。
一是對科研電子檔案管理系統(tǒng)建設提出具體功能需求，“系統(tǒng)建設時應充分考慮科研電子文件歸檔要求”“應具備收集、整理、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計、鑒定、審計、備份、系統(tǒng)管理等基本功能”“接口具備數據封裝、傳輸、檢測、反饋、標記等基本功能”。
二是提出了與科研電子文件歸檔有關元數據、歸檔范圍時間、歸檔格式方式及歸檔檢測的具體規(guī)定?！按_保文件內容及元數據齊全完整”、科研電子文件“歸檔格式應符合格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用等要求”“電子文件歸檔應基于安全的網絡環(huán)境或專用離線存儲介質，采用在線歸檔或離線歸檔方式”；考慮到科研文件的“單軌制”和“雙軌制”的不同要求，規(guī)定“符合國家有關規(guī)定形成或接收和管理的科研電子文件，可僅以電子形式歸檔保存”“對接收的科研電子檔案進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測”。
三是提出科研電子檔案整理編目、保管要求、鑒定銷毀等方法和要求?！翱蒲须娮訖n案存儲應實施在線存儲和離線存儲”，同時應做到“每年應對科研電子檔案可讀性進行評估”“科研電子檔案不可讀取風險的，應對科研電子檔案進行遷移”。加強與規(guī)范科研電子文件、電子檔案的收集管理，促進科研檔案管理的信息化水平的提升，是科研檔案管理跟上數字化轉型大趨勢的重大舉措。
修訂歸檔范圍和規(guī)范性表格式樣
《規(guī)范》根據不同性質科研項目的特點，對附錄A歸檔范圍重新劃分科研項目階段進而細化科研文件材料歸檔范圍，并按照基礎研究、應用研究、開發(fā)研究三大類分別規(guī)定了科研文件材料的歸檔范圍。以附錄B形式給出了科研檔案管理常用表格包括檔案整理、檔案交接登記、檔案利用、檔案驗收等模板樣式，給微觀層面的具體執(zhí)行與操作提供范式參考，以便更好落地實施。
