6步創(chuàng)建一個完善的項目計劃
很多項目經理涉及到規(guī)劃自己的第一個項目的時候，往往會疑惑，究竟是從哪兒開始?如何準確預測一個任務需要多長時間?如何將利益相關者的期望轉化為可交付成果?如果出現(xiàn)問題怎么辦?
很多項目經理涉及到規(guī)劃自己的第一個項目的時候，往往會疑惑，究竟是從哪兒開始?如何準確預測一個任務需要多長時間?如何將利益相關者的期望轉化為可交付成果?如果出現(xiàn)問題怎么辦?
實際上，即便是新的項目經理，也可以做的面面俱到，按照下面的6個步驟來進行創(chuàng)建一個完善的項目計劃，就可以讓別人對你有信心。
第1步：確定項目的利益相關者
項目經理一定要記住，利益相關者的存在不僅僅是雇傭你過來管理項目，而是要從項目中獲得成果，這是說的任何受到項目影響的利益相關者，其中包括客戶和最終的用戶。
那么在創(chuàng)建項目計劃的時候就需要確定所有的利益相關者并讓他們知道項目中的利益所在。
項目經理要和項目的發(fā)起人以及關鍵利益相關者進行面對面的溝通，討論其對項目的需求和期望，并確定項目范圍、預算和時間表及相關的基線.
然后形成一個范圍的聲明文檔來確定和記錄項目范圍的詳細信息，這樣可以讓每一個人在一開始都了解項目的目標是一致的，這樣可以減少后面對項目范圍進行變更的機會。
這里需要注意的是：如果想要得到項目中好客戶滿意度，那么就需要了解客戶的期望，并在實際的項目中達成的要遠超過客戶所期望的利益。
第2步：設置和確定目標的優(yōu)先級
一旦項目經理獲得了一個項目利益相關者各方面的需求清單，那接下來就是要將這些需求進行優(yōu)先級的排序，并確定達成這些需求的項目目標。
或者說通過這些目標的達成能夠帶來的好處。把這些寫到項目計劃中去，可以用來和各個利益相關者進行輕松的溝通。
盡管我們可能都覺得項目中所有的一切都很重要，但如果遇到問題的時候，根據(jù)緊急性和重要性開始拍賣，或者通過時間管理優(yōu)先矩陣來幫助項目經理確定優(yōu)先級，這種方式不僅僅可以用于計劃中，也可以在項目的日常任務中用得到。
第3步：定義可交付成果
有的項目的可交付成果是看得見的產品，有的項目的可交付成果可能是看不見的服務，但不管是有形的產品還是無形的服務，都需要和項目的目標對應起來。是不是可交付成果滿足了項目當初設定的目標，或者是不是和當初預期的可交付成果是一致的，尤其需要注意的是，可交付成果并非只有一個，可能有階段性的，也有可能是若干個。
可交付成果確定后，接下來就是在項目計劃中確定每個可交付成果的截止日期，也可以在后面的項目進度中確定日期，但不論是那種，可以提前根據(jù)項目整體的截止日期進行倒排。這樣一旦工作開始，就可以確保項目團隊按照時間節(jié)點來完成關鍵任務，也可以按時跟蹤進度。
第4步：創(chuàng)建項目進度表
項目經理通過項目管理軟件查看每個可交付成果的完成需要定義一系列任務，為完成每個任務，需要確定每個任務需要的時間，需要的資源以及由誰負責完成。由于項目交付是團隊作業(yè)，同時可能還涉及到各個環(huán)節(jié)或部門，那么接下來就需要確定各項任務的依賴關系。
哪些任務需要在其他人開始之前完成?哪些任務是關鍵任務不能延誤?人員項目之間以什么樣的方式進行溝通?通過將可交付成果，依賴關系以及里程碑通過表格或軟件來進行管理，這樣可以更加方便的后續(xù)進行進度管理。
項目經理可以讓項目團隊參與一些規(guī)劃過程，他們是接收任務的人，那么對于這些任務如何完成，需要多長時間以及誰是最好的人來處理具體任務都會有重要的見解。汲取他們的知識，這樣也會需要他們同意項目進度，以使工作順利運行，因此，重點在于從一開始就讓他們參與進來。
第5步：確定問題并完成風險評估
沒有任何一個項目是無風險的，項目經理不能通過祈禱來希望問題以最好的方式自己解決掉。那么項目經理一定要去了解項目中前期會有什么問題會影響到你的項目。比如一個關鍵成員可能不能馬上到位?最近流程感冒會不會引起像非典那樣大規(guī)模的傳染疾病?如果是跨國項目需要考慮到當?shù)氐恼尉謩莸鹊取?/p>
項目經理要考慮到可以采取的措施，以防止某些風險的發(fā)生，或者限制其帶來的負面影響，然后通過風險評估來制定風險管理策略，這樣在計劃中描述出來確保自己做好相關的準備。如果有可能，可以在項目計劃表中對某些高風險級別的任務創(chuàng)建一個合適的緩沖區(qū)時間來保障發(fā)生問題時，有一定的時間來進行問題處理。
第6步：向項目利益相關者提交項目計劃
項目經理需要解釋自己制定的計劃如何解決利益相關者的期望，并提出計劃中的解決方案來解決可能出現(xiàn)的任何沖突，同時確保提供的文件不應該是一個簡單的演示PPT，而應該是一個較為詳細的討論結果。
這個時候，項目經理還需要對項目的利益相關者進行角色的劃分，比如哪些人需要查看哪些項目的相關報告，查看的頻次是多少?哪些人在哪個環(huán)節(jié)有哪些授權?
項目經理一定要清楚的進行項目計劃的表達，有些事情對自己來說是顯而易見的，并不意味著別人一下子就能看的清楚和明白。如果項目經理制定的計劃與利益相關者的原始期望產生了沖突，那么現(xiàn)在就需要立即進行溝通，告訴他們的期望時不切實際的，如果增加這些期望，需要做些什么?多少時間、金錢和人力?讓他們決定是否值得投入這些額外的資源。
當經過項目的6個步驟完成了你的項目計劃，那接下來就是準備項目啟動會議，通過鼓舞人心的話語來激勵團隊，并啟動項目。但需要注意的是，不論一開始項目計劃做的如何完美，具體的細節(jié)實施在項目正式交付中肯定會有所偏差的，這個時候，項目經理需要不斷的周期性進行滾動刷新，當然，也可能不同的項目經理采取的管理方法不同，具體的步驟不會完成保持一致。
