公司快遞管理工作規(guī)范（2022年修訂版）（公司快遞管理規(guī)定制度）
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范公司收發(fā)快遞辦公秩序、明確費(fèi)用報銷流程，有效控制快遞成本，避免快遞資料的丟失、損壞及其他不必要的損失，依據(jù)公司《保密管理規(guī)定》、《企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》、《合同管理暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際特制定本規(guī)范。
第二條 本規(guī)范適用于公司及所屬分支機(jī)構(gòu)（含子公司及控股公司）收發(fā)快遞管理。
第三條 快遞物品是指公司及員工因工作需要，接收和寄送的快遞物品，包括信件、文件、票據(jù)資料。
第二章 管理職責(zé)
第四條 綜合管理部是公司快遞物品收發(fā)的主管部門，其主要職責(zé)：
（一）負(fù)責(zé)檔案、保密等行政職能事項(xiàng)的管理制度的擬制與修訂；
（二）統(tǒng)籌公司快遞的收發(fā)管理，并建立相應(yīng)的收發(fā)文、合同郵寄的登記賬管理；
（三）規(guī)范快遞郵寄標(biāo)準(zhǔn)與流程，協(xié)調(diào)科技信息部做好快遞收發(fā)流程規(guī)范；
（四）負(fù)責(zé)快遞業(yè)務(wù)合作公司的篩選、確認(rèn)、簽約，并按規(guī)定報批；
（五）對郵寄快件的安全、品名、數(shù)量進(jìn)行復(fù)核驗(yàn)收；
（六）做好快遞費(fèi)報銷結(jié)算工作。
（七）完成公司賦予的其他事項(xiàng)。
第五條 事業(yè)部門職責(zé)：
（一）嚴(yán)格按照快遞郵寄標(biāo)準(zhǔn)和流程辦理、交付快遞；
（二）及時將快遞申請抄送財(cái)務(wù)職能部門，切實(shí)執(zhí)行內(nèi)控管理制度。
第三章 郵寄管理
第六條 快遞郵寄管控原則
（一）一般郵件原則上不得批準(zhǔn)快遞閃送，情況緊急時，一般采取到付；寄付的，一事一報一批；
（二）普通郵件優(yōu)先選擇方便投收、速度快、價格低的快遞公司；
（三）特殊郵件（涉及郵寄法院、檢察院、公安部門）的文件、資料，原則上選擇EMS快遞。
（四）證件資料，原則上選擇EMS快遞。
（五）寄件人應(yīng)核對收件人姓名、手機(jī)號。
第七條 快遞手機(jī)下單填制要求
（一）寄件人信息：姓名、手機(jī)號，寄件人聯(lián)系地址。
（二）收件人信息：姓名、手機(jī)號，收件人地址。
（三）文件名稱（備注）欄內(nèi)填制要求：
①合同，需要填寫合同及份數(shù)。
②文件，需要填寫文件種類及總份數(shù)。
③發(fā)票，需注名專票（普票）及份數(shù)，必要時還需注明聯(lián)號。
④身份證及其他證書的，必須據(jù)實(shí)填寫清晰。
⑤其他資料的，可按中國郵政管理有關(guān)規(guī)定填制清楚。
第八條 公司快遞統(tǒng)一由綜合管理部收、發(fā)，并在前臺進(jìn)行登記備案、數(shù)質(zhì)量進(jìn)行復(fù)核驗(yàn)收。
收發(fā)快遞復(fù)核、備案登記工作應(yīng)在前臺攝像頭監(jiān)控范圍內(nèi)操作。
第九條 快遞郵寄釘釘審批流程
交辦人→【選擇快遞郵寄業(yè)務(wù)：品名、數(shù)質(zhì)量、收件人姓名、手機(jī)號、地址】→快遞方式、支付方式→審批人【閃送寄付需報總裁級審批，或批】→審驗(yàn)人→封裝→寄件人→抄送相關(guān)人員
