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采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制精細(xì)化：流程設(shè)計(jì)+制度設(shè)計(jì)+表單設(shè)計(jì)（采購(gòu)業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)）

一、規(guī)劃采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程

1.采購(gòu)計(jì)劃編制流程

2.采購(gòu)預(yù)算管理流程

3.供應(yīng)商選擇控制流程

4.采購(gòu)詢(xún)價(jià)比價(jià)流程

5.采購(gòu)談判管理流程

6.采購(gòu)合同管理流程

7.采購(gòu)交期管控流程

8.采購(gòu)質(zhì)量控制流程

9.采購(gòu)驗(yàn)收管理流程

10.采購(gòu)結(jié)算管理流程

二、制定采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度

1.采購(gòu)預(yù)算管理制

采購(gòu)預(yù)算是采購(gòu)業(yè)務(wù)的起始環(huán)節(jié)，因涉及對(duì)采購(gòu)用款的規(guī)劃。為使采購(gòu)預(yù)算編制合理、符合實(shí)際，且與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃相協(xié)調(diào)，中小企業(yè)一般由生產(chǎn)、銷(xiāo)售等需求部門(mén)提出物資需求計(jì)劃，由采購(gòu)部結(jié)合庫(kù)存物資平衡計(jì)算、統(tǒng)籌規(guī)劃。

為制定合理、可行的采購(gòu)預(yù)算并嚴(yán)格進(jìn)行控制，中小企業(yè)須制定采購(gòu)預(yù)算的管理制度，具體示例如下。

制度名稱(chēng)：采購(gòu)預(yù)算管理制度

第1章總則

第1條目的

為加強(qiáng)對(duì)公司采購(gòu)預(yù)算的管理，有效控制采購(gòu)成本，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于公司采購(gòu)預(yù)算管理工作。

第3條職責(zé)劃分

1．公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)預(yù)算的審批。

2．采購(gòu)部負(fù)責(zé)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)預(yù)算，并嚴(yán)格執(zhí)行。

3．財(cái)務(wù)部協(xié)助采購(gòu)部制定采購(gòu)預(yù)算，整合公司整體預(yù)算，并監(jiān)督采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況。

第2章采購(gòu)預(yù)算的編制

第4條采購(gòu)預(yù)算編制原則

1．實(shí)事求是原則。

2．留有余地原則。

3．比質(zhì)比價(jià)原則。

第4條采購(gòu)預(yù)算編制目標(biāo)

1．編制合理，可使采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)時(shí)按預(yù)算進(jìn)行，控制采購(gòu)費(fèi)用的支出，節(jié)省成本。

2．方便財(cái)務(wù)部門(mén)據(jù)此籌措和安排采購(gòu)所需的資金，保證資金支付的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。

第5條采購(gòu)預(yù)算影響因素

在編制采購(gòu)預(yù)算時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)充分考慮以下7種影響采購(gòu)預(yù)算的因素，具體如下圖所示。

第6條采購(gòu)預(yù)算編制依據(jù)

1．生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的物資數(shù)量。

2．預(yù)計(jì)的物資期末庫(kù)存量。

3．本期計(jì)劃末結(jié)轉(zhuǎn)庫(kù)存量。結(jié)轉(zhuǎn)庫(kù)存量由倉(cāng)儲(chǔ)部和采購(gòu)部根據(jù)各種物資的安全庫(kù)存量和提前采購(gòu)期進(jìn)行確認(rèn)。

4．物資計(jì)劃價(jià)格。物資計(jì)劃價(jià)格由采購(gòu)部根據(jù)物資的當(dāng)前價(jià)格，結(jié)合可能影響物資價(jià)格變化的因素進(jìn)行確定。

第7條采購(gòu)預(yù)算編制方法

采購(gòu)部須根據(jù)物資采購(gòu)的具體內(nèi)容，選擇合適的采購(gòu)預(yù)算方法，如固定預(yù)算、彈性預(yù)算、滾動(dòng)預(yù)算、增量預(yù)算、零基預(yù)算和定期預(yù)算等，具體如下表所示。

