行政費(fèi)用控制管理辦法（行政費(fèi)用控制管理辦法最新）

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行政費(fèi)用控制管理辦法

1. 目的

為了明確列入行政管理的費(fèi)用項(xiàng)目，建立健全行政類費(fèi)用管控的方式方法，指導(dǎo)行政部門在費(fèi)用管控按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行費(fèi)用管控工作。

1. 適用范圍

本辦法適用于股份公司及各子公司行政部的日常行政費(fèi)用管理工作。

1. 列入行政費(fèi)用管理明細(xì)及管控方式

建立健全各類行政類費(fèi)用的管理措施，通過“分級(jí)限標(biāo)”統(tǒng)一設(shè)定費(fèi)用限制標(biāo)準(zhǔn)；通過對(duì)固定性支出費(fèi)用進(jìn)行“總額預(yù)警”，總額控制，超標(biāo)預(yù)警；“先審批后支出，誰審批誰負(fù)責(zé)”的流程管控，扎口管理環(huán)節(jié)和職責(zé)；

梳理與統(tǒng)一各地行政管理環(huán)節(jié)中的費(fèi)用明細(xì)，有利于后續(xù)行政類費(fèi)用數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理與分析，根據(jù)股份行政部門分類類別及明細(xì)如下：

注：①各地行政因?qū)俚夭町愑衅渌M(fèi)用另行補(bǔ)充。②不包含未經(jīng)行政管理環(huán)節(jié)的費(fèi)用。

1. 業(yè)務(wù)招待類費(fèi)用管控

業(yè)務(wù)招待類費(fèi)用主要分為來訪禮節(jié)性接待及業(yè)務(wù)拓展商務(wù)洽談?wù)写M(fèi)用，來訪接待行政部門應(yīng)依照嚴(yán)格的分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。因業(yè)務(wù)拓展、商務(wù)洽談而產(chǎn)生的招待費(fèi)用應(yīng)另行登記。

行政部門應(yīng)區(qū)分登記上述兩項(xiàng)不同性質(zhì)的費(fèi)用明細(xì)，并每月底將采購、銷售招待費(fèi)用提交至部門負(fù)責(zé)人處，用于業(yè)務(wù)部門業(yè)績提成費(fèi)用相關(guān)參考。

1. 分級(jí)限標(biāo)

公司來訪招待事務(wù)堅(jiān)持分級(jí)限標(biāo)，按照來訪重要級(jí)別劃分費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，各地部門及行政結(jié)合實(shí)際情況在限定標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)執(zhí)行，特殊標(biāo)準(zhǔn)須副總級(jí)以上審批。

注：一般正常業(yè)務(wù)往來的業(yè)務(wù)員、工作人員不進(jìn)行業(yè)務(wù)招待活動(dòng)。個(gè)別情況以紅杉樹煙。

接待香煙、酒水應(yīng)當(dāng)限定4-5個(gè)品種。香煙品種依次為：硬中華（45元）、軟中華（65元）、黃金葉天葉及細(xì)只（98元）；酒水品種依次為：天之藍(lán)（350元）、夢之藍(lán)M6（720元）、五糧液、茅臺(tái)。另個(gè)別情況采用紅杉樹蘇煙（22元）、海之藍(lán)（160元）。

1. 流程管控

副總級(jí)以上領(lǐng)取貴重禮品發(fā)起經(jīng)過總經(jīng)理審核，進(jìn)入行政安排。副總級(jí)其他招待用品直接進(jìn)入行政安排。

其他人員按接待級(jí)別申請(qǐng)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)煙酒禮品，普通級(jí)接待超標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)需行政部再次確認(rèn)，現(xiàn)有超標(biāo)準(zhǔn)先例需重新申請(qǐng)，禮品贈(zèng)送時(shí)煙、酒、禮盒只選擇一樣。

1.1香煙

①小于等于5包香煙（限定硬中華）：發(fā)起人—部門審核—行政安排

會(huì)議工作煙在結(jié)束后多余香煙（含開包煙）需上交行政并登記實(shí)際使用。

②大于5包香煙及其他禮品：發(fā)起人—部門審核—總經(jīng)理審核—行政安排

1.2 酒水：發(fā)起人—部門審核—分管副總審核—行政安排

就餐時(shí)，如有煙、酒、飲料等物品需求的，由接待歸口部門在RAP信息系統(tǒng)行政管理類中填寫《禮品領(lǐng)用清單》，按流轉(zhuǎn)程序完成后到行政部領(lǐng)取。禁止通過酒店等其他途徑取得.就餐結(jié)束后需清點(diǎn)煙酒，多余經(jīng)辦人當(dāng)天退回。