第十條 商務(wù)合同、發(fā)票郵寄審驗(yàn)管理
商務(wù)合同、發(fā)票等涉及財(cái)務(wù)重要文件資料的快遞，由對接人員負(fù)責(zé)裝封（建議在前臺指定位置前裝好），并填制《快遞件急送申請表》，并交由綜合管理部承辦人審驗(yàn)。
第十一條 郵寄物品包裝要求
（一）郵寄發(fā)票、文件、合同時應(yīng)注意防水，發(fā)票應(yīng)有發(fā)票專用袋或?qū)Ｓ眯欧狻?/p>
（二）必要時應(yīng)將郵寄裝運(yùn)物品影像留存一并發(fā)送給客戶。
（三）郵寄身份證時應(yīng)備郵寄時備注，必要時添加保護(hù)層。
（四）郵寄畢業(yè)證書等其他證書時，應(yīng)有防水保護(hù)措施。
第十二條 物流單號備案報送要求
（一）寄件人應(yīng)將寄件流水號抄送寄件批準(zhǔn)人；
（二）寄件流水單號應(yīng)報送收件人。
（三）重要物品應(yīng)將裝件影像資料同步發(fā)送給寄件批準(zhǔn)人、收件人。
第四章 簽收管理
第十一條 簽收管理
（一）來自外單位（含政府、企事業(yè)各相關(guān)部門、公司等）特快專遞物品等，統(tǒng)一在前臺負(fù)責(zé)辦理簽收手續(xù)，其他部門或個人不得擅自簽收、拆封或滯留在自己手中；
（二）其他人員簽收、代收的快遞，應(yīng)交回前臺按有關(guān)規(guī)定辦理登記、簽轉(zhuǎn)接收人。
（三）需要委托代領(lǐng)時，必須經(jīng)接收人電話或短信、微信同意，切記要事前詢問接收人有關(guān)物品的內(nèi)容，征求意見是否需要現(xiàn)場驗(yàn)收，有損壞便于及時拒收。
第十二條 簽收快遞備案登記后，應(yīng)及時通過釘釘流程簽轉(zhuǎn)接收人。
第十三條 快遞簽收應(yīng)保持在監(jiān)控范圍內(nèi)，確保簽收物品齊全并進(jìn)行登記。
第十四條 快遞簽收釘釘流程
接收人→【選擇快遞郵寄業(yè)務(wù)】→快遞單號（快遞公司 單號）、簽收驗(yàn)收備案內(nèi)容（名稱、數(shù)量等）→審驗(yàn)人→交辦人及交辦人所在部門領(lǐng)導(dǎo)→檔案管理人員→抄送相關(guān)人員。
第五章 報銷管理
第十五條 未與快遞公司簽約的郵寄快遞費(fèi)實(shí)行定期報銷結(jié)算，簽約月結(jié)的按簽約協(xié)議由綜合管理部指定專人統(tǒng)一辦理。
第十六條 定期結(jié)算報銷的快遞費(fèi)用，應(yīng)提交發(fā)票和流程單據(jù)統(tǒng)計(jì)表。
原則上快遞費(fèi)用報銷每月結(jié)算報銷一次。
第十七條 報銷結(jié)算費(fèi)用審批權(quán)限按照《資金支出審批管理暫行辦法》有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十八條 快遞費(fèi)會計(jì)核算原則
（一）屬于成本支出的，列入成本相關(guān)明細(xì)科目中；
（二）屬于銷售支出的，列入銷售費(fèi)用相關(guān)明細(xì)科目；
（三）屬于管理支出的，列入管理費(fèi)用相關(guān)明細(xì)科目；
（四）屬于項(xiàng)目開支范圍的，列入項(xiàng)目核算相關(guān)科目。
第六章 附 則
第十九條 本規(guī)范由綜合管理部負(fù)責(zé)修訂和完善。
第二十條 本規(guī)范自2022年3月1日開始執(zhí)行。
附件
1、快遞件急送申請表
2、快遞寄件登記錄
3、快件簽收登記表