第8條編制采購(gòu)預(yù)算

1．采購(gòu)部應(yīng)采用目標(biāo)數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合的方法確定預(yù)算數(shù)，并據(jù)此編制采購(gòu)預(yù)算草案，報(bào)財(cái)務(wù)部審核。

2．采購(gòu)部應(yīng)與財(cái)務(wù)部進(jìn)行協(xié)商，在充分考慮到公司的現(xiàn)實(shí)狀況、市場(chǎng)狀況和公司預(yù)算整體的基礎(chǔ)上，綜合平衡采購(gòu)預(yù)算草案。

3．采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)平衡過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃草案編制正式的采購(gòu)預(yù)算，并報(bào)總經(jīng)理審批。

4．在編制采購(gòu)預(yù)算的過(guò)程中，采購(gòu)部必須對(duì)預(yù)算留有適當(dāng)?shù)挠嗔?，以?yīng)付可能出現(xiàn)的緊急采購(gòu)情況。

第3章采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行與調(diào)整

第9條采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行

1．經(jīng)核定的分期采購(gòu)預(yù)算，當(dāng)期未動(dòng)用的，不得保留；如確有需要，下期補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。

2．未列入預(yù)算的緊急采購(gòu)，由使用部門(mén)領(lǐng)用后，補(bǔ)辦追加相關(guān)手續(xù)。

3．采購(gòu)預(yù)算由使用部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行，其他部門(mén)予以監(jiān)督。

第10條預(yù)算外采購(gòu)

預(yù)算外采購(gòu)行為必須經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理、總經(jīng)理逐級(jí)審批后方可執(zhí)行，否則必須按采購(gòu)預(yù)算相關(guān)內(nèi)容辦理采購(gòu)。

第11條采購(gòu)預(yù)算調(diào)整前提

遇有下列情況之一者，采購(gòu)預(yù)算需要進(jìn)行調(diào)整。

1．公司經(jīng)營(yíng)方向發(fā)生變更。

2．受重大自然災(zāi)害的影響。

3．公司內(nèi)部重大政策調(diào)整。

4．外界發(fā)生重大事件，如政治經(jīng)濟(jì)事件、宏觀政策的調(diào)整等。

5．市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)生重大變化，導(dǎo)致公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)需要調(diào)整。

第12條采購(gòu)預(yù)算調(diào)整程序

采購(gòu)預(yù)算的調(diào)整審批程序須與編制審批程序保持一致，不得更改。

第4章附則

第13條本制度由采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋和修改。

第14條本制度自公布之日起執(zhí)行。

2.供應(yīng)商管理制度

供應(yīng)商即采購(gòu)渠道成員，中小企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的選擇直接影響采購(gòu)的價(jià)格與物資的質(zhì)量。若供應(yīng)商選擇不當(dāng)可能導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、采購(gòu)費(fèi)用偏高等問(wèn)題，從而引致相關(guān)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

所以，為合理選擇采購(gòu)供應(yīng)商，保證采購(gòu)價(jià)格合理性、物資質(zhì)量可靠性與供應(yīng)及時(shí)性，保障生產(chǎn)、銷(xiāo)售等活動(dòng)順利開(kāi)展、減少相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，中小企業(yè)應(yīng)制定采購(gòu)供應(yīng)商的管理制度，具體示例如下。

3.采購(gòu)價(jià)格控制制度

采購(gòu)價(jià)格直接決定了采購(gòu)成本的高低，以最低的價(jià)格采購(gòu)到質(zhì)量最高的物資，也是中小企業(yè)開(kāi)展采購(gòu)內(nèi)控的基本任務(wù)。

中小企業(yè)在確定采購(gòu)價(jià)格時(shí)，主要存在著因采購(gòu)定價(jià)方法不科學(xué)、價(jià)格審議不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)炔缓侠憩F(xiàn)象，由此可能為企業(yè)帶來(lái)資金損失。因此，企業(yè)應(yīng)規(guī)范采購(gòu)價(jià)格管理措施，制定相關(guān)的采購(gòu)價(jià)格控制制度。

