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閱讀導(dǎo)航→

01 接站

02 報(bào)到、簽到與入場(chǎng)工作

03 做好會(huì)議服務(wù)工作

04 控制會(huì)議進(jìn)程

05 引導(dǎo)會(huì)議決議形成

06 會(huì)議新聞報(bào)道

07 會(huì)議保衛(wèi)、保密工作

行政會(huì)議管理工作應(yīng)知應(yīng)會(huì)的7件事：接站、會(huì)議服務(wù)、進(jìn)程控制等

行政部

接站

舉辦大型會(huì)議時(shí)，由于參會(huì)人員來(lái)自各個(gè)地方，可能對(duì)會(huì)議的地點(diǎn)與路程不熟悉，所以文秘人員要做好接站工作。

1．接站的工作要領(lǐng)

在規(guī)定的報(bào)到日期前，文秘人員應(yīng)首先核實(shí)參會(huì)人員到達(dá)目的地所乘的交通工具與到達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間和地點(diǎn)，準(zhǔn)備好“會(huì)議接站安排表”安排相關(guān)人員進(jìn)行接站。會(huì)議接站安排表格式如表3-11所示。需要領(lǐng)導(dǎo)接站的要提前提醒領(lǐng)導(dǎo)，并合理調(diào)配車輛，按時(shí)接站。

行政會(huì)議管理工作應(yīng)知應(yīng)會(huì)的7件事：接站、會(huì)議服務(wù)、進(jìn)程控制等

2．接站中問(wèn)題的處理

對(duì)于提前報(bào)到的參會(huì)人員的食宿要進(jìn)行妥善安排。無(wú)論參會(huì)人員有多少，文秘人員應(yīng)合理調(diào)配接站人員，不可讓有人有被怠慢的感覺(jué)。如對(duì)方職務(wù)較高，而領(lǐng)導(dǎo)不能親自接站，文秘人員要代替領(lǐng)導(dǎo)接站，并向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?/p>

報(bào)到、簽到與入場(chǎng)工作

1．報(bào)到

大型會(huì)議的報(bào)到一般提前一天，文秘人員應(yīng)在駐地合理設(shè)立報(bào)到處，安排專人接待，并做好以下六項(xiàng)工作，如下。

查驗(yàn)證件：查驗(yàn)證件的目的是確認(rèn)參會(huì)人員的資格。查驗(yàn)的證件包括會(huì)議通知書(shū)、單位介紹信、身份證和其他有效證件

登記信息：即請(qǐng)參會(huì)人員在登記表上填寫(xiě)個(gè)人信息

接收材料：即由文秘人員統(tǒng)一接收參會(huì)人員帶來(lái)的需要在會(huì)議上分發(fā)的材料，經(jīng)審查后統(tǒng)一分發(fā)

分發(fā)文件：文秘人員將會(huì)議相關(guān)的資料提前分發(fā)給參會(huì)人員。保密文件和需要清退的文件需履行簽收手續(xù)

安排食宿：食宿要根據(jù)與會(huì)者的身份和要求，在現(xiàn)有條件下盡可能合理安排

報(bào)告情況：會(huì)議報(bào)到結(jié)束，文秘人員應(yīng)向會(huì)議的負(fù)責(zé)人報(bào)告有關(guān)情況，包括應(yīng)到人數(shù)、實(shí)到人數(shù)、缺席人數(shù)以及原因

2．簽到

參加會(huì)議人員在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)一般要簽到，其目的是及時(shí)、準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，為以后的考察提供歷史憑證。而且有些會(huì)議只有達(dá)到一定人數(shù)才能召開(kāi)，否則會(huì)議通過(guò)的決議無(wú)效。因此應(yīng)做好會(huì)議簽到工作，以保證會(huì)議各項(xiàng)工作的順利地進(jìn)行。

會(huì)議簽到一般有以下五種方法，如下。

行政會(huì)議管理工作應(yīng)知應(yīng)會(huì)的7件事：接站、會(huì)議服務(wù)、進(jìn)程控制等

3．入場(chǎng)

為方便參會(huì)人員盡快就座和保持會(huì)場(chǎng)的秩序，一般會(huì)議都需要以適當(dāng)?shù)姆绞揭龑?dǎo)座次。無(wú)論是采取對(duì)號(hào)入座，還是隨便入座亦或是劃分區(qū)域入座，都可設(shè)立指示坐標(biāo)或由文秘人員直接引導(dǎo)入座。

