12-03：企業(yè)“合同臺賬”怎樣設計和登記才算規(guī)范？（合同臺賬應該登記什么內(nèi)容）

提出問題：企業(yè)對交易合同進行了登記但存在登記要素設計不完整未能反映合同實際執(zhí)行情況

經(jīng)檢查：

某企業(yè)2019年、2020年、2021年三年的采購合同文件臺賬，發(fā)現(xiàn)存在以下需要改進的地方：

1.合同臺賬要素設計不完整，主要體現(xiàn)：（1）缺乏交易采購策略記錄，采購合同登記為設計設置采購策略欄，所記錄的合同交易是否屬于公開招標、邀請招標、競爭性談判及詢價采購方式或者是單一來源采購方式不清晰；（2）未設置合同執(zhí)行狀態(tài)欄，交易合同是否執(zhí)行完畢不清晰；（3）無合同交易相對方的聯(lián)絡地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等信息欄；（4）是否屬于續(xù)簽合同未進行欄目識別；（5）未設置資金支付情況等信息統(tǒng)計欄，從而導致合同臺賬登記過于簡易，無法反映合同實際執(zhí)行情況；（6）合同編碼未連續(xù)編號；（7）合同是否出現(xiàn)重大變更未標識欄；（8）框架合同實際執(zhí)行情況不清晰，無法判斷是否存在規(guī)避采購策略的行為；（9）合同未進行有效的按類型分類管理登記，未根據(jù)《合同法》規(guī)定的合同類型進行登記管理，將買賣合同、共用電、水、氣、熱力合同、贈與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、承攬合同、建設工程合同、運輸合同、技術合同、保管合同、倉儲合同、委托合同、行紀合同、居間合同登記到同一個表格中導致識別困難；

2.年度未對合同執(zhí)行情況進行總結分析，歸口管理單位未對執(zhí)行完畢的合同進行有效的標識，未建立合同履行情況評估分析制度，導致對合同的執(zhí)行過程潛在的交易風險未能有效的識別。

審計意見：

1.根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第 16 號—合同管理》（四部委聯(lián)合頒布）“第十五條 合同管理部門應當加強合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更等情況，實行合同的全過程封閉管理”；

2.根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第 16 號—合同管理》（四部委聯(lián)合頒布）“第十六條 企業(yè)應當建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對分析評估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足，應當及時加以改進”。

審計建議：

1.合同歸口管理部門應當加強對合同登記的管理，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更情況，實行對合同的全過程管理；

2.應根據(jù)經(jīng)濟合同業(yè)務的性質(zhì)和交易類型設計不同類型的臺賬，如在采購、服務銷售合同的基礎上可以將臺賬分為資本化采購及費用化采購合同等，合同臺賬登記歸口管理部門應確保合同臺賬登記的完整性；

3.年度末了合同臺賬歸口管理應對全年的合同執(zhí)行情況向上級部門提交執(zhí)行情況報告，對尚未執(zhí)行完畢的合同應進行標注，分析潛在的合同執(zhí)行風險。