一、什么是合同管理系統(tǒng)？

合同管理系統(tǒng)是一種建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的工具，它利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營績效評估的全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺。

這種系統(tǒng)的主要功能包括合同起草、合同審批、合同簽訂、合同變更、合同履行、到期提醒以及合同信息的統(tǒng)計分析等。它可以管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，并將任意格式的電子版文檔直接導(dǎo)入系統(tǒng)中。此外，合同管理系統(tǒng)還具有強大的安全管理能力，可以保障客戶資料和合同信息等數(shù)據(jù)的安全。

合同管理系統(tǒng)能夠給企業(yè)帶來以下好處：使企業(yè)數(shù)據(jù)管理規(guī)范化、提高合同管理效率、標(biāo)準(zhǔn)化與個性化管理相結(jié)合、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考信息、提供法律服務(wù)為企業(yè)控制風(fēng)險。

二、如何選擇合適的合同管理系統(tǒng)？

選擇合適的合同管理系統(tǒng)需要考慮以下幾個方面：

1.明確目標(biāo)

首先，你需要明確你的企業(yè)使用合同管理系統(tǒng)的目的，例如，你是否希望通過這個系統(tǒng)提高工作效率，減少錯誤，還是希望更好地管理和跟蹤合同的執(zhí)行情況。明確的目標(biāo)可以幫助你確定所需系統(tǒng)的功能和特性。

2.根據(jù)實際需求選擇

選擇合同管理系統(tǒng)就像選擇衣服和鞋子一樣，最適合的就是最好的。你需要根據(jù)企業(yè)的實際情況和需求來選擇，而不是盲目追求功能復(fù)雜、看似強大的系統(tǒng)。

3.從功能上進(jìn)行選擇

在市場上選擇多個合同管理系統(tǒng)進(jìn)行對比，考慮它們的功能特點是否符合企業(yè)的需求。一個好的合同管理系統(tǒng)應(yīng)該具備一些基本的功能，例如合同起草、簽訂、文本管理、執(zhí)行進(jìn)展跟蹤、合同變更管理、實際結(jié)款和對合同結(jié)款情況的全面統(tǒng)計分析等。但并非功能越多越好，關(guān)鍵在于這些功能是否能夠滿足你的需求。

4.技術(shù)架構(gòu)與性能

評估系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)是否穩(wěn)定可靠，能否支持大量合同文檔的存儲和處理。同時，考慮系統(tǒng)的性能要求，如處理速度、響應(yīng)時間等，以確保系統(tǒng)的運行效率。

5.考慮安全性

安全性是企業(yè)用戶從傳統(tǒng)手工簽署合同轉(zhuǎn)向電子合同管理最重視的因素。你需要確保選定的系統(tǒng)有足夠的安全措施，例如人臉識別技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、密碼學(xué)技術(shù)等，以降低假公章、假冒代簽等問題出現(xiàn)的風(fēng)險。

6.考慮合規(guī)性

電子簽名行業(yè)涉及企業(yè)的商業(yè)機密、信息安全，因此政府相關(guān)部門對其監(jiān)管非常嚴(yán)格。你需要確認(rèn)選定的系統(tǒng)是否有國家正規(guī)、完整的資質(zhì)證書，在國家法律允許的范圍內(nèi)經(jīng)營，具備國家權(quán)威機構(gòu)認(rèn)證資格和國際行業(yè)權(quán)威的認(rèn)證。

7.考慮部署模式

理想的合同管理系統(tǒng)應(yīng)能支持企業(yè)多變的業(yè)務(wù)需求，支持在公有云、私有云、混合云或企業(yè)內(nèi)部的部署模式，讓合同存儲更加安全。

8.考慮與其他軟件的無縫集成

企業(yè)可能會使用多個類型的軟件管理業(yè)務(wù)，因此合同管理系統(tǒng)不應(yīng)獨立運行，還需要與企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，提供API接口和SDK，以便開發(fā)人員能快速部署集成解決方案。

