設(shè)計(jì)師如何管理自己的文檔（設(shè)計(jì)師如何管理自己的文檔內(nèi)容）

隨著項(xiàng)目的積累，我們的文件目錄會(huì)變得十分的盤(pán)大，如果不好好管理，將會(huì)變得一團(tuán)糟，有時(shí)會(huì)影響到我們工作的效率與心情，好的文檔管理方式會(huì)在一定程度上讓我們的工作更加有序，即時(shí)文件目錄再多，按照已經(jīng)制定好的規(guī)則，也能夠快速的查詢(xún)到目標(biāo)文件。這次就我個(gè)人研究對(duì)比，做一次小的分享，希望能對(duì)大家有所幫助。

三種有效管理文檔的方法：

1. 文件夾/文件規(guī)范命名
2. 文檔版本控制
3. 云盤(pán)同步備份

通過(guò)以上三種方式的配合使用，能有效的幫助我們實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

• 通過(guò)規(guī)范命名：對(duì)項(xiàng)目文件/個(gè)人文檔進(jìn)行分類(lèi)，方便查找
• 文檔版本控制：減少自己對(duì)文檔的復(fù)制備份，自動(dòng)構(gòu)建關(guān)鍵歷史版本，即使誤刪也能找回，按需 求還原到某一個(gè)歷史節(jié)點(diǎn)的文檔狀態(tài)
• 云盤(pán)同步備份：對(duì)十分重要的文檔進(jìn)行同步備份，有修改則會(huì)馬上實(shí)時(shí)備份

我們已經(jīng)知道了這三種方法，又應(yīng)該如何去落實(shí)實(shí)現(xiàn)呢？

方法一：文件夾/文檔規(guī)范命名

1. 首先先制定一下我們命名的一些規(guī)則

我們常見(jiàn)的版本命名格式為 [name].x.y.z-[state]

• name為可選字段,一般為 v,表示 version
• x.y.z 為各版本的序號(hào)，遵循語(yǔ)義化版本命名規(guī)范。 實(shí)際上基于此規(guī)范,不應(yīng)該在版本前出現(xiàn) name 字段
• state 可選字段,表示版本狀態(tài),例如 b 表示 beta 測(cè)試版,其他常見(jiàn)狀態(tài),后有詳述

什么是語(yǔ)義化版本命名規(guī)則？

核心規(guī)則如下：

• 0.y.z 表示開(kāi)發(fā)階段，一切可能隨時(shí)改變，非穩(wěn)定版。
• 1.0.0 界定此版本為初始穩(wěn)定版，后面的一切更新都基于此版本進(jìn)行修改。

版本狀態(tài)如下：

2. 了解命名規(guī)則后，我們就可以對(duì)我們工作站常用的文件夾/文檔進(jìn)行合理命名

對(duì)正在進(jìn)行的項(xiàng)目：做好項(xiàng)目分類(lèi)，區(qū)分文件夾，歸類(lèi)不同項(xiàng)目文件

• 外層文件夾名：iwork或項(xiàng)目project
• 一級(jí)文件夾名： 日期_項(xiàng)目名 例：2018_0115_項(xiàng)目名
• 二級(jí)文件夾名：version_1.0（對(duì)重要改變進(jìn)行此二級(jí)）
• 三級(jí)文件夾名：按照工作內(nèi)容所需進(jìn)行排布

對(duì)已經(jīng)完結(jié)的項(xiàng)目：及時(shí)整理命名好，放入Archive存檔庫(kù)

命名：項(xiàng)目名（項(xiàng)目編號(hào)）_版本_開(kāi)始結(jié)束時(shí)間

例：蝸牛APP項(xiàng)目_V1.0.1_2018/01/25-03/15

蝸牛APP項(xiàng)目_V1.0.1_2018_01250315

如下圖所示，將各個(gè)層級(jí)的文件夾命名展示出來(lái)了，對(duì)應(yīng)項(xiàng)目是否有相應(yīng)版本，有的話(huà)命名可加上對(duì)應(yīng)版本號(hào)

