電商系統(tǒng)之合同管理(電商的合同)
上一篇個人補充學(xué)習(xí)了一下應(yīng)收款項與預(yù)付的財務(wù)知識,前幾篇也總結(jié)了在應(yīng)收對賬、質(zhì)保金與預(yù)付款的管理內(nèi)容,接下來應(yīng)該介紹應(yīng)付部分,但我總覺得缺少點什么,思考了一下終于覺得應(yīng)該在總結(jié)應(yīng)付流程前,先說一下合同管理部分,希望對大家有幫助,如果大家覺得簡單可以直接略過,謝謝!
合同分類
合同主要分為采購類合同、銷售類合同、其他合同。
采購合同和銷售合同分別與采購訂單和銷售訂單建立對應(yīng)關(guān)系,通過采購訂單和銷售訂單的管理可以有效的監(jiān)督采購合同及銷售合同的執(zhí)行情況。
在我接觸的電商系統(tǒng)中采購合同管理核心,也是采購部與財務(wù)特別重視的,因為這部分與應(yīng)付管理關(guān)聯(lián)密切;對于銷售合同一般對應(yīng)大客戶模塊,是應(yīng)收管理中的一部分。
在前面的應(yīng)收管理中對于大客戶的賒銷僅僅簡單提了一下,后續(xù)關(guān)于大客戶的賒銷會單獨介紹。
1. 采購類合同
采購合同又分為幾種即經(jīng)銷合同、代銷合同、聯(lián)營合同,這幾種屬于自營的范疇。
- 【經(jīng)銷】:是指零售商從供應(yīng)商如購買貨品,根據(jù)采購貨品的價格與供應(yīng)商進行結(jié)算,商品售價權(quán)是公司確定;
- 【代銷】:是指零售商接受供應(yīng)商的委托,代理銷售商品并按照所代銷商品的銷售數(shù)量和成本或結(jié)算價向供應(yīng)商進行結(jié)算,商品售價格是公司確定;
- 【聯(lián)營】:是指零售商接受供應(yīng)商的委托,代理銷售商品并按照所代銷商品的銷售數(shù)量和銷售金額向供應(yīng)商進行結(jié)算,同時收取傭金收入,商品定價權(quán)是供應(yīng)商確定或雙方協(xié)定。
2. 平臺商家合同
還有一種合同是平臺商家合同,這個與采購類的聯(lián)營合同有些相似,但是對于平臺商品,零售商只是提供平臺及相關(guān)的審核機制(保證商品符合國家售賣標(biāo)準(zhǔn),不侵犯購買用戶的利益),像天貓、京東等大平臺非自營的都屬于平臺商家。
3. 銷售合同
在電商中對于采購類與平臺商家合同相對來說是主要的,在分銷企業(yè)中則銷售合同是主要的;
這里涉及到建立銷售合同,然后根據(jù)合同的行項目生成銷售訂單,合同收款等等(我曾經(jīng)在一家分銷企業(yè)中參與并維護OracleERP),這里對于合同的控制要求極為嚴(yán)格,有興趣的可以找找相關(guān)資料看看。
合同管理流程
節(jié)點說明:
- 合同錄入后經(jīng)過審批后正常執(zhí)行,此時無論是采購合同還是銷售合同都按合同規(guī)定的條款進行;
- 合同審批:審核合同基本條款、補充協(xié)議等信息,審核通過后的合同開始執(zhí)行;
- 合同執(zhí)行:在此期間可以進行采購進貨、銷售出庫(面向大宗客戶是需要銷售合同的);
- 合同預(yù)警:當(dāng)合同將到期時要有提醒機制,以便給業(yè)務(wù)部門或財務(wù)部門提供相關(guān)的處理時間(如采購的風(fēng)險控制、銷售的控制以及應(yīng)收應(yīng)付的結(jié)算等);
- 合同變更:此部分是合同執(zhí)行過程中比較重要的一個環(huán)節(jié);尤其隨著業(yè)務(wù)變化有時需要變更合同。這里變更就需要有合同的變更協(xié)議,在系統(tǒng)設(shè)計過程中此部分也是非常復(fù)雜的;
- 合同終止:當(dāng)合同到期終止后,是續(xù)簽還是停止合作。