9.考慮易用性

選擇用戶友好的系統(tǒng)，合同管理系統(tǒng)應(yīng)簡單易上手，界面簡潔易用，對于發(fā)送簽名請求或簽署合同的人員，要易于訪問和使用；IT人員容易開發(fā)和管理。提供必要的培訓(xùn)材料和資源，以幫助員工快速熟悉系統(tǒng)并提高使用效率。

10.成本效益分析

綜合考慮系統(tǒng)的采購成本、實施成本、維護(hù)成本以及未來的擴展成本。評估系統(tǒng)的投資回報，以確保其能夠為企業(yè)帶來長期的經(jīng)濟(jì)效益。

11.行業(yè)案例與口碑

了解類似行業(yè)的企業(yè)使用該系統(tǒng)的經(jīng)驗與反饋，作為選擇的參考依據(jù)?？梢酝ㄟ^市場調(diào)研、供應(yīng)商評價等方式獲取這些信息。

12.售后服務(wù)與支持

了解供應(yīng)商的售后服務(wù)與支持政策，包括系統(tǒng)的維護(hù)、升級和技術(shù)支持等方面。確保企業(yè)在使用過程中能夠得到及時幫助和解決方案。

三、如何保障信息安全？

合同管理系統(tǒng)保障信息安全的方式主要包括以下幾點：

1.用戶身份認(rèn)證

通過個人身份認(rèn)證系統(tǒng)、工商總局企業(yè)信息系統(tǒng)、公安部公民網(wǎng)絡(luò)身份、eID識別系統(tǒng)、防偽CA數(shù)字證書、人臉活體識別比對等多種方式，對用戶身份進(jìn)行實名認(rèn)證，充分保證了用戶身份的真實性和唯一性。

2.數(shù)據(jù)加密

文件存儲、傳輸采取高強度加密技術(shù)確保文件僅對本人可見。數(shù)據(jù)備份可采用云端多重備份，同時，通過區(qū)塊鏈分布式存證、同城雙活、異地容災(zāi)等技術(shù)，充分保證合同管理軟件上的文件數(shù)據(jù)的安全性、完整性，防止文件數(shù)據(jù)的篡改、偽造、泄露等。

3.訪問控制

合同管理系統(tǒng)應(yīng)該采用嚴(yán)格的權(quán)限管理機制，確保只有授權(quán)人員可以訪問和修改合同數(shù)據(jù)。不同的用戶應(yīng)該具有不同的權(quán)限，只能訪問和修改其負(fù)責(zé)的合同數(shù)據(jù)，以防止非法訪問和篡改。

4.審計和監(jiān)控

合同管理系統(tǒng)應(yīng)該具備審計和監(jiān)控功能，記錄合同數(shù)據(jù)的訪問和操作情況。通過審計和監(jiān)控可以及時發(fā)現(xiàn)和阻止非法操作行為，保護(hù)合同數(shù)據(jù)的安全性。此外，合同管理系統(tǒng)應(yīng)該定期進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時修復(fù)安全漏洞，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露。

5.備份和災(zāi)備

合同數(shù)據(jù)是企業(yè)重要的資產(chǎn)，需要進(jìn)行定期的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備措施。合同管理系統(tǒng)應(yīng)該具備自動備份功能，將合同數(shù)據(jù)備份到安全的存儲介質(zhì)中，以防止數(shù)據(jù)丟失。此外，還應(yīng)建立合同數(shù)據(jù)的災(zāi)備機制，在災(zāi)難發(fā)生時能夠快速恢復(fù)合同數(shù)據(jù)，避免造成不可挽回的損失。

6.符合國家標(biāo)準(zhǔn)

合同管理系統(tǒng)需要符合《第三方電子合同服務(wù)平臺信息安全技術(shù)要求》等相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)，以確保其信息安全技術(shù)達(dá)到國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

一個優(yōu)秀的合同管理系統(tǒng)不僅能提升企業(yè)的運營效率，還能降低風(fēng)險并支持戰(zhàn)略決策。企業(yè)在選擇合適的系統(tǒng)時，應(yīng)進(jìn)行全面考慮和評估。具體的選擇和配置需要根據(jù)企業(yè)的具體情況和需求來決定。通過采用合適的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)將能夠更好地應(yīng)對市場挑戰(zhàn)。