方法二：對(duì)文檔進(jìn)行版本管理

如圖所示，我們?cè)谶M(jìn)行版本更迭的時(shí)候，文檔的升級(jí)維護(hù)比較簡(jiǎn)單易行，通過(guò)不同文件夾進(jìn)行版本升級(jí)管理。而要想回到歷史版本則困難許多。

而現(xiàn)實(shí)中，設(shè)計(jì)的工作經(jīng)常進(jìn)行改稿，常常會(huì)出現(xiàn)這種情況，當(dāng)你改到第7第8稿時(shí)，客戶(hù)來(lái)一句還是第3稿合適，然而我們往往對(duì)文件的命名是這樣的是不是很抓狂

如果對(duì)每一份改動(dòng)，都采取另存一份的方式，我們的項(xiàng)目庫(kù)會(huì)變的十分的臃腫龐大，不方便我們對(duì)數(shù)據(jù)的管理。除此之外，實(shí)際中，我們常常會(huì)進(jìn)行一些小修改，忘記保存一份新的備份，這時(shí)我們想要文件回到過(guò)去式，就真的不是那么容易了。

同樣的，我們?cè)诠ぷ髦杏行┪臋n是需要多人協(xié)作的，傳統(tǒng)的本地文檔已經(jīng)無(wú)法讓團(tuán)隊(duì)高效的完成這一事務(wù)，涌現(xiàn)出了很多新型的文檔編輯平臺(tái)，方便團(tuán)隊(duì)協(xié)作制作文檔，并且支持導(dǎo)出本地格式文件。如QQ的在線(xiàn)文檔功能、石墨文檔、印象筆記團(tuán)隊(duì)版，都是可以配置相應(yīng)的權(quán)限，支持多人在線(xiàn)對(duì)同一文件進(jìn)行編輯查看。具備操作歷史查看，可以將文檔還原到具體對(duì)應(yīng)的狀態(tài)。

而我們正是需要如同在線(xiàn)文檔一樣的方式來(lái)管理我們工作時(shí)產(chǎn)生的諸多設(shè)計(jì)文件，有了這樣的版本控制，我們不需要擔(dān)心正在處理的文檔會(huì)被覆蓋，我們唯一要專(zhuān)注的就是手頭的文件，進(jìn)行保存。

如何達(dá)到這樣的目的？我們可以采取的方式有：Git和SVN

簡(jiǎn)單介紹SVN

基本概念：SVN 的工作依賴(lài)于一個(gè)「遠(yuǎn)程庫(kù)」或者稱(chēng)呼為「數(shù)據(jù)中心」。我們可以在本地搭建這個(gè)數(shù)據(jù)中心。接著，在從數(shù)據(jù)中心 Check out 文件，我們稱(chēng)呼為「本地?cái)?shù)據(jù)」，我們把本地?cái)?shù)據(jù)修改好了，再用「命令」commit 一下給「數(shù)據(jù)中心」。這樣，數(shù)據(jù)中心就會(huì)把我們的修改記錄在案，并把以前的舊數(shù)據(jù)做備份。總結(jié)一下，就是推陳出新，完成修改產(chǎn)生一個(gè)新數(shù)據(jù)，舊數(shù)據(jù)自動(dòng)生成備份

簡(jiǎn)單介紹Git

Git對(duì)待數(shù)據(jù)的方式和SVN是不同的， SVN以文件變更列表的方式存儲(chǔ)信息。 將保存的信息看作是一組基本文件和每個(gè)文件隨時(shí)間逐步累積的差異。存儲(chǔ)每個(gè)文件與初始版本的差異，如下圖所示：