制度名稱(chēng)：采購(gòu)價(jià)格控制制度

第1章總則

第1條目的

為盡量降低采購(gòu)價(jià)格，控制采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。

第2條適用范圍

生產(chǎn)所需各項(xiàng)原料、輔料、設(shè)備、配件及辦公物資的采購(gòu)價(jià)格控制，除其他特殊形式或有特殊要求外，均依照本制度處理。

第3條職責(zé)劃分

1．采購(gòu)部

（1）采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督采購(gòu)專(zhuān)員進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)的實(shí)施，并對(duì)采購(gòu)專(zhuān)員編制的采購(gòu)申請(qǐng)報(bào)告等進(jìn)行審核、審批。

（2）采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)表，負(fù)責(zé)采購(gòu)物資價(jià)格的估價(jià)、詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等相關(guān)工作，并制定采購(gòu)報(bào)價(jià)單。

（3）負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)價(jià)格信息，督促相關(guān)人員完善價(jià)格檔案，更新相關(guān)重要物資的價(jià)格檔案。

2．財(cái)務(wù)部

財(cái)務(wù)部經(jīng)理授權(quán)相關(guān)財(cái)務(wù)人員調(diào)查了解市場(chǎng)狀況和物資的采購(gòu)價(jià)格情況，制定物資采購(gòu)底價(jià)。

3．價(jià)格審議小組

價(jià)格審議小組主要由公司財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部等相關(guān)部門(mén)選派主管及以上級(jí)別人員組成，其主要工作職責(zé)如下。

（1）負(fù)責(zé)審議采購(gòu)報(bào)價(jià)單價(jià)格，并最終確定采購(gòu)價(jià)格。

（2）督促采購(gòu)部積極進(jìn)行采購(gòu)價(jià)格詢(xún)價(jià)、議價(jià)工作并對(duì)采購(gòu)部議價(jià)工作進(jìn)行考核。

（3）盡量降低采購(gòu)價(jià)格，同時(shí)保證采購(gòu)質(zhì)量。

第4條術(shù)語(yǔ)解釋

本制度所指采購(gòu)底價(jià)，是指公司采購(gòu)物資時(shí)愿意支付的最高價(jià)格。

第2章采購(gòu)價(jià)格底價(jià)確定

第5條采購(gòu)底價(jià)確定依據(jù)

財(cái)務(wù)部門(mén)須依據(jù)采購(gòu)預(yù)算制定采購(gòu)價(jià)格的底價(jià)。

第6條搜集確定底價(jià)所需資料

財(cái)務(wù)部制定采購(gòu)底價(jià)時(shí)，需調(diào)查收集以下相關(guān)資料。

1．公司以往采購(gòu)記錄。

2．市場(chǎng)調(diào)查資料。

3．報(bào)載行情。

4．同業(yè)公會(huì)牌價(jià)。

5．著名公司的報(bào)價(jià)。

6．臨時(shí)向有關(guān)工廠詢(xún)價(jià)。

7．其他機(jī)構(gòu)調(diào)查的采購(gòu)價(jià)格。

第7條采購(gòu)底價(jià)計(jì)算

1．財(cái)務(wù)部根據(jù)合理的物資成本、人工成本及作業(yè)方法，計(jì)算物資的采購(gòu)價(jià)格，其計(jì)算公式如下。

采購(gòu)底價(jià)=總成本采購(gòu)對(duì)象的預(yù)期利潤(rùn)

總成本=采購(gòu)需求量×采購(gòu)價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間×（單位時(shí)間工資率單位時(shí)間費(fèi)用率）×（1 修正系數(shù)）

預(yù)期利潤(rùn)=單位時(shí)間費(fèi)用率×預(yù)期利潤(rùn)

2．標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間包括主要作業(yè)時(shí)間和準(zhǔn)備時(shí)間，修正系數(shù)產(chǎn)生原因有為特急品而加班、趕工及試作等。