1.3 餐飲：公司業(yè)務(wù)接待食宿統(tǒng)一由公司安排，接待歸口部門應(yīng)提前在RAP信息系統(tǒng)行政管理類中填寫《就餐申請(qǐng)單》，按需求選擇內(nèi)部或外部就餐，經(jīng)部門經(jīng)理審核、分管副總批準(zhǔn)后，分別由后勤部或行政部登記并統(tǒng)一安排。申請(qǐng)人應(yīng)提前一天流轉(zhuǎn)《就餐申請(qǐng)單》，并注明來訪人有特殊飲食習(xí)慣的，如遇特殊情況，需經(jīng)分管副總通知行政部或后勤部。事后兩天之內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)，否則接待費(fèi)用不予報(bào)銷。

1.4 接待用餐原則上由部門負(fù)責(zé)人以上人員負(fù)責(zé)安排陪同，陪同人員不可超過3人。若同一天多單位、多部門來訪，可由行政部或后勤部提出建議并餐，經(jīng)相應(yīng)部門同意后安排并餐。

1.5 所有外部餐飲招待預(yù)定需經(jīng)行政部門通知指定餐飲商家為準(zhǔn)，并依據(jù)接待檔次費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定菜單，以確定菜單總價(jià)為簽單金額結(jié)算。

1.6住宿：除公司高層領(lǐng)導(dǎo)接待以外，凡需接待住宿需求應(yīng)在《就餐申請(qǐng)單》中提前審批，由行政部依據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一安排公司協(xié)議酒店辦理入住，同性別相同低級(jí)別人員住宿默認(rèn)安排標(biāo)間標(biāo)準(zhǔn)。

1.7 接待會(huì)議中僅限高層領(lǐng)導(dǎo)副總級(jí)以上接待規(guī)格安排水果及茶點(diǎn)，其余接待會(huì)議由行政部統(tǒng)一安排茶水。

5、差旅車輛類費(fèi)用管控

本類費(fèi)用未包含員工差旅過程中的火車、汽車公共交通、住宿、招待費(fèi)用。具體規(guī)范詳見《員工差旅管理制度》。

1. 分級(jí)限標(biāo)及總額控制

針對(duì)公司行政部統(tǒng)一管理的機(jī)票預(yù)訂、滴滴打車，分級(jí)限標(biāo)規(guī)定如下：

注：①比價(jià)搭乘飛機(jī)：在非緊急出差情況下，當(dāng)機(jī)票價(jià)低于同時(shí)間火車票價(jià)可選擇搭乘飛機(jī)，當(dāng)差旅距離超過8小時(shí)火車車程可選擇搭乘飛機(jī)。選擇火車的方式，車程超8小時(shí)并在火車上過夜（晚十點(diǎn)至早六點(diǎn)）可購買臥鋪。

②網(wǎng)約車：當(dāng)?shù)胤焦步煌ù_實(shí)不便，可審批上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)后遠(yuǎn)距離打車，但最高限額100元/日次，約30公里。不得非必要超遠(yuǎn)距離網(wǎng)約車行程。

③公務(wù)車：非必要（除疫情、攜帶重品、陪同客人、四人同行）經(jīng)理級(jí)（含）以下不得超遠(yuǎn)距離（超300公里）使用公務(wù)車輛，可選擇高鐵等公共交通。

④超一類城市：因需要在北京、上海、廣州、深圳住宿，住宿標(biāo)準(zhǔn)可提高100元/天。同性別相同級(jí)別人員住宿應(yīng)安排標(biāo)間標(biāo)準(zhǔn)。

1. 流程管控
2. 計(jì)劃出差人員需預(yù)定機(jī)票時(shí)，必須至少提前一周通知行政部，由行政部統(tǒng)一辦理票務(wù)事宜，固定出差人員提倡提前一周做好出差規(guī)劃。緊急情況需公司高層領(lǐng)導(dǎo)授意同意后方可訂購機(jī)票。

