調(diào)查顯示，人們用在會(huì)議上的時(shí)間占工作時(shí)間的37%，是企業(yè)信息分享與達(dá)成決策必不可少的溝通方式。然而召喚開會(huì)議帶來(lái)的時(shí)間成本和支出逐漸成為企業(yè)的負(fù)擔(dān)。提高會(huì)議有效性，節(jié)約會(huì)議時(shí)間，降低會(huì)議成本，是擺在企業(yè)管理者面前不容忽視的痛點(diǎn)，這一問題在后疫情時(shí)代尤為凸顯。

艾藝為客戶打造的「企業(yè)會(huì)議管理系統(tǒng)」，讓會(huì)議查詢、會(huì)議發(fā)起、會(huì)議預(yù)定、信息發(fā)布、會(huì)議回執(zhí)、會(huì)議紀(jì)要等流程通過PC Pad即可輕松實(shí)現(xiàn)。降本增效，形成高效、智能的會(huì)議管理模式。

項(xiàng)目背景

客戶為全球頭部智能移動(dòng)設(shè)備制造品牌，隨著經(jīng)營(yíng)范圍不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)增多，服務(wù)中心門店遍布各個(gè)城市，需要通過大量會(huì)議完成各項(xiàng)決策，領(lǐng)導(dǎo)品牌發(fā)展。為了解決傳統(tǒng)會(huì)議的高成本、低效率問題，艾藝為其打造「企業(yè)會(huì)議管理系統(tǒng)」，讓會(huì)議管理數(shù)字化、智能化。

客戶痛點(diǎn)

• 會(huì)議繁多

缺乏有效的會(huì)議管理系統(tǒng)，造成各級(jí)會(huì)議缺乏邏輯，時(shí)間節(jié)點(diǎn)易混淆。

• 成本高昂

需要安排專人管理會(huì)議，安排時(shí)間，常發(fā)生多部門預(yù)約同一間會(huì)議室。

• 資源浪費(fèi)

會(huì)議缺少完整的會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議后落實(shí)效果不理想，造成管理資源浪費(fèi)。

解決方案

管理端-多平臺(tái)會(huì)議管理

包含用戶端、管理端、Pad端多個(gè)平臺(tái)，圍繞會(huì)議前管理、信息發(fā)布、會(huì)議中、會(huì)議后等全場(chǎng)景，與會(huì)議大屏、簽到設(shè)備聯(lián)動(dòng)集成，實(shí)現(xiàn)會(huì)議會(huì)流程數(shù)字化、一體化。

管理端-會(huì)議模板

根據(jù)不同層級(jí)、不同類型的會(huì)議需求，提前設(shè)置自定義會(huì)議模板，便于管理者一鍵輸出會(huì)議信息，快速發(fā)布會(huì)議信息，減少時(shí)間成本。

管理端-可視化地圖

將各樓層的會(huì)議室狀態(tài)以地圖形式呈現(xiàn)，點(diǎn)擊即可查看當(dāng)天會(huì)議安排，讓大量的會(huì)議安排變得有序，大大提升會(huì)議管理效率。

管理端-會(huì)議看板

會(huì)議看板以日歷式直觀展現(xiàn)在管理者面前，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等內(nèi)容“一板了然”，避免時(shí)間沖突和爭(zhēng)搶會(huì)議室的現(xiàn)象。

用戶端-會(huì)議預(yù)約

用戶通過PC或移動(dòng)設(shè)備即可完成會(huì)議預(yù)約，各會(huì)議室的容納人數(shù)、會(huì)議室環(huán)境、設(shè)備等信息一鍵查看。

用戶端-會(huì)議設(shè)置

用戶端可自定義會(huì)議提醒設(shè)置，包含會(huì)議開始前提醒和周期性提醒，桌牌、坐次、會(huì)議服務(wù)等信息都可在預(yù)約環(huán)節(jié)中完成。

用戶端-會(huì)議取消

會(huì)議開始前支持隨時(shí)取消會(huì)議預(yù)約，并通知所有參會(huì)人員。若會(huì)議室因設(shè)備問題等特殊原因無(wú)法正常使用，也會(huì)通知用戶另選會(huì)議室預(yù)約。

用戶端-智能轉(zhuǎn)錄

接入語(yǔ)音識(shí)別轉(zhuǎn)錄系統(tǒng)，可根據(jù)客需求設(shè)置多國(guó)語(yǔ)音，讓遠(yuǎn)程和與會(huì)者隨時(shí)掌握會(huì)議內(nèi)容，提升會(huì)議后的落地效果。

項(xiàng)目設(shè)計(jì)

管理端-會(huì)議室管理

管理端-節(jié)日單管理

管理端-會(huì)議模板管理

管理端-會(huì)議素材管理

用戶端-會(huì)議預(yù)約管理

用戶端-會(huì)議信息查詢

項(xiàng)目?jī)r(jià)值

• 多端協(xié)同，大幅提升會(huì)議組織與會(huì)議管理效率

• 整合會(huì)議資源，讓會(huì)議管理更高效，節(jié)省成本

• 智能簽到、保障會(huì)議規(guī)范，加速信息流轉(zhuǎn)

• 加強(qiáng)綜合管控，實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后全流程閉環(huán)管理

• 智能提醒與信息統(tǒng)計(jì)，提升會(huì)議效果

項(xiàng)目總結(jié)

無(wú)論是后疫情時(shí)代的會(huì)議需求，亦或是低碳化趨勢(shì)，數(shù)字化會(huì)議系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理已成為未來(lái)選擇。艾藝為客戶打造的數(shù)字化會(huì)議管理系統(tǒng)，融合客戶管理端和用戶端的會(huì)議場(chǎng)景，涵蓋會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中管理、會(huì)后跟進(jìn)會(huì)流程智能會(huì)議管理系統(tǒng)，滿足中大型政企的日常會(huì)議管理需求，讓會(huì)議管理智能、高效、降本。