3．財(cái)務(wù)部操作時(shí)，若供應(yīng)商無(wú)法接受底價(jià)時(shí)，財(cái)務(wù)部需根據(jù)各采購(gòu)項(xiàng)目的資料，逐一檢討分析原因。原因合理的，則報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理和主管副總審批后，修正采購(gòu)項(xiàng)目底價(jià)。

4．財(cái)務(wù)部在利用公式計(jì)算的基礎(chǔ)上，可綜合利用成本加成法、市價(jià)法、投資報(bào)酬率法等方法進(jìn)一步調(diào)整、確定。

第3章詢(xún)價(jià)及議價(jià)

第8條成立價(jià)格審議小組

1．價(jià)格審議小組的負(fù)責(zé)人一般是采購(gòu)主管副總。

2．小組秘書(shū)由主管副總選派非采購(gòu)部門(mén)人員擔(dān)任。

3．組員由各相關(guān)部門(mén)主管及以上級(jí)別的人員或其指定人員組成。

第9條詢(xún)價(jià)及議價(jià)流程

1．價(jià)格審議小組在確定采購(gòu)底價(jià)的基礎(chǔ)上，確定議價(jià)目標(biāo)并傳達(dá)采購(gòu)部進(jìn)行詢(xún)價(jià)。

2．采購(gòu)部制作報(bào)價(jià)單并向供應(yīng)商分發(fā)，供應(yīng)商填報(bào)后由采購(gòu)部對(duì)報(bào)價(jià)單進(jìn)行審查并進(jìn)行報(bào)價(jià)分析。

3．采購(gòu)部根據(jù)分析結(jié)果制定議價(jià)方案、確定議價(jià)議程，做好議價(jià)準(zhǔn)備。

4．采購(gòu)部與供應(yīng)商接洽談判，合理應(yīng)用談判技巧與供應(yīng)商展開(kāi)議價(jià)。

5．采購(gòu)部根據(jù)議價(jià)達(dá)成的一致結(jié)果填寫(xiě)“請(qǐng)購(gòu)單”報(bào)請(qǐng)價(jià)格審議小組進(jìn)行審議。

第10條報(bào)價(jià)分析方法

采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行分析可采用以下4種方法。

1．固定成本與變動(dòng)成本分析法：根據(jù)采購(gòu)數(shù)量預(yù)測(cè)單位采購(gòu)價(jià)格，對(duì)價(jià)格的固定成本與可變成本進(jìn)行分析，議價(jià)可從可變成本入手督促供應(yīng)商降價(jià)。

2．?dāng)?shù)量折扣分析法：如進(jìn)行大宗采購(gòu)時(shí)，單位價(jià)格減少的比例小于少量采購(gòu)時(shí)的減少比例，可由此找出議價(jià)空間。

3．組合報(bào)價(jià)分析法：企業(yè)對(duì)不同供應(yīng)商提供的分項(xiàng)明細(xì)報(bào)價(jià)表進(jìn)行同類(lèi)項(xiàng)目的對(duì)比分析，就某一分項(xiàng)成本因素的合理性提出異議，達(dá)到降低供應(yīng)商報(bào)價(jià)的目的。

4．變動(dòng)報(bào)價(jià)分析法：分析比較各供應(yīng)商之間產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力的高低，適用于只能掌握采購(gòu)產(chǎn)品中最大分項(xiàng)成本的情況。

第4章采購(gòu)價(jià)格審議

第11條采購(gòu)價(jià)格審議流程

1．采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果編制采購(gòu)報(bào)價(jià)單，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理簽字后，提交財(cái)務(wù)部。采購(gòu)報(bào)價(jià)單應(yīng)包含采購(gòu)物資名、規(guī)格、使用部門(mén)、數(shù)量、供貨商報(bào)價(jià)、商定價(jià)格、供貨商詳細(xì)信息、交貨周期等內(nèi)容。