（流程：發(fā)起人——部門審核——分管副總（有條線副總的先到各自條線副總審核）——總經(jīng)理審核——行政安排——發(fā)起人知悉）

1. 因個(gè)人原因?qū)е碌臋C(jī)票退票費(fèi)、改簽費(fèi)等由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)。
2. 行政部可根據(jù)差旅人員出差計(jì)劃和緊急性，在綜合比較價(jià)格及行程時(shí)間后，根據(jù)成本最優(yōu)原則，可建議改換交通方式及搭乘換乘方式。
3. 各部門因公使用車輛時(shí)，應(yīng)提前申請(qǐng)，統(tǒng)一服從行政部調(diào)度車輛，遵循輕重緩急。市內(nèi)用車需提前半天申請(qǐng)，市外用車，同一地點(diǎn)辦事盡量合并用車。

（流程：發(fā)起人—部門審核—各分管副總條線副總審核均可（銷售部和原料采購部直接進(jìn)入下節(jié)點(diǎn)）——行政安排車輛 ）

1. 涉及車輛各項(xiàng)手續(xù)辦理、油卡、ETC、保險(xiǎn)、保養(yǎng)、維修、年審均由行政部歸口統(tǒng)一管理。及時(shí)解決車輛駕駛規(guī)章、違規(guī)及交通事故的處理或處罰。

5.1 針對(duì)公司公務(wù)車輛日常維護(hù)保養(yǎng)保險(xiǎn)費(fèi)用，實(shí)行總額控制。

注：定點(diǎn)維修保養(yǎng)，不得私自交由第三方進(jìn)行保養(yǎng)、維修，公對(duì)公結(jié)算。

5.2 保養(yǎng)應(yīng)以超過里程數(shù)為保養(yǎng)周期。

5.3 年保費(fèi)費(fèi)率低于上一年度，保費(fèi)險(xiǎn)別基本險(xiǎn)種，車損險(xiǎn)逐年遞減。

5.4 汽車服務(wù)相關(guān)大金額充值（油費(fèi)）積分等年度兌換納入行政物品倉庫。

6、行政辦公類費(fèi)用管控

（1）主要為辦公文具用品、辦公耗材、文印耗材、清潔用品、綠植租賃依據(jù)以往費(fèi)用數(shù)據(jù)，統(tǒng)一進(jìn)行費(fèi)用總額控制，預(yù)警控制管理。（江陰標(biāo)準(zhǔn)）

注：上述項(xiàng)目費(fèi)用實(shí)行總額控制，月度超出總額控制，行政部需調(diào)查及書面說明原因。

（2）辦公用品定額管理（寧夏標(biāo)準(zhǔn)）

領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)：職能管理部門員工入職時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)配置用品：中性筆、筆記本、文件框、文件夾、筆筒等，限額不超過80元。

公司人員辦公用品費(fèi)用配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)為：

部門經(jīng)理及以上級(jí)別：20元/人/月；

主管、職能部門員工：15元/人/月。

（3）辦公電腦及設(shè)備

辦公計(jì)算機(jī)分級(jí)表（如皋公司版簡化）

注：①副總級(jí)以上可配置獨(dú)立的打印機(jī)，計(jì)算器，筆記本電腦，計(jì)算器、訂書機(jī)、美工刀、剪刀、文件架、筆筒、水壺。②經(jīng)理級(jí)可配置計(jì)算器、訂書機(jī)、美工刀、剪刀、文件夾。③普通辦事員工統(tǒng)一使用部門公共辦公用品如訂書機(jī)、計(jì)算器、美工刀、剪刀。部門公共使用打印機(jī)、復(fù)印件、掃描機(jī)、打孔機(jī)。

②經(jīng)批準(zhǔn)配備的計(jì)算機(jī)由行政部統(tǒng)一登記在冊(cè)，寫明配屬性質(zhì)、責(zé)任人、型號(hào)、配備時(shí)間等，列入移交。

1. 快遞物流費(fèi)用管控
2. 依據(jù)公司業(yè)務(wù)需求不同，物流快遞合作國際業(yè)務(wù)快遞聯(lián)邦快遞、DHL，國內(nèi)快遞EMS、順豐。針對(duì)大件寄送應(yīng)當(dāng)走物流。具體快遞寄送應(yīng)根據(jù)國內(nèi)國際和凈重進(jìn)行區(qū)分。因工作需要，寄件必須通過公司指定的承運(yùn)單位進(jìn)行郵寄。

（2）寄送產(chǎn)品樣品，相關(guān)人員需將樣品貨品包裝好，統(tǒng)一由交由行政部寄送，并填寫《快遞寄送登記表》，各部門月初依據(jù)行政部匯總寄件明細(xì)進(jìn)行核對(duì)。

（3）大宗物品快遞、重型（重量超5KG的物品貨物、產(chǎn)品樣品、材料）底單（或圖文報(bào)備）必須交到行政部統(tǒng)一登記保管，用于月初對(duì)賬。