續(xù)簽則需要重新建立新合同,在系統(tǒng)設(shè)計中應(yīng)該根據(jù)合同模板復(fù)制原合同的相關(guān)信息,根據(jù)新的業(yè)務(wù)情況進行修正后產(chǎn)生新的合同編號。
終止合作,需要進行的工作包括有供應(yīng)商清算、銷售客戶的應(yīng)收款清算;對于類似于商家平臺類合同,還需要及時下架商家的商品停止售賣;此部分在系統(tǒng)設(shè)計中如果做的盡善盡美也是比較復(fù)雜的。
合同信息組成
合同中最重要的部分即合同信息,此部分以采購類合同進行簡單說明,它包括的內(nèi)容如下圖:
合同主體重要信息說明:
- 合同生效時間:即合同開始與結(jié)束時間,錄入合同時這兩個時間要確定,系統(tǒng)中可以保存到秒,如:2019-01-01 00:00:00至2019-06-30 23:59:59;
- 結(jié)算方式:前面有提到,經(jīng)銷按采購金額結(jié)算,代銷按銷售成本或結(jié)算價結(jié)算,聯(lián)營或平臺商家類合同按銷售金額的傭金扣點結(jié)算;
- 結(jié)算周期:應(yīng)付結(jié)算中的核心字段信息;
- 合同賬期:應(yīng)付結(jié)算中的核心字段信息,即結(jié)算單生成后 賬期=付款的最后期限;
- 質(zhì)保金:質(zhì)量保證金又叫保證金,在前面有介紹過質(zhì)保金與返還的相關(guān)流程,這里不再贅述;
- 平臺使用費:也可以稱作信息服務(wù)費,是提供給商家或個人的平臺使用及系統(tǒng)支持費用,這屬于服務(wù)收入。在財務(wù)賬務(wù)中可以一次收取一年的服務(wù)費,然后按月分?jǐn)傇诟鱾€月中,在當(dāng)月確認(rèn)收入同時開服務(wù)類發(fā)票給商家或個人;
- 返點:關(guān)于返點相對比較復(fù)雜,最常見的是采用階梯返點的方式在結(jié)算時通過抵扣貨款方式進行。
補充協(xié)議:
這里的合同補充協(xié)議主要是針對合同管理流程中的“合同變更”,因為在實際的合作過程中,難免會出現(xiàn)合同變更,所以系統(tǒng)中需要支持,我的考慮如下:
- 補充協(xié)議必須依賴于合同主體,不能脫離合同主體的框架如補充協(xié)議的生效時間必須在合同主體的有效時間內(nèi);
- 變更的內(nèi)容需要與業(yè)務(wù)確認(rèn),盡量不要增加系統(tǒng)的難度;
- 補充協(xié)義的審核機制應(yīng)該與合同主體的審核流程相同或者更嚴(yán)格;
- 預(yù)警機制:如平臺商家合同執(zhí)行過程中在店慶或雙節(jié)期間商家要做一些促銷活動,需要調(diào)整傭金收入的傭金率等,這里錄入補充協(xié)議后需要及時審核生效,到期后要及時變更為正常的傭金率。此部分需要合同能夠發(fā)些站內(nèi)消息、郵件、短信等給商家與公司的相關(guān)業(yè)務(wù)人員。
合同管理系統(tǒng)模塊
最后總結(jié),本篇介紹的合同也是比較粗的,具體在設(shè)計過程中需要結(jié)合實際業(yè)務(wù)進行細(xì)化,希望通過簡單的了解,能夠為我們后續(xù)設(shè)計開發(fā)合同管理模塊有所幫助,感謝您的閱讀!
本人水平有限,書寫電商財務(wù)系統(tǒng)系列的目的是個人的總結(jié),同時希望看到此文章的人能夠給出建議,在此感謝!
作者:倔強的大蘿卜;公眾號:倔強的大蘿卜
本文由 @倔強的大蘿卜 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)作者許可,禁止轉(zhuǎn)載。
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