2．財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)部送達(dá)的采購(gòu)報(bào)價(jià)單和采購(gòu)底價(jià)，填制并復(fù)核“采購(gòu)價(jià)格審議表”，連同“采購(gòu)報(bào)價(jià)單”一并提交至價(jià)格小組進(jìn)行審議。進(jìn)行價(jià)格審議之前，價(jià)格審議小組須明確采購(gòu)物資的相關(guān)信息，主要內(nèi)容有以下5點(diǎn)。

（1）采購(gòu)物資基本信息，如規(guī)格、用途、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。

（2）采購(gòu)物資的安全庫(kù)存。

（3）采購(gòu)物資庫(kù)存成本費(fèi)用情況。

（4）采購(gòu)物資的替代品情況。

（5）采購(gòu)物資的底價(jià)及其他。

3．價(jià)格審議小組在了解采購(gòu)物資的基礎(chǔ)上，根據(jù)財(cái)務(wù)部提交的表格了解供應(yīng)商情況，主要包括以下6部分。

（1）供應(yīng)商實(shí)際報(bào)價(jià)。

（2）供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量及穩(wěn)定性。

（3）供應(yīng)商信用狀況。

（4）供應(yīng)商交貨期。

（5）供應(yīng)商優(yōu)惠政策。

（6）供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)狀況。

4．價(jià)格審議小組根據(jù)“采購(gòu)報(bào)價(jià)單”和“采購(gòu)價(jià)格審批表”，召開(kāi)小組會(huì)議，討論價(jià)格審議方法，并由此審議價(jià)格。

（1）審議通過(guò)的，審議秘書(shū)通知采購(gòu)部辦理采購(gòu)。

（2）審議未通過(guò)的，審議秘書(shū)向采購(gòu)部傳達(dá)價(jià)格審議小組的意見(jiàn)和未通過(guò)原因，采購(gòu)部根據(jù)結(jié)果，重新選擇供應(yīng)商議價(jià)，并努力改進(jìn)采購(gòu)工作。

5．價(jià)格審議小組成員會(huì)簽審議表，小組秘書(shū)向采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門(mén)傳達(dá)審議結(jié)果。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審議結(jié)果，辦理采購(gòu)或重新與供應(yīng)商議價(jià)等。

第12條價(jià)格審議注意事項(xiàng)

1．明確降低采購(gòu)價(jià)格并不等同于降低采購(gòu)成本。采購(gòu)價(jià)格降低并不是完全意味著采購(gòu)成本的降低，采購(gòu)價(jià)格也并不是影響采購(gòu)成本的唯一因素。審議小組同樣應(yīng)注意采購(gòu)交期、采購(gòu)周期、質(zhì)量穩(wěn)定性等影響采購(gòu)成本的重要因素。

2．明確價(jià)格審議的目標(biāo)。審議小組在保證采購(gòu)質(zhì)量和及時(shí)采購(gòu)供應(yīng)的基礎(chǔ)上盡量降低采購(gòu)價(jià)格，而并不是單單地審議采購(gòu)單價(jià)。

3．價(jià)格審議過(guò)程中，價(jià)格審議小組需考慮采購(gòu)報(bào)價(jià)日到審議價(jià)格日期間采購(gòu)物資的價(jià)格波動(dòng)情況和市場(chǎng)通貨膨脹水平等市場(chǎng)因素的影響。

第5章附則

第13條本制度由采購(gòu)部制定，并負(fù)責(zé)解釋和修改。

第14條本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起實(shí)施。

4.結(jié)算付款管理制度

結(jié)算付款是采購(gòu)業(yè)務(wù)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在供應(yīng)商按時(shí)按質(zhì)提供物資后，中小企業(yè)應(yīng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)等審核無(wú)誤后，按合同規(guī)定及時(shí)付款。在此環(huán)節(jié)中，該環(huán)節(jié)主要存在付款審核、付款金額把控不嚴(yán)、付款方式不恰當(dāng)?shù)葐?wèn)題，可能導(dǎo)致資金損失風(fēng)險(xiǎn)。

為此，中小企業(yè)應(yīng)建立付款結(jié)算的管理制度對(duì)采購(gòu)付款環(huán)節(jié)相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)范，以減少問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，具體如下所示。