（4）公司快件月結(jié)費(fèi)用中，不再支付一切到付件的費(fèi)用；每筆到付件費(fèi)用，均由收件人自行支付。如到付件確實(shí)符合公司支付條件的，收件人可向快遞公司索取相應(yīng)費(fèi)用發(fā)票，將到付件內(nèi)容經(jīng)條線副總審核確認(rèn)，同意后方可按照公司流程進(jìn)行報(bào)銷。

（5）公司嚴(yán)禁公費(fèi)寄送私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按單費(fèi)雙倍處罰。每月月末由行政部提供個(gè)人快遞明細(xì)表，如有私件寄送應(yīng)在明細(xì)表中“私件”一欄注明詳細(xì)，各部門負(fù)責(zé)人月初依照明細(xì)信息核實(shí)寄件信息，寄件時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫對(duì)方公司名稱。

（6）每月月初對(duì)賬快遞費(fèi)用明細(xì)，各部門相關(guān)人員針對(duì)超重續(xù)費(fèi)超50元的寄件情況必須進(jìn)行備注說明。

1. 通訊費(fèi)用管控

（1）移動(dòng)話費(fèi)補(bǔ)貼一律由公司統(tǒng)一充值后，根據(jù)消費(fèi)金額在帳上扣除。

（2）根據(jù)不同管理層級(jí)、不同工種制定相關(guān)人員享受話費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，將話費(fèi)補(bǔ)貼的范圍及享受的標(biāo)準(zhǔn)公布如下：（202107版）

注：①項(xiàng)目建設(shè)人員話費(fèi)補(bǔ)貼：公司項(xiàng)目建設(shè)期間，相關(guān)人員根據(jù)工作需要可提出申請(qǐng)，經(jīng)審批同意可享受話費(fèi)補(bǔ)貼，待項(xiàng)目結(jié)束取消補(bǔ)貼。

②享受集團(tuán)短號(hào)補(bǔ)貼的員工：生產(chǎn)部主操及以上、各部門因工作需要內(nèi)部聯(lián)系的員工。

③開通集團(tuán)短號(hào)需至行政部開具單位介紹信證明予以加入集團(tuán)短號(hào)，至移動(dòng)營業(yè)廳辦理。

（3）特殊情況需要享受話費(fèi)補(bǔ)貼的，由所在部門提出申請(qǐng)，條線副總把關(guān)，然后報(bào)總經(jīng)理審批。

（4）享受話費(fèi)補(bǔ)貼的對(duì)象，必須保持電量充足、通訊暢通。凡因個(gè)人原因影響工作的，視情節(jié)除按公司的相關(guān)規(guī)章制度處理外，扣除當(dāng)月話費(fèi)補(bǔ)貼或取消補(bǔ)貼。

（5）享受話費(fèi)補(bǔ)貼的對(duì)象，號(hào)碼不得隨意變更。如特殊情況需要變更的，必須提前通知報(bào)行政部，由行政部做好變更及告知事宜，以免影響正常工作。

（6）一般辦公室員工（不享受話費(fèi)補(bǔ)貼）使用公司座機(jī)聯(lián)絡(luò)工作，由行政部月度對(duì)異常話費(fèi)情況進(jìn)行登記，固定電話月費(fèi)超50元/月人員了解工作需求并申請(qǐng)納入移動(dòng)話費(fèi)補(bǔ)貼范圍。

1. 其他
2. 廣告費(fèi)用、零星維修費(fèi)：根據(jù)實(shí)際情況，按照先申請(qǐng)審批，再進(jìn)行。超過1000元費(fèi)用支出必須簽訂合同，約定條款責(zé)任，由行政部進(jìn)行行政費(fèi)用報(bào)支。
3. 工會(huì)費(fèi)、福利費(fèi)、專利費(fèi)等每年固定支出費(fèi)用由行政部按照相應(yīng)規(guī)定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)行政費(fèi)用支出，申請(qǐng)時(shí)需附帶相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和情況說明。
4. 涉及保險(xiǎn)類費(fèi)用，參照往年報(bào)費(fèi)費(fèi)率，按照不高于上年度或低于上年度費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行洽談簽訂。
5. 流程：發(fā)起人—部門審核—財(cái)務(wù)總賬審核—總經(jīng)理審核—財(cái)務(wù)總監(jiān)審核—出納。（其中單項(xiàng)費(fèi)用總額超1000元，必須匯報(bào)董事長）