行政會(huì)議管理工作應(yīng)知應(yīng)會(huì)的7件事：接站、會(huì)議服務(wù)、進(jìn)程控制等

行政部

做好會(huì)議服務(wù)工作

會(huì)議期間，文秘人員應(yīng)當(dāng)做好各項(xiàng)會(huì)議服務(wù)工作，因?yàn)闀?huì)議服務(wù)是保證會(huì)議順利進(jìn)行并取得圓滿成功的重要環(huán)節(jié)，文秘人員的會(huì)議服務(wù)工作一般包括以下八個(gè)方面。

1．接待參會(huì)人員

文秘人員應(yīng)該熱情地問(wèn)候到場(chǎng)的參會(huì)人員，為其提供茶水等服務(wù)，并積極主動(dòng)地與其交談。在等待參會(huì)人員時(shí)，文秘人員可介紹在場(chǎng)的各參會(huì)人員相互認(rèn)識(shí)，融洽會(huì)議氣氛。

2．分發(fā)會(huì)議文件材料

會(huì)議中所需要的文件材料，文秘人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)到每位參會(huì)人員手中。分發(fā)會(huì)議文件和材料有會(huì)前發(fā)和會(huì)中發(fā)兩種形式。具體內(nèi)容如下。

會(huì)前分發(fā)文件和材料

可以在參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，由會(huì)議工作人員在會(huì)場(chǎng)入口處分發(fā)給每位參會(huì)人員，也可以在開(kāi)會(huì)之前按要求在每位參會(huì)人員的座位上擺放一份文件材料

會(huì)中分發(fā)文件材料

可以把會(huì)議工作人員分派到各組，每人負(fù)責(zé)每組的文件材料的分發(fā)和收集

3．內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息

會(huì)議過(guò)程并不是一個(gè)封閉的過(guò)程，同樣也需要與外界接觸，因而需要文秘人員進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息。如有關(guān)部門(mén)的緊急情況要轉(zhuǎn)達(dá)參會(huì)人員，傳遞信件、電報(bào)、接電話等。但是文秘人員應(yīng)該注意會(huì)議內(nèi)容的保密。

4．協(xié)助做好會(huì)議記錄或錄音

在會(huì)議期間，文秘人員應(yīng)針對(duì)各種情況，做好會(huì)議記錄或者錄音工作，主要為會(huì)議期間及時(shí)進(jìn)行信息交流、會(huì)后研究以及調(diào)整謀略。

5．協(xié)助滿足重要參會(huì)人員的特別需要

會(huì)議期間，當(dāng)重要參會(huì)人員提出特別需要時(shí)，文秘人員應(yīng)盡力、及時(shí)地給予滿足，以保證會(huì)議的順利進(jìn)行和促進(jìn)會(huì)議決議的形成。

6．維持會(huì)場(chǎng)秩序

會(huì)議進(jìn)行時(shí)如發(fā)生混亂，文秘人員要及時(shí)進(jìn)行調(diào)停，特別是重要的，密級(jí)較高的會(huì)議，防止在混亂中發(fā)生意外情況。如協(xié)助保安制止與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，保證會(huì)議地點(diǎn)安全以及協(xié)助保安做好會(huì)議期間的值班工作等。

7．處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)

會(huì)議進(jìn)程中，可能發(fā)生一些意想不到的臨時(shí)變動(dòng)，文秘人員應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。

8．其他服務(wù)工作

文秘人員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備好會(huì)議期間所需的物品，準(zhǔn)備好茶水，保證會(huì)場(chǎng)光線，保持會(huì)場(chǎng)清潔衛(wèi)生，拍照或攝影留念等等。

行政會(huì)議管理工作應(yīng)知應(yīng)會(huì)的7件事：接站、會(huì)議服務(wù)、進(jìn)程控制等

行政會(huì)議

控制會(huì)議進(jìn)程

在會(huì)議進(jìn)行的過(guò)程中，存在著許多延遲或阻礙會(huì)議進(jìn)展的因素。確定了會(huì)議的計(jì)劃，并不意味著會(huì)議就一定能按計(jì)劃如期進(jìn)行。因此，文秘人員不僅要注意議程設(shè)計(jì)上的細(xì)節(jié)，而且要控制會(huì)議進(jìn)程。為了保證會(huì)議順利地進(jìn)行，文秘人員可按照以下操作步驟，控制會(huì)議的進(jìn)程，具體如下。

了解會(huì)議內(nèi)容
設(shè)計(jì)固定的議程模式
提前和與會(huì)人員溝通
明確會(huì)議議程
采用合適的討論模式
控制會(huì)議時(shí)間