Git 不按照以上方式對(duì)待或保存數(shù)據(jù)。 反之，Git 更像是把數(shù)據(jù)看作是對(duì)小型文件系統(tǒng)的一組快照。 每次你提交更新，或在 Git 中保存項(xiàng)目狀態(tài)時(shí)，它主要對(duì)當(dāng)時(shí)的全部文件制作一個(gè)快照并保存這個(gè)快照的索引。 為了高效，如果文件沒(méi)有修改，Git 不再重新存儲(chǔ)該文件，而是只保留一個(gè)鏈接指向之前存儲(chǔ)的文件。 Git 對(duì)待數(shù)據(jù)更像是一個(gè) 快照流。如下圖所示：

對(duì)比Git與SVN后，最終我選擇了Git這樣的方式來(lái)進(jìn)行我項(xiàng)目文檔的版本控制：

團(tuán)隊(duì)協(xié)作時(shí)的流程，可以構(gòu)建一個(gè)本地局域網(wǎng)Git服務(wù)器（私密性高），或者采用網(wǎng)絡(luò)Git倉(cāng)庫(kù)如Github創(chuàng)建項(xiàng)目倉(cāng)（空間有限，私密性差）

個(gè)人使用時(shí)的流程，只需要切斷遠(yuǎn)程服務(wù)器的連接，即可構(gòu)建本地的Git項(xiàng)目管理，如果需要云端服務(wù)可以使用Github臨時(shí)創(chuàng)建項(xiàng)目倉(cāng)庫(kù)，項(xiàng)目完結(jié)后可以刪除，節(jié)省空間

接下來(lái)，介紹下本人如何使用Git來(lái)進(jìn)行文檔的版本管理：

• 適用范圍：個(gè)人本地項(xiàng)目管理、兼具網(wǎng)絡(luò)Git倉(cāng)庫(kù)（Github.com）
• 使用工具：Gitkraken工具（支持mac/win）、github網(wǎng)絡(luò)倉(cāng)庫(kù)（需賬戶(hù)注冊(cè)）

1. 下載安裝Gitkraken，并注冊(cè)github賬號(hào)https://github.com/

2. 登錄Gitkraken后，點(diǎn)擊文件夾圖標(biāo)，選擇link關(guān)聯(lián)本地項(xiàng)目庫(kù)即可

3. 如果需要關(guān)聯(lián)遠(yuǎn)程倉(cāng)庫(kù)，例如關(guān)聯(lián)Github，則需點(diǎn)擊remote填寫(xiě)遠(yuǎn)程的url即可

GitHub項(xiàng)目里找到如下圖的ssh，復(fù)制到上面的push URL中：

使用git管理的文件在本地會(huì)有下面三個(gè)過(guò)程：

1. 已修改(modified)：就是你修改了在git管理下的文件
2. 已暫存(staged)：就是將你修改的文件放在緩存區(qū)中，等待處理
3. 已提交(committed)：就是在你的本地確定了你這次保存在緩沖區(qū)中的文件與上一次committed的文件一起，為一個(gè)版本，這里先不要考慮遠(yuǎn)程的情況，到此為止，本地能完成的事情已經(jīng)完成了。

而Gitkraken的布局十分簡(jiǎn)單，很方便我們理解在它的管理下，我們文檔產(chǎn)生數(shù)據(jù)的進(jìn)程。

當(dāng)我們隊(duì)項(xiàng)目文件夾進(jìn)行任何的操作：添加新文件、更改文件數(shù)據(jù)、移動(dòng)文件位置在臨時(shí)倉(cāng)都會(huì)記錄下我們的操作記錄，此時(shí)你如果有想要反悔的操作通過(guò)ctrl z無(wú)法實(shí)現(xiàn)，可以在臨時(shí)倉(cāng)進(jìn)行查看，進(jìn)行復(fù)原；當(dāng)我們的修改進(jìn)行到一定階段，你覺(jué)得有必要進(jìn)行一次記錄，此時(shí)點(diǎn)擊stage all change，將此前所有的修改記錄進(jìn)行提交，這時(shí)你還是有時(shí)間進(jìn)行檢查的，看看有哪些遺漏，確定無(wú)誤，進(jìn)行記錄的命名與描述，點(diǎn)擊提交將會(huì)將記錄提交到本地倉(cāng)庫(kù);如果你關(guān)聯(lián)了遠(yuǎn)程倉(cāng)庫(kù)GitHub，可以將此次修改push到遠(yuǎn)程倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行備份。

我們?cè)谑褂胮s的時(shí)候進(jìn)行到一定階段也會(huì)另存一個(gè)版本，你會(huì)問(wèn)這樣有什么意義？

意義在于ps軟件的另存只是將你對(duì)ps這一個(gè)文件的操作進(jìn)行了備份，要知道我們?cè)陧?xiàng)目中，往往變化的不只是設(shè)計(jì)，還有與設(shè)計(jì)對(duì)接的需求、文檔、參考文件，這些統(tǒng)統(tǒng)在項(xiàng)目庫(kù)中，而gitkraken可以對(duì)整個(gè)項(xiàng)目庫(kù)進(jìn)行記錄，即將當(dāng)前所有與項(xiàng)目相關(guān)的文件進(jìn)行記錄，這一版的修改才是完整的修改記錄，而不是單個(gè)ps文件。

在提交的存檔記錄中，如果有一天你誤刪了項(xiàng)目中的文件，可以找到對(duì)應(yīng)的記錄（為什么要進(jìn)行記錄命名就是為了方便查找）右鍵reset到這個(gè)版本。

通過(guò)undo與redo來(lái)取消你的操作或重做此操作：

方法三：同步盤(pán)使用

此方式方便對(duì)經(jīng)常修改的文件進(jìn)行實(shí)時(shí)備份

可使用的工具如下：

• 百度云：百度云盤(pán)同步，快速簡(jiǎn)便，有100個(gè)歷史版本記錄，缺點(diǎn)就是必須是會(huì)員
• 堅(jiān)果云：免費(fèi)1g上傳流量，3g下載流量，要想更多需收費(fèi)
• 群暉私有云：通過(guò)安裝Drive應(yīng)用，配置同步盤(pán)，在局域網(wǎng)內(nèi)速度很快，前提是你要購(gòu)置群暉私有云

建議無(wú)需將項(xiàng)目所有文件進(jìn)行同步，可以創(chuàng)建一個(gè)文檔資料庫(kù)，同樣的按照規(guī)范文檔步奏命名好文件名，將通用的一些文檔資料，素材資源放置

本人使用的是群暉私有云，配置安裝了Drive，界面簡(jiǎn)潔，相當(dāng)于一個(gè)簡(jiǎn)潔版的百度云盤(pán)了，且有歷史版本記錄，可以返回歷史版本。

總結(jié)

在項(xiàng)目中，我們總是被很多其他的小意外打亂步伐，在實(shí)踐中我們要總結(jié)方法，加以利用，既能保證我們項(xiàng)目文檔的安全性、可用性、整潔性，又能大大減少這些小意外導(dǎo)致的時(shí)間損耗，讓我們更加專(zhuān)注于項(xiàng)目本身和設(shè)計(jì)這件事上。一個(gè)優(yōu)秀的設(shè)計(jì)師，不僅僅要做好的設(shè)計(jì)，也要善于管理自己的文件。通過(guò)以上介紹的三種方法的使用，相信大家有了一個(gè)初步認(rèn)識(shí)，再通過(guò)后期項(xiàng)目中的實(shí)踐，相信會(huì)對(duì)大家在文檔整理效率上有所幫助。能夠幫助我們提高效率的工具有很多，在實(shí)踐中運(yùn)用起來(lái)才能發(fā)揮他們的真正作用。

謝謝各位的閱讀，本次分享就到這里結(jié)束！

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