某物業(yè)服務(wù)公司運營物資采購流程管理制度（物業(yè)公司物品采購制度）
一、目的
為了提高資金使用效率，降低采購成本，同時提高公司采購效率，能及時購買各項目所需物資、設(shè)備，進而保障各項目工作正常運行，保證公司利益，特制訂本制度。
二、適用范圍
用于物業(yè)管理項目中物業(yè)服務(wù)和工程維修的專項物資，維修材料、維修工具、消防、保安、保潔、綠化相關(guān)部門所需物資，以及其他未涉及的物資采購。
三、職責
（一）名譽總經(jīng)理負責審批各類物資采購合同、各類物資采購申請，如《年度物資采購計劃》、《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計劃》、《月度物資采購計劃》、《月度設(shè)施維保和增加申請表》、《應(yīng)急物資采購申請表》、《預(yù)算外物資采購申請表》的采購申請審批；
（二）各區(qū)域總經(jīng)理負責（一）中所列項目的報銷審核，對報銷的金額、物品與申請單的相符性負責；
（三）各項目部負責物資采購、設(shè)備設(shè)施維修和增加的申請，負責現(xiàn)場所需物資、設(shè)備設(shè)施的進場驗收、分發(fā)、庫房管理、建立物資入庫臺賬，并定期辦理付款手續(xù)；
（四）工程管理部為物資采購定價的主管部門，負責擬訂招標（比價）工作流程和工作規(guī)范、設(shè)備采購招標和比質(zhì)比價，實施采購；
（五）綜合管理部對各項目采購計劃信息匯集、核對報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審簽；
（六）品質(zhì)管理部負責監(jiān)督采購招標、比質(zhì)比價過程，審定合格供方選定結(jié)果，品質(zhì)管理部對工程管理部比質(zhì)比價信息進行檢查驗證，對實施采購、維保驗收過程進行監(jiān)督；
（七）財務(wù)部負責對各項目物資采購、設(shè)備設(shè)施維保和增加的申請進行財務(wù)預(yù)算監(jiān)控，并審核費用報銷是否符合財務(wù)管理制度；
（八） 品質(zhì)管理部根據(jù)《年度物資采購計劃》、《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計劃》和《月度物資采購審核表》和《月度設(shè)備設(shè)施維保和增加審核表》等對項目采購物品類別登記臺帳、采購單據(jù)進行抽檢核對；
四、原則
根據(jù)需采購物資的性質(zhì)，制定年度物資采購計劃，在不突破年度物資采購計劃的原則下，工程管理部實施采購。
1、各項目于每年12月15日前按照上一年度物品實際使用情況以及年度工作計劃，提出下一年度《年度物資采購計劃》與《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計劃》。
2、品質(zhì)管理部將會同工程管理部對各使用部門上報的《年度物資采購計劃》與《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計劃》進行審核，在每年12月底前確定合理性，并報名譽總經(jīng)理進行審批；
3、各部門每月25號填寫《月度物資采購審核表》需與《年度物資采購計劃》方案相符合，《月度設(shè)備設(shè)施年度維保計劃》同理。
4、各部門每月25號根據(jù)年度物資采購計劃、實際庫存量是否符合月度工作計劃，提出《預(yù)算外物資采購申請表》。
（二）應(yīng)急、預(yù)算外物資采購原則
1、應(yīng)急、預(yù)算外物資采購為月度物資采購計劃之外，因設(shè)施、設(shè)備的故障需及時組織搶修、公司臨時發(fā)生的重大活動所需物品以及因工作計劃的變化產(chǎn)生的采購行為填寫《應(yīng)急物資采購申請表》和《預(yù)算外物資采購申請表》。
2、每月應(yīng)急、預(yù)算外物資采購額度不得超過每月正常預(yù)算額度的15%。連續(xù)兩個月超出每月正常預(yù)算額度的10%，則對所在單位（項目）負責人扣罰當月工資2000元。
3、應(yīng)急、預(yù)算外物資采購物資前需先告知名譽總經(jīng)理。
五、采購申報流程
（一）、《年度物資采購計劃》、《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計劃》方案：
由項目各部門負責人提出書面采購計劃方案，項目經(jīng)理匯總審核提交到區(qū)域總經(jīng)理，區(qū)域總經(jīng)理每年12月15日前審核完畢報公司綜合管理部匯總，綜合管理部匯總完畢報公司工程管理部、品質(zhì)管理部審核，簽字認可后于12月底報名譽總經(jīng)理進行審批。名譽總經(jīng)理審批通過，綜合管理部分類回復(fù)各項目，同時在品質(zhì)管理部備案。
（二）、月度物資采購、月度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加：
由項目各部門負責人每月25號填寫《月度物資采購審核表》、《月度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加申請表》。項目經(jīng)理匯總審核提交書面采購申請到區(qū)域總經(jīng)理，區(qū)域總經(jīng)理每月29日前審核完畢報公司綜合管理部匯總，每月3日前工程管理部審核完畢交公司綜合管理部，綜合管理部匯總整理報名譽總經(jīng)理進行審批。名譽總經(jīng)理審批通過，綜合管理部分類回復(fù)到各項目，同時在品質(zhì)管理部備案。
（三）、應(yīng)急物資采購：
由項目部門負責人報項目經(jīng)理，項目經(jīng)理向區(qū)域總經(jīng)理匯報，區(qū)域總經(jīng)理將處理方案和所需采購物資方案，直接報名譽總經(jīng)理，名譽總經(jīng)理審批同意，交由工程管理部緊急采購、組織維修。申報項目部門負責人將簽《應(yīng)急物資采購申請表》補簽到區(qū)域總經(jīng)理后報綜合管理部，綜合管理部匯總報名譽總經(jīng)理簽字。名譽總經(jīng)理審批通過，綜合管理部分類回復(fù)到各項目，同時在品質(zhì)管理部備案。
（四）物資入庫
采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責人等驗收，驗收合格后交庫管員辦理入庫手續(xù)并填寫物資入庫單，建立物資入庫臺賬。
（五）物資領(lǐng)用
物資采購入庫后，庫管人員負責通知各需求部門領(lǐng)用物資，建立物資出庫領(lǐng)用單，做好登記，建立物資出庫臺賬。
（六）報銷
在驗收合格無誤的物資采購入庫后的原則下，申請采購人員以《費用報銷單》的形式向公司財務(wù)管理部提出報銷申請，并附上經(jīng)審批完成的相關(guān)表格、及相應(yīng)正規(guī)發(fā)票，在與采購計劃方案相一致的情況下，無需名譽總經(jīng)再審批簽字，區(qū)域總經(jīng)理簽批；如與采購計劃方案出現(xiàn)出入，則需要通過相關(guān)人員、部門予以審核、審核后分類匯總完畢后交綜合管理部，綜合管理部報名譽總經(jīng)理。名譽總經(jīng)理審批通過，綜合管理交還各物資采購部門。