1．了解會(huì)議內(nèi)容

會(huì)議召開(kāi)前，文秘人員須認(rèn)真研讀與會(huì)議議題相關(guān)的文件材料，了解當(dāng)次的主題和議程。

2．設(shè)計(jì)固定議程模式

（1）設(shè)計(jì)固定的議程模式，讓每個(gè)參會(huì)人員了解自己在會(huì)議中的角色。

（2）文秘人員需要對(duì)常規(guī)議事會(huì)議的內(nèi)容和參加人員非常熟悉，并根據(jù)實(shí)際情況變化的需要而及時(shí)進(jìn)行修改。

（3）文秘人員應(yīng)盡量使與會(huì)人員把握會(huì)議的議題和明確各自的分工，并幫助會(huì)議嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。

3．提前和參會(huì)人員溝通

（1）將議程提前通知參會(huì)人員可使參會(huì)人員及早了解議程安排，并在會(huì)議進(jìn)行時(shí)遵守議程。會(huì)議議程表應(yīng)當(dāng)條理清晰、形式一致，這樣才能使文秘人員更容易控制會(huì)議進(jìn)程。

（2）掌握參會(huì)人員的構(gòu)成情況及基本意見(jiàn)傾向。

4．明確會(huì)議進(jìn)程

文秘人員向參會(huì)人員明確會(huì)議開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間，并準(zhǔn)時(shí)安排開(kāi)會(huì)和散會(huì)。

5．采用合適的討論模式

（1）在參與組織討論時(shí)，文秘人員應(yīng)建議規(guī)定討論與不討論的界限，要客觀公正，不要偏向一邊，給每位參會(huì)人員以平等的發(fā)言機(jī)會(huì)和權(quán)利。

（2）討論每個(gè)議程時(shí)，文秘人員要時(shí)刻引導(dǎo)參會(huì)人員著眼于解決實(shí)際問(wèn)題，不要因會(huì)場(chǎng)上有矛盾而疏忽了開(kāi)會(huì)的真正目的。

（3）可事先通過(guò)對(duì)座位、座次的安排來(lái)影響或避免矛盾沖突。

（4）當(dāng)時(shí)機(jī)成熟時(shí)，文秘人員應(yīng)建議適時(shí)終止討論或辯論。

（5）多議題會(huì)議的議題安排次序應(yīng)科學(xué)合理，一般情況下，需要大家開(kāi)動(dòng)腦筋，集中獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的議題應(yīng)建議放在會(huì)議前半部分進(jìn)行。

6．控制會(huì)議時(shí)間

控制會(huì)議時(shí)間主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面，如下。

堅(jiān)持在預(yù)定的時(shí)間結(jié)束會(huì)議，不要拖延
在開(kāi)會(huì)時(shí)，文秘人員要有時(shí)間觀念，提高開(kāi)會(huì)的效率
每個(gè)議題都應(yīng)該有時(shí)間限制，只要這些時(shí)間限制不被執(zhí)行得太死板，就會(huì)被參會(huì)人員接受。文秘人員應(yīng)控制會(huì)議的節(jié)奏，確保會(huì)議緊湊、松散相宜
會(huì)議較長(zhǎng)時(shí)，應(yīng)建議安排短暫的休息并掌握好時(shí)機(jī)，不要安排在發(fā)言高潮或是某一問(wèn)題的討論尚未結(jié)束時(shí)

7．制定突發(fā)性事件應(yīng)對(duì)方案

即使有設(shè)計(jì)周密的議程，會(huì)議中仍然充滿了事先不能確定的因素。所以文秘人員應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)議中有可能突然發(fā)生的情況提前做出準(zhǔn)備，并在議程中也有所記錄。

（1）可以預(yù)見(jiàn)的情況

文秘人員應(yīng)事先在議程中有所準(zhǔn)備。即使是“可能”，也要制定相應(yīng)措施，不至于到時(shí)候出現(xiàn)失控或混亂局面。

（2）不可預(yù)見(jiàn)的情況

針對(duì)不可預(yù)見(jiàn)的的突發(fā)事情，文秘人員不可能在每個(gè)會(huì)議之前都面面俱到地設(shè)計(jì)應(yīng)對(duì)方案。但是，可以針對(duì)各種類型的突發(fā)事件有一個(gè)解決的大體范圍，或是解決步驟。文秘人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議的情況，先穩(wěn)定會(huì)場(chǎng)局勢(shì)，再盡量使事情拖到會(huì)后解決，或是在會(huì)上最大限度地引導(dǎo)參會(huì)人員的注意力到別的問(wèn)題上等。

引導(dǎo)會(huì)議決議形成

如果會(huì)議陷入無(wú)休止的討論，不但會(huì)令參會(huì)人員疲憊不堪，而且必然使得大家對(duì)會(huì)議十分不滿，從而阻礙會(huì)議決議的形成。文秘人員可以采用以下做法有效地引導(dǎo)會(huì)議決議的形成。

1．選擇高效的會(huì)議決策方式

文秘人員可以采用以下四種會(huì)議決策方式，來(lái)有效地引導(dǎo)會(huì)議決議的形成，如下。

權(quán)威式?jīng)Q策

方式說(shuō)明：會(huì)議決議幾乎由會(huì)中最具有權(quán)威的人決定，其他參會(huì)人員對(duì)于決議的產(chǎn)生，貢獻(xiàn)是有限的

優(yōu)點(diǎn)：權(quán)威式?jīng)Q策可迅速地達(dá)到使會(huì)議得出決議的目的

缺點(diǎn)：它的缺點(diǎn)是與會(huì)人員對(duì)得出會(huì)議決議的貢獻(xiàn)有限，因此往往會(huì)影響決議的質(zhì)量

少數(shù)服從多數(shù)式?jīng)Q策

方式說(shuō)明：即通過(guò)投票表決來(lái)形成決議，過(guò)半數(shù)的決議為通過(guò)

優(yōu)點(diǎn)：應(yīng)用起來(lái)很簡(jiǎn)單，以參會(huì)人員意見(jiàn)為最終決議，可以提高與會(huì)人員的參與度

缺點(diǎn)：但是也可能形成“多數(shù)人的暴政”，并且致使討論進(jìn)程緩慢

強(qiáng)勢(shì)少數(shù)式?jīng)Q策

方式說(shuō)明：討論由少數(shù)人主導(dǎo)并通過(guò)來(lái)源可靠的資料來(lái)支持論點(diǎn)并說(shuō)服他人支持

優(yōu)點(diǎn)：經(jīng)過(guò)周密計(jì)劃的方案可以較有效率地讓其他成員接受

缺點(diǎn)：會(huì)議議題未必能得到詳細(xì)的討論

無(wú)異議一致通過(guò)式?jīng)Q策

方式說(shuō)明：此方法要求將所有的參會(huì)人員都同意的結(jié)論作為會(huì)議決議

優(yōu)點(diǎn)：此種方法可以確保所有參會(huì)人員了解并同意所通過(guò)的決議

缺點(diǎn)：耗時(shí)且因其要求結(jié)論的全面性和一致性而有可能無(wú)法達(dá)成決議

2．選擇達(dá)成會(huì)議決議的方法

會(huì)議決議的達(dá)成是會(huì)議取得成功的標(biāo)志，可以選用以下方法來(lái)促進(jìn)會(huì)議決議的達(dá)成。

（1）頭腦風(fēng)暴法

文秘人員采用頭腦風(fēng)暴法達(dá)成會(huì)議決議的步驟如下，如下。

行政會(huì)議管理工作應(yīng)知應(yīng)會(huì)的7件事：接站、會(huì)議服務(wù)、進(jìn)程控制等

（2）名義小組法

文秘人員采用名義小組法達(dá)成會(huì)議決議的操作步驟如下。

1.羅列想法

將參會(huì)人員關(guān)于議題的想法全部窮盡

◎ 每次循環(huán)中，讓每位參會(huì)人員根據(jù)議題獨(dú)立地提出自己的想法，一次只能提出一個(gè)觀點(diǎn)，依次提出，直到每個(gè)參會(huì)人員都提出了自己的觀點(diǎn)

2.篩選觀點(diǎn)

◎ 當(dāng)所有參會(huì)人員都提出了自己的觀點(diǎn)后，讓其再一次獨(dú)立思考，主要是對(duì)會(huì)議中提出的觀點(diǎn)進(jìn)行思考

3.得出決議

◎ 將經(jīng)過(guò)篩選后的觀點(diǎn)按優(yōu)先次序進(jìn)行排列

（3）德菲爾法

德菲爾法的主要特點(diǎn)是匿名性，也就是相關(guān)的參會(huì)人員不能相互直接溝通，甚至可能是從未謀面的人。文秘人員采用德菲爾法達(dá)成會(huì)議決議的操作步驟如下。

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會(huì)議新聞報(bào)道

要想使會(huì)議達(dá)到理想的傳播效果，文秘人員應(yīng)從報(bào)道內(nèi)容和形式兩方面著手，致力于會(huì)議主題的挖掘和電視報(bào)道形式兩者的有機(jī)融合。

1．會(huì)議新聞報(bào)道操作步驟

會(huì)議新聞報(bào)道通常遵循以下操作步驟，如下。

選擇會(huì)議的重點(diǎn)，深入挖掘會(huì)議主題
根據(jù)報(bào)道內(nèi)容，編入相應(yīng)的資料畫(huà)面，豐富會(huì)議報(bào)道鏡頭
運(yùn)用會(huì)議新聞價(jià)值分析法對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行取舍
對(duì)有明顯工作日程的重大會(huì)議，采用“系列報(bào)道”的形式
綜合運(yùn)用電視多種傳播符號(hào)和表現(xiàn)手法進(jìn)行報(bào)道

2．會(huì)議新聞報(bào)道的注意事項(xiàng)

（1）選擇會(huì)議重點(diǎn)，挖掘會(huì)議主題。大型重要會(huì)議的內(nèi)容往往較多，電視應(yīng)突出會(huì)議的主要內(nèi)容，進(jìn)行縱深報(bào)道，選擇會(huì)議的一個(gè)方面或問(wèn)題進(jìn)行單獨(dú)報(bào)道，以使會(huì)議主題更鮮明和突出，更具有說(shuō)服力。

（2）在會(huì)議報(bào)道中，應(yīng)根據(jù)報(bào)道的內(nèi)容，編入相應(yīng)的資料畫(huà)面，豐富會(huì)議報(bào)道鏡頭，突出會(huì)議報(bào)道主題。

（3）要學(xué)會(huì)運(yùn)用會(huì)議新聞價(jià)值分析法對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行取舍，解說(shuō)詞中不要形成會(huì)議紀(jì)要、公報(bào)式的模式報(bào)道，而要突出新聞價(jià)值大并與受眾群體關(guān)系密切的實(shí)質(zhì)性信息。

（4）對(duì)有明顯工作日程的重大會(huì)議，可以采用系列報(bào)道的形式，化大為小，化長(zhǎng)為短。

（5）要善于選取與會(huì)議相關(guān)的會(huì)場(chǎng)之外的新聞，進(jìn)行多側(cè)面報(bào)道。

（6）要注意把會(huì)場(chǎng)內(nèi)外場(chǎng)面和氣氛相結(jié)合。由于場(chǎng)外畫(huà)面更能烘托氣氛，增強(qiáng)動(dòng)態(tài)，增強(qiáng)親切感和完整性，所以有些可以延伸到場(chǎng)外的會(huì)議報(bào)道，不應(yīng)局限在拍攝會(huì)議橫幅、主席臺(tái)、發(fā)言人及參加會(huì)議者等。

（7）要綜合運(yùn)用電視多種傳播符號(hào)和表現(xiàn)手法，如下。

盡量多用現(xiàn)場(chǎng)音響，來(lái)突出會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)氣氛，使報(bào)道內(nèi)容活潑生動(dòng)
多用運(yùn)動(dòng)鏡頭，形成生動(dòng)活潑的畫(huà)面節(jié)奏，激發(fā)受眾群體收視的興奮點(diǎn)
多用人物同期聲，以人際交談的方式介紹會(huì)議內(nèi)容，起到分流解說(shuō)詞的作用
采用記者在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)有特色的背景前，面向觀眾作現(xiàn)場(chǎng)報(bào)道的形式，增強(qiáng)報(bào)道的口語(yǔ)化、交流感和親切感
不僅要突出會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)有信息價(jià)值的文字，而且要注意發(fā)揮字幕在報(bào)道中的作用

會(huì)議保衛(wèi)、保密工作

1．會(huì)議保衛(wèi)工作

為了保證會(huì)議的順利進(jìn)行，盡快達(dá)成會(huì)議決議，文秘人員應(yīng)協(xié)助保安做好會(huì)議的值班、保衛(wèi)工作。

（1）會(huì)議值班工作。文秘人員要帶領(lǐng)保安堅(jiān)守值班崗位，隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件，以保證會(huì)議順利進(jìn)行。具體工作如下。

要堅(jiān)守崗位，人不離崗，內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻
控制無(wú)關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)，特別是保密性較強(qiáng)的會(huì)議更不能讓無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)出
做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作
編制會(huì)議設(shè)備維修、車隊(duì)調(diào)度和食宿等后勤服務(wù)人員的通訊錄，方便信息溝通

（2）會(huì)議保衛(wèi)工作。會(huì)議保衛(wèi)涉及到的具體工作有如下四點(diǎn